Concepto de Organización

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse de este medio que permite a una empresa alcanzar sus determinados objetivos.

Importancia de la Organización

  • Es de carácter continuo (expresión, contracción, nuevos productos).
  • Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.
  • Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzo.
  • Evita lentitud e ineficiencia.
  • Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar las funciones y responsabilidades.
  • La estructura debe reflejar los objetivos y los planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

Administración

La administración es la acción de administrar, es asimismo la aplicación de una cosa a un fin.

Administrar: guiar a los diferentes elementos de una organización hacia su fin. Nos referimos tanto a los recursos materiales como humanos.

Empresa

Es una organización de índole económica, siendo su contenido esencial maximizar las ganancias.

Ciclo operativo de la empresa

Se considera ciclo operativo de la empresa, a la secuencia de operaciones que se deben realizar para que la misma logre sus metas. Este ciclo varía de acuerdo al tipo de empresa que sea, dependiendo si la misma es industrial, comercial, rural, pública, de servicio, etc. Por ejemplo, el ciclo operativo de una empresa industrial es el siguiente: comprar materias primas, pagar las compras efectuadas, transformar la materia prima en bienes o servicios, vender los bienes o servicios, cobrar las ventas efectuadas.

Tipos de empresas

Según sus fines: comerciales, industriales, sociales.

Según su titular: pública, privada, mixtas.

Según su tamaño: PYMES

c/empleados facturación capital invertido

micro 1 a 4 USD 60,000 USD 20,000

pequeña 5 a 19 USD 180,000 USD 50,000

mediana 20 a 99 USD 500,000 USD 350,000

Sociedad Anónima

Se caracteriza porque el capital está dividido en acciones. La responsabilidad de los socios queda limitada al monto de las acciones que tenga.

Elementos de una empresa

Clientes: son quienes intercambian su dinero por los bienes o servicios que una empresa vende.

Competencia: son aquellas empresas que se disputan los mismos clientes en un mercado.

Proveedores: son los que suministran materias primas, servicios, etc.

Estado: determina políticas tributarias, salariales, laborales, reglamentarias, etc.

Medio ambiente: existen determinados grupos de interés que están atentos al cuidado que realizan las empresas del medio ambiente.

Medio de comunicaciones: se refiere a la promoción que la empresa realiza a través de ellos y también a la información que los medios brindan sobre la empresa.

Sindicato: son las asociaciones de trabajadores que negocian con las empresas las relaciones laborales.

Instituciones financieras: son los bancos, aseguradoras, etc.

Clasificación de la administración

Pública-privada; empírica-científica

1) Ambas tienen la misma base científica pero difieren en los objetivos que persiguen. Mientras que la privada busca la obtención de ganancias, la pública busca brindar servicios a toda la comunidad. En nuestro país, la administración pública es mucho más legal y reglamentaria.

2) La administración empírica es aquella basada en la experiencia y en las cualidades personales del administrador. La científica es la que considera la administración como una ciencia basada en teorías y principios, y en la investigación y estudio.

Tipos de administradores

Según su nivel:

– Primario: son los que supervisan a las personas que constituyen el nivel operativo, por ejemplo, capataz.

– Medio: supervisa a los obreros y al capataz.

– Alto: un administrador que solo supervisa a otros administradores, no a los del nivel operativo, por ejemplo, un gerente.

Según su clase:

– Funcionales: se encargan de una función específica dentro de una empresa, por ejemplo, jefe de sector.

– Generales: se encargan de todas las funciones.

Eficiencia: hacer las cosas correctamente (es hacer las cosas bien).

Eficacia: hacer las cosas correctas (saber las cosas que hay que hacer, es la más importante).

Empresa administrativa

1) Destreza humana: es la capacidad que debe tener todo administrador para influir en el comportamiento de sus subordinados. Esta destreza es esencial en cualquier tipo de administrador y del nivel que sea.

2) Destreza técnica: es la capacidad que debe tener un administrador de conocer cómo se realizan las operaciones, por ejemplo, funcionamiento de una máquina, de un programa contable. Esta destreza la debe tener muy desarrollada los administradores a nivel primario.

3) Destreza conceptual: es la capacidad que debe tener todo administrador de tomar siempre decisiones dirigidas al objetivo general de la empresa. Es imprescindible en los administradores de alto nivel.

Estructura funcional de la empresa

Enfoque tradicional: Gerencia

Produción Comercialización- sustantivas (imprescindibles para la empresa)

Finanzas Contabilidad Logística Personal – de apoyo

Estructura funcional de la empresa: existen 2 enfoques sobre la estructura funcional de la empresa; el tradicional y el enfoque moderno o de sistema.

Producción: el producto de una empresa depende del giro de esta. Si se trata de una empresa industrial habrá un proceso de transformación de materias primas en productos terminados. Si la empresa tiene por objetivo prestar un determinado servicio, el producto va a estar representado por el servicio prestado.

Comercialización: tiene por finalidad vender el producto o servicio al consumidor. Se encarga de tareas como fijar precios, promocionar los productos, estudiar el mercado, etc.

Finanzas: tienen doble cometido de obtener para la empresa los fondos necesarios que permitan el desarrollo de sus operaciones y asegurar el uso de los mismos en forma eficiente.

Contabilidad: su cometido es determinar y evaluar los resultados financieros alcanzados. La información contable es imprescindible para la toma de decisiones.

Logística: se encarga de la gestión del flujo de materiales, productos y personas asociados a una empresa.

Personal: esta función tiene por objetivo el desarrollo de las políticas referidas a los recursos humanos como la capacitación, selección, remuneraciones, etc.

Enfoque moderno o de sistema

El enfoque moderno considera a la empresa como un sistema con objetivos determinados, que para alcanzarlos se necesitan una serie de recursos que son sometidos a un proceso de transformación para obtener bienes y servicios. Existen sistemas abiertos y cerrados. Los abiertos son aquellos que tienen influencia del entorno y los cerrados son los que no la tienen. Las empresas son sistemas abiertos.

Este sistema tiene 5 elementos que son: insumos, unidad de procesamiento, producto, control y retroalimentación.

Insumos: son los recursos que la empresa necesita para llevar a cabo sus actividades, por ejemplo, las materias primas, recursos humanos, financieros, etc.

Unidad de procesamiento: recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener el producto.

Producto: representa el resultado final del tratamiento y conversión que los insumos reciben en la unidad de procesamiento, pueden ser bienes o servicios.

Control: es el elemento que permite comparar lo realizado con lo que se había planeado.

Retroalimentación: en caso de encontrar diferencias entre el resultado y lo planificado, la retroalimentación puede constituirse en un elemento de información imprescindible para corregir errores y asegurar el desarrollo del sistema.

Comunicación

La comunicación es el acto o proceso de transmisión de información, ideas, emociones, habilidades, mediante el empleo de signos y palabras.

Tipos:

– Interna: se dirige a las personas dentro de la misma organización.

– Externa: se dirige al público externo a la misma.

Comunicación descendente: son aquellas que parten del nivel jerárquico superior hacia los niveles inferiores de la organización. Las órdenes son un ejemplo de este tipo de comunicación.

Comunicación ascendente: es cuando el emisor pertenece a un nivel jerárquico inferior al receptor. Permite mantener un contacto directo con el personal, conocer sus dudas, quejas, conferencias, etc.

Comunicación horizontal: es aquella que tiene lugar cuando el emisor y el receptor se hallan en el mismo nivel de jerarquía.

Comunicación oral: es cuando el medio de transmisión es la voz, puede ser individual o colectiva.

Comunicación escrita: su medio de transmisión es la escritura, puede ser individual (como cartas o notas personales) o colectiva como los circulares.

Visuales: son las que se transmiten mediante la imagen, dibujos, gráficos, diapositivas.

Audiovisuales: el medio para transmitir es la combinación de la imagen y la voz.

Comunicación social: tiene por objetivo abarcar todos los aspectos de una sociedad, por ejemplo, la educación, propagandas, relaciones humanas, información de la prensa, etc.

Comunicación comercial: es la que se da específicamente en las empresas, como la publicidad, las promociones, relaciones públicas.

Comunicaciones formales: son aquellas que se dan por canales previamente establecidos en una estructura de una empresa.

Comunicaciones informales: son las que se dan por canales previamente no establecidos en una estructura de una empresa.

Barreras de la comunicación

A lo largo del proceso de comunicación se van a producir una serie de pérdidas sobre el contenido del mensaje original. En condiciones óptimas de emisor y receptor que no presenten niveles elevados de ansiedad, que tengan un razonable conocimiento del lenguaje y se encuentren en un contexto agradable, las pérdidas son alrededor del 80% del mensaje original que se reporte a lo largo de todo el proceso.

Las barreras pueden ser derivadas al entorno, debidas al emisor o debidas al receptor.

Barreras debidas al entorno: estas barreras se relacionan con las causas físicas que influyen negativamente en la comunicación, y se clasifican en: medio ambiente (ruido de maquinaria, tránsito, etc.), características físicas del espacio a ocupar (relacionado con el tipo de actividad a desarrollar, si el espacio tiene dimensiones desproporcionadas, si es confortable o no, si hay frío o calor, etc.), causas debidas a la organización de la actividad (por ejemplo, interrupciones continuas, teléfonos, entrada y salida de personas, etc.).

Barreras debidas al emisor: estas barreras se relacionan con el sujeto que cumple el rol de emisor y se agrupan en: relacionadas con el código a utilizar (la falta de un código común con el receptor por desconocimiento o por mal uso, un lenguaje ambiguo ya sea por ausencia de un hilo conductor, la redundancia es necesaria para que un mensaje sea mejor comprendido, pero utilizada en exceso se convierte en un error), relacionadas con la habilidad de la persona (falta de habilidades comunicacionales, por ejemplo, suponer que el receptor ya conoce los contenidos a tratar).

Barreras debidas al receptor: estas barreras tienen que ver con el sujeto que cumple el rol de receptor, por ejemplo, no prestar atención, prejuzgar el mensaje, evaluar anticipadamente, interpretar incorrectamente. También existen barreras resultantes de las defensas psicológicas que puede realizar el receptor, por ejemplo, sentirse atacado, presionado o amenazado por la situación de comunicación.

Elementos que definen una ciencia

Desde un punto de vista estructural, reconocemos cuatro elementos presentes en toda la investigación: sujeto, objetivo, medio y fin. Se entiende por sujeto el que desarrolla la actividad, el investigador. Por objeto, lo que se indaga, esto es la materia y el tema. Por medio, lo que se requiere para llevar a cabo la actividad, es decir, el conjunto de métodos y técnicas adecuadas. Por fin, lo que se persigue, los propósitos de la actividad de búsqueda, que radica en la solución de una problemática detectada.

Relación de la administración con otras ciencias

Administración como ciencia: ciencia es el conjunto de conocimientos ordenados y sistematizados, de validez universal, fundamentados en una teoría referente a verdades generales. Su objeto es el conocimiento del mundo en busca de la verdad. La administración es una ciencia fáctica, que tiene un objeto real (las organizaciones). La administración podría ser concebida como una ciencia que estudia a las empresas y las organizaciones con fines descriptivos, para comprender su funcionamiento, evaluación, crecimiento y conducta.

Administración relacionada con otras ciencias:

– Sociología: el administrador deberá conocer cómo se relacionan entre sí los individuos, ya sea por virtud en algunos factores personales o por influencia de otros distintos, dentro del ambiente de los centros de trabajo.

– Psicología: ayuda a la administración proporcionándole el conocimiento de los factores de la personalidad del hombre, es decir, la conducta humana.

– Económica: básicamente, la administración se encarga de maximizar los resultados de una empresa, obtener el máximo de resultados con el mínimo de esfuerzos.