Eventos: Conceptos y Principios Fundamentales

Un evento es una reunión profesional que facilita el intercambio de ideas, conocimientos y experiencias. Se trata de un acontecimiento previamente organizado que reúne a un determinado número de personas en un tiempo y lugar preestablecidos, con el fin de compartir una serie de actividades, fines o un mismo objetivo.

Principios Fundamentales de los Eventos

Los eventos se rigen por una serie de principios fundamentales que garantizan su éxito:

  • Satisfacer las necesidades de la organización.
  • Proporcionar información sobre productos, servicios o actividades de interés general.
  • Buscar y conseguir la atención de los medios de comunicación.
  • Confirmar la asistencia de los participantes.
  • Tener un buen plan y programación.
  • Tener claro cuándo un evento es masivo.
  • Considerar si el evento tiene o no fines de lucro.
  • El productor debe tener creatividad e imaginación.
  • Determinar el objetivo del evento.
  • Tener conciencia del por qué se realiza el evento y qué se desea lograr.

Objetivos de los Eventos

Los eventos pueden tener dos tipos de objetivos:

Objetivo General (Comunicar)

Se refiere a la comunicación directa, intenta transmitir una idea, provocar reacciones, motivar o informar.

Objetivo Específico

Se centra en la venta, promoción, posicionamiento, relación con la prensa e imagen de la organización.

Componentes de la Ceremonia

Una ceremonia exitosa debe considerar los siguientes componentes:

Solemnidad

Orden, respeto y formalidad son esenciales para mantener la solemnidad del evento.

Emotividad

Crear un ambiente grato, con momentos de felicidad y tristeza, que tenga la misma significación para todos los asistentes.

Ambiente

Contemplar el lugar, los elementos y crear un ambiente especial, mágico e inesperado.

Propósito Comunicacional

Investigar para saber en qué tipo de identidad nos encontramos. La investigación permite saber qué propósito se persigue con la realización del evento y a quién está dirigido. El responsable de relaciones públicas tiene la misión de administrar la comunicación de su cliente y debe estar al tanto de lo que acontece al interior de su organización.

Finalidades del Evento

Los eventos pueden tener diversas finalidades, entre ellas:

  • Conservación o aumento de los negocios de la empresa.
  • Corregir falsedades y críticas.
  • Mejorar las relaciones sociales de la empresa con el entorno.
  • Optimizar su presencia en el medio en el que se encuentren insertos.

Planificación de Eventos

La planificación es un proceso sistemático de elaboración, ejecución y evaluación de planes y programas, destinados a lograr objetivos preestablecidos.

Requisitos para la Planificación

  • Tener una estrategia definida.
  • Evaluar constantemente el progreso.
  • Tener un esquema o una organización clara.

Preguntas Clave para la Planificación

  • ¿Qué objetivos se proponen alcanzar?
  • ¿Es viable y aconsejable el proyecto?
  • ¿Es realizable el proyecto?
  • ¿Se puede llevar a cabo con el personal que ya está o se necesita colaboración de otro departamento?
  • ¿Coincide con la política de la compañía?
  • ¿Son excesivos los gastos en relación a las posibles ganancias?
  • ¿Cuáles son las consecuencias de un posible fracaso?

Establecimiento de Objetivos y Metas

Las metas son puntos de acción y los objetivos son el sentido y dirección de un programa. Los objetivos de relaciones públicas deben estar relacionados con los objetivos básicos de la organización y establecer un orden de importancia y de tiempo que se espera para alcanzarlos. Los objetivos de un programa deben ser específicos.

Curva de Gauss

La curva de Gauss describe las diferentes etapas de un evento:

  • Introducción
  • Crecimiento
  • Pico del objetivo
  • Decremento
  • Epílogo o término de la ceremonia

Ceremonial y Protocolo

El Ceremonial y Protocolo se basan en el Derecho diplomático entendido como representación exterior de los estados. La diplomacia moderna se inició en el Congreso de Viena en 1815 a través del código de la cortesía internacional.

Ceremonial

Es un conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne.

Protocolo

Es la regla ceremonial diplomática establecida por decreto o costumbre. Es la jerarquía del ordenamiento institucional, el rango de las autoridades y precedentes.

Etiqueta

Ceremonial de los estilos. Su uso, forma y costumbres dependen de dónde se utilicen.

Nota Protocolar

Comunicación formal tipo carta que intercambian autoridades y ejecutivos de alta jerarquía y máxima formalidad. Su propósito es generar un compromiso entre invitante e invitado. (felicitaciones por efemérides, aniversarios institucionales, nombramientos, ascensos, onomásticos, condolencias)

Esquela

Menos formal, de carácter y uso personal, se intercambia entre personas que se conocen o tienen lazos de amistad. (agradecer atenciones recibidas, aceptar invitación o excusarse)

Tarjeta de Invitación

Comunicación formal impresa. Sobre de tamaño comercial lleva impreso el logo de la organización. Diseño especial de acuerdo a normas gráficas de la institución.

Precedencia y Ordenamiento

Si el Presidente de la República no asiste, será representado por el ministro de estado según el grado de precedencia. Le sigue el intendente regional, el gobernador y el alcalde. En caso de ausencia del Presidente del Senado, será representado por el vicepresidente de la cámara de diputados y si no está, será por el senador más antiguo que concurra.

El Comandante en Jefe, oficial en jefe más antiguo de cada institución representará las ramas del ejército. El lugar más importante a la derecha (sitio de honor) es el de la derecha de la persona que ocupa la más alta jerarquía en el lugar. En el orden lateral, el lugar de preferencia es la derecha si son dos personas y si son tres, el centro lo ocupa el anfitrión, el invitado principal a la derecha y el que sigue a la izquierda.