Subsistema de Compras

El subsistema de compras se encarga de la obtención de los recursos (bienes y servicios) necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa en los mejores términos; esto es, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno.

En el caso de los bienes, es el sector de almacenes quien detecta la falta de un producto o material. Si se trata de servicios, el pedido puede originarse en distintos sectores de la empresa. El departamento de compras es quien debe procurar la mejor cotización del proveedor debido a sus contactos directos y permanentes con este, asegurando que las mercaderías sean recibidas en el momento oportuno.

Optimización del Proceso de Compras

La optimización del proceso de compras aporta grandes beneficios a la empresa y es, precisamente, uno de los principales objetivos de dicho subsistema. Consiste en optimizar al máximo el procedimiento de compras.

Beneficios

  • Reducción de costos: Consiste en conseguir el mejor proveedor en cuanto a costo y calidad. El subsistema de compras deberá realizar una cotización de productos antes de efectuar la compra, comparando precios entre distintos proveedores sin descuidar la calidad.
  • Mejorar la competitividad: Al abaratar los costos en la adquisición de productos y servicios, se mejora la competitividad al ofrecer precios más accesibles. Asimismo, si la empresa logra obtener insumos de mejor calidad, podrá posicionarse mejor en el mercado.
  • Mejorar la relación costo-calidad: Abaratar costos no es el único factor de relevancia; obtener productos de mejor calidad es fundamental para satisfacer al cliente y fortalecer la posición competitiva.

Importancia del Departamento de Compras

El subsistema suministra de manera ininterrumpida los materiales, bienes y/o servicios para incluirlos en la cadena de producción. Sus funciones principales son:

  1. Asegurar el funcionamiento global de la empresa.
  2. Centralizar las solicitudes y distribuir los elementos a los diferentes departamentos.
  3. Asegurar la fuente constante de materiales destinados a la producción.
  4. Manejar el inventario de la empresa.
  5. Manejar la periodicidad de la adquisición de los materiales.
  6. Influir directamente en el aumento o la disminución de las actividades.
  7. Definir la calidad de los materiales adquiridos.

Modalidades del Subsistema de Compras

  • Compras menores: Bienes o servicios de escaso valor y necesidad circunstancial. No suelen centralizarse, permitiendo que los responsables de cada sector decidan y autoricen la adquisición mediante fondos fijos.
  • Compras de bienes de uso: Bienes que no necesitan reposición permanente (maquinarias, rodados, etc.). Requieren la autorización de niveles de decisión más altos.
  • Compras normales: Bienes de consumo repetitivo necesarios para la producción, comercialización o administración. Son susceptibles de presupuestación, se centralizan en un departamento específico y se gestionan mediante puntos de pedido y stocks (mínimos y máximos).
  • Importación: Compras realizadas a proveedores del extranjero. Requieren autorizaciones oficiales, seguros de cambio, transporte y derechos de importación.

Descripción del Proceso de Compras

  • Detección de la necesidad de compra: Cuando el responsable de almacenes determina que se ha llegado al punto de pedido, confecciona una solicitud de compra. Generalmente se emite por duplicado: el original se envía a compras y el duplicado queda en almacenes.
  • Selección de proveedores y pedido de cotización: Compras verifica las firmas autorizadas y consulta el registro de proveedores. El pedido de cotización es la solicitud por escrito de precios y condiciones, evitando la discrecionalidad en la elección.
  • Adjudicación: Selección de la mejor oferta considerando precio, calidad, financiación y plazo de entrega.
  • Colocación de la orden de compra: Formalización de la demanda mediante la orden de compra. Se emite por cuadruplicado para el proveedor, compras, recepción y cuentas a pagar.
  • Recepción: Ingreso de la mercadería acompañado por el remito del proveedor. Se controla cantidad y calidad, emitiendo un informe de recepción para contabilidad.
  • Contabilización: Registro contable realizado en el momento del ingreso de la mercadería, utilizando los datos del informe de recepción valorizados según la orden de compra.