Cierre del Proceso de Selección y Gestión Documental

Una vez se haya tomado la decisión de quién es el candidato más adecuado y antes de formalizar el contrato, se debe realizar una serie de trámites. ¿Cuáles son? ¿Por qué?

Los pasos a seguir incluyen:

  • Pedir referencias del candidato y comprobar la documentación.
  • Enseñar la oferta del puesto y, si está de acuerdo, proceder a la contratación.
  • Solicitar un reconocimiento médico y observar su expediente.

Etapas Finales del Proceso de Selección de Personal

A continuación, se presenta un esquema de las etapas finales del proceso de selección:

  1. Solicitud de referencias y comprobación de la documentación.
  2. Ofrecimiento del puesto y contratación.
  3. Reconocimiento médico.
  4. Incorporación:
    • Acogida:
      • Plan de acogida.
      • Manual de acogida.
    • Formación Inicial.

Conceptos Clave en la Contratación

¿Qué son las referencias?

Son informes del candidato que provienen de empresas en las que se ha trabajado anteriormente.

Elementos para la Toma de Decisión Final

Tanto si el proceso de selección ha sido externo como interno, siempre se realiza una última entrevista para valorar a la terna final de personas que optan al puesto de trabajo.

El Precontrato

En ocasiones, de forma previa a la contratación, se realiza la oferta del puesto a través del precontrato, en el cual se indican las condiciones de la incorporación.

El Período de Prueba

El período de prueba es un pacto voluntario entre empresario y trabajador al inicio del contrato para que ambas partes puedan, en un primer contacto, aseverar la idoneidad del puesto de trabajo.

Su duración máxima es:

  • 6 meses máximo para quienes tienen una titulación técnica.
  • 2 meses máximo para el resto del personal.
  • 3 meses máximo en las empresas de menos de 25 trabajadores.

Gestión de la Documentación del Trabajador

Información en el Plan de Acogida

En el plan de acogida se facilita la bienvenida de la dirección, la historia de la empresa, misión, visión, jornada y periodo, la legislación aplicable, el plan de autoprotección y las políticas de recursos humanos.

El Expediente Personal del Trabajador

Es el conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial laboral de cada trabajador, como por ejemplo la formación, funciones, tipos de contratos, etc.

Plazo de Conservación de Contratos

Según la legislación laboral, las copias del contrato de trabajo que figuran en el expediente del trabajador deben guardarse como mínimo 4 años desde el fin de la relación laboral.

Etapas en la Vida de los Documentos en la Empresa

Existen 3 etapas en la vida de los documentos:

  1. Archivo de Departamento: Documentación actual que se utiliza frecuentemente.
  2. Archivo Intermedio: Documentación de personal que ha extinguido la relación laboral.
  3. Archivo Histórico: Se transfieren los archivos que se consultan raramente y que constituyen la historia de la empresa.
Deber de Confidencialidad

El personal que recoja y trate datos personales deberá guardar la confidencialidad de los que gestiona. Se trata del compromiso de guardar para sí cierta información a la que tendrá acceso en su trabajo.

Protección de Datos Personales
Medidas Técnicas Principales:
  • Se garantiza la existencia de contraseñas para el acceso a datos personales.
  • Se recomienda disponer de varios perfiles en el ordenador para cuando se utilice para el tratamiento de datos.
  • Se efectuará una copia de seguridad.
  • Se dispondrá de un sistema antivirus.
Medidas Organizativas Principales:
  • Debe impedirse el acceso a datos personales a personas no autorizadas.
  • No se comunicarán datos personales a terceras personas.
  • Los documentos en papel se almacenarán en un lugar seguro.
  • No se desecharán documentos sin garantizar su destrucción.
  • El deber secreto y la confidencialidad persiste incluso después de extinguir la relación laboral.

Fundamentos de la Motivación Laboral

Definición de Motivación Laboral

Es el móvil, la necesidad o el deseo que dinamiza e impulsa a la plantilla a desempeñar su trabajo de manera excelente.

Teorías Clásicas de la Motivación

Teoría de Maslow (Jerarquía de Necesidades)

Estableció una jerarquía de necesidades que las personas deben alcanzar para su satisfacción:

  1. Necesidades fisiológicas.
  2. Necesidades de protección y seguridad.
  3. Necesidades afectivas.
  4. Necesidades de valoración.
  5. Necesidades de autorrealización.

Teoría de Alderfer (ERC)

Revisa la teoría de las necesidades de Maslow llegando a las siguientes conclusiones (ERC: Existencia, Relación y Crecimiento):

  • Cubrir necesidades básicas dependiendo de las motivaciones personales.
  • Si no se logra satisfacer una necesidad de orden superior, aparece una necesidad de orden inferior (principio de frustración-regresión).
  • Pueden operar al mismo tiempo varias necesidades.
  • Pueden variar el orden de las necesidades.

Teoría de McGregor (Estilos de Dirección)

Según la teoría de McGregor, el estilo de dirección autoritario se define así: La dirección dicta las normas a seguir, señalando a cada cual lo que debe hacer, cómo hacerlo y en cuánto tiempo.

Lo justifica bajo la premisa de que la única motivación del personal es el dinero, el ser humano no desea trabajar y, cuando puede, lo evita. Para lograr sus objetivos, las empresas deben someter al personal a un control estricto.

Teoría Bifactorial de Herzberg

Desarrolló una teoría bifactorial, partiendo de la idea de que los trabajadores mantienen un equilibrio entre la satisfacción y la insatisfacción frente al trabajo. Referente a la motivación laboral existen 2 grupos de factores: los higiénicos y los motivacionales.

Factores Motivacionales según Herzberg

Ayudan a trabajar más y mejor, ya que están relacionados con el contenido de la tarea y la responsabilidad que se asume, favoreciendo la satisfacción y la motivación. Algunos ejemplos pueden ser:

  • Poder aplicar los conocimientos que se poseen.
  • Ser valorado por responsables y compañeros.
  • El reconocimiento del trabajo bien hecho.

Teoría de la Equidad de Stacy Adams

Esta teoría sostiene que las personas realizan comparaciones entre las contribuciones que realizan, las retribuciones que obtienen de la empresa y las de sus compañeros.

Diagnóstico y Mejora de la Motivación

Medios para Diagnosticar y Evaluar la Motivación

Se pueden utilizar los siguientes medios:

  1. Entrevistas: Se realizan a personas concretas o a representantes sindicales para detectar los factores que generan insatisfacción.
  2. Encuestas y entrevistas de salida: Se hacen cuando una persona se va voluntariamente de la empresa.
  3. Análisis de las condiciones de trabajo: Se estudia la motivación analizando directamente las condiciones del entorno laboral.
Instrumentos o Técnicas para Mejorar la Motivación

Dos instrumentos clave son:

  • Políticas de conciliación: Están formadas por medidas para conciliar la vida personal, laboral y familiar (por ejemplo, horario flexible, permisos…).
  • Reconocimiento del trabajo: Se fundamenta en reconocer y elogiar al personal por el trabajo bien hecho o cuando ha mejorado su rendimiento.
  • Formación y desarrollo profesionales: Se fundamenta en la formación para mejorar el desempeño en el puesto de trabajo actual y tener perspectiva para desarrollar una carrera profesional.