¿Cuándo solicitar una oferta a uno o varios proveedores?

– Cuando la empresa es nueva y comienza su actividad

– Cuando necesitamos adquirir un nuevo producto

– Cuando queremos cambiar o ampliar nuestra lista de proveedores

– Cuando recibimos una oferta que parece importante a primera vista

Selección de proveedores

Pasos a seguir para evaluar:

– Preseleccionar las ofertas recibidas

– Completar la ficha de cada proveedor

– Elaborar un cuadro comparativo de las ofertas

Factores de selección:

– Factor económico, factor calidad, factor de servicio

Criterios de valoración:

– Son puntos que se distribuyen entre los 3 factores mencionados anteriormente, según su importancia. Antes de evaluar los factores, se establece un criterio de puntuación. Luego se calcula la puntuación de las ofertas preseleccionadas. La puntuación más alta indica los proveedores mejor posicionados.

Selección del proveedor

El proceso de valoración de las ofertas permite una preselección de proveedores que transmiten una imagen fiable, solidez financiera y productos de calidad. Es necesario visitar la empresa para comprobarlo. Otras razones para hacer la visita son: producto suministrado, organización de compra

Los factores del producto y del proveedor están relacionados con:

– Características técnicas y facilidad de uso, formación ofrecida por el proveedor y tiempo requerido, flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente, confianza y entendimiento entre el comprador y el vendedor.

Fichero de proveedores:

¿Qué es? Documento utilizado por todo el personal de compras

Contenido: Datos de identificación del proveedor (CIF, código, dirección, teléfono), artículos que fabrica o comercializa, condiciones comerciales (precio, descuento, forma de pago, servicios), observaciones (resultados de pruebas realizadas o informes recibidos)

Finalidad: Obtener más rápidamente los datos de los proveedores para solicitar presupuesto, información o enviar una orden de compra

Condiciones: Debe contener todos los datos necesarios y estar rigurosamente actualizado, las fichas deben estar ordenadas o clasificadas mediante un sistema de colocación fácil, debe existir una copia de seguridad en un lugar seguro.

Contenido de la ficha de producto: Nombre y código del artículo (ofertas y promociones), nombre y código del proveedor preseleccionado por orden de prioridad, observaciones sobre las características. Aparecen los posibles proveedores.

Ventaja: Evitar roturas de stock o falta de existencias debido a problemas con el proveedor y evitar interrupciones en el proceso productivo. Inconveniente: Repartir las compras entre varios proveedores, menores descuentos y un servicio inferior si la empresa no cumple con las expectativas de ventas.

Negociación de condiciones:

Es una práctica muy común, mayoristas y minoristas compran productos que solicitan sus clientes pero al costo que permita obtener un margen de beneficio razonable.

Descuentos:

Comerciales: Porcentaje que se aplica a la lista de precios del proveedor, se utiliza como descuento único, que puede ir acompañado de uno por cantidad. Generalmente, el fabricante ofrece este tipo de descuento al mayorista que realiza funciones de almacenamiento y distribución (descuento funcional). El mayorista está interesado en esto porque puede vender a precios más altos y obtener beneficios después de cubrir los costos de operación.

Financieros (pago inmediato): Se concede por realizar el pago al contado dentro de un período determinado. El proveedor utiliza descuentos para estimular el pago inmediato y el comprador adquiere el producto a un precio más bajo. A veces, los recursos del comerciante son limitados (se solicita un préstamo, siempre y cuando el descuento sea superior a los intereses del banco), el comprador obtiene beneficios y el proveedor obtiene una reputación de solvente y cumplidor de sus deudas.

Volúmenes o rappels: El proveedor concede estos descuentos para que la compra sea de mayor volumen y el comprador adquiera un mayor número de artículos durante un período de tiempo. Hay 2 tipos:

1) Acumulativo: Se calcula sobre el importe total de las compras o según el número de unidades adquiridas en un período. Se liquidan en ambos casos al final del período.

Ventaja: El comprador no adquiere más de lo que puede almacenar o vender, excepto cuando se acerca el momento de la liquidación del descuento.

2) No acumulativo: Se aplica a la cantidad que adquiere el comprador en un solo pedido.

Descuentos por cantidad: Son cantidades extras del mismo artículo o de otro diferente que se entregan de forma gratuita pero que se pueden vender por separado.

Descuentos por temporada: Se conceden cuando el comprador adquiere los productos con suficiente antelación a la temporada de ventas. Las compras anticipadas permiten que el fabricante pueda planificar mejor la producción. El comprador, además de beneficiarse del descuento, obtiene productos de mejor calidad que los fabricantes que están bajo presión para cubrir la demanda.

Descuento de promoción: Es una reducción del precio con el fin de que el comprador promocione los productos del fabricante. El fabricante concede este descuento al comerciante para que haga publicidad del producto en medios de difusión local o exhiba los artículos en un escaparate expositor. La gratificación también puede ser una cantidad de productos o una subvención promocional.