¿Qué es el Diagnóstico Organizacional?

El desarrollo organizacional (DO) es la esencia de un programa de acción basado en información válida acerca del statu quo de los problemas y las oportunidades actuales, y de los efectos de las acciones en lo concerniente al logro de objetivos.

Un programa de DO se deriva de dos necesidades fundamentales: la primera es conocer el estado actual de las cosas o «lo que es», y la segunda es conocer los efectos o las consecuencias de las acciones.

Beckhard subraya la importancia de las actividades del diagnóstico de la siguiente manera:

El desarrollo de una estrategia para el mejoramiento sistemático de una organización requiere un examen del estado actual de las cosas. Dicho examen, por lo común, estudia los subsistemas que constituyen la organización total. Estos subsistemas pueden ser «equipos» de investigación o bien pueden ser niveles como la alta gerencia, la gerencia a nivel medio o la fuerza laboral.

Componentes Clave del Diagnóstico

  • La segunda área del diagnóstico se compone de los procesos organizacionales que están ocurriendo. Estos procesos incluyen la toma de decisiones, los patrones y estilos de comunicación, las relaciones entre los grupos de interfaz, el manejo del conflicto, el establecimiento de metas y los métodos de planificación.
  • Con frecuencia, la estrategia de mejoramiento (la estrategia de intervención total del DO) requiere concentrarse en diferentes objetivos de la organización en una secuencia planificada.
  • Por consiguiente, el diagnóstico continuo es un ingrediente necesario para cualquier esfuerzo de cambio planificado. Por ejemplo, ciertas actividades tan diversas como el enriquecimiento personal, la administración del propio tiempo y la pérdida de peso, se inician con una revisión de «lo que es» a «lo que debería ser», el statu quo, y después requieren de una vigilancia continua del statu quo cambiante a lo largo del tiempo. De una comparación de «lo que es» con «lo que debería ser» proviene el descubrimiento de la brecha entre las condiciones reales y deseadas.
  • El desarrollo organizacional, con su énfasis en cambiar a la organización de «lo que es» a «lo que debería ser», requiere de una continua generación de datos del sistema.
  • En un programa de DO, los resultados de las actividades del diagnóstico no son únicamente importantes, sino que la forma en la cual se recopila la información y lo que se hace con ella, también son aspectos significativos del proceso.
  • En general, se considera que la información es propiedad de las personas que la generaron; los datos sirven como base para la planificación de la acción. Esto es básicamente un modelo de investigación-acción.
  • El sistema formal representa la forma oficial en que se supone que suceden las cosas; el sistema informal representa la forma en la cual suceden realmente las cosas.

Fases y Etapas del Diagnóstico Organizacional

Definición y Propósito

  • Se puede definir el diagnóstico como un proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.
  • En el diagnóstico se examinan y mejoran los sistemas y prácticas de la comunicación interna y externa de una organización en todos sus niveles, así como las producciones comunicacionales de una organización, tales como historietas, metáforas, símbolos, artefactos y los comentarios que la gente de la organización hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto, se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o niveles específicos entre los que se van a aplicar.
  • El diagnóstico no es un fin en sí mismo, sino que es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organización.

Condiciones para un Diagnóstico Organizacional Exitoso

  • Para poder llevar a cabo con éxito un diagnóstico organizacional, se deben cumplir algunos requisitos básicos:
  1. Antes de iniciar el proceso de diagnóstico, es indispensable contar con la intención de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (término usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo directamente interesado en que se lleve a cabo una transformación en el sistema y con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que esté dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnóstico.
  2. El «cliente» debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtención de información y no entorpecer el proceso de diagnóstico.
  3. El consultor manejará la información que se obtenga del proceso de forma absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la información.
  4. También debe proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del diagnóstico a las fuentes de las que se obtuvo la información.
  5. El éxito o fracaso del diagnóstico depende en gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor.

Elementos Clave del Diagnóstico Organizacional

Etapas Principales del Diagnóstico

  • Podemos dividir el diagnóstico organizacional en tres etapas principales:
  • Generación de información, la cual abarca a su vez tres aspectos:
    1. La forma en que se recolecta la información, las herramientas y los procesos utilizados.
    2. La metodología utilizada para recopilar la información, la cual sigue dos corrientes: los métodos usados para obtener información desde el cliente (entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor (observación).
    3. La frecuencia con que se recolecta la información, la cual depende de la estabilidad del sistema.
  • Organización de la información, donde es necesario considerar tres aspectos clave:
    • El diseño de procedimientos para el procesamiento de la información.
    • El almacenamiento apropiado de los datos.
    • El ordenamiento de la información, de modo que sea fácil de consultar.
  • Análisis e interpretación de la información, que consiste en separar los elementos básicos de la información y examinarlos con el propósito de responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigación.