1. Proceso de selección de las ofertas recibidas

  • Preseleccionar las ofertas: Eliminando las que no se ajusten a las condiciones principales.
  • Confeccionar una ficha para cada proveedor: Incluyendo datos de la empresa, productos y condiciones.
  • Elaborar un cuadro comparativo: Con las condiciones que ofrecen los proveedores.

1.1. Factores de selección

  • Factores económicos: Precio, descuentos, gastos de embalaje y de transporte, plazo de pago, etc.
  • Factores de calidad: Análisis de muestras, características técnicas, pruebas de funcionamiento, etc.
  • Factores de servicio: Plazo de entrega, servicio posventa, atención al cliente, asistencia técnica, período de garantía, etc.

2. Selección del proveedor

Para establecer relaciones comerciales a largo plazo, debemos comprobar que:

  • La empresa del proveedor tiene capacidad para atender nuestros pedidos.
  • Las instalaciones, el nivel técnico y los controles de calidad suministrarán los materiales que mejor se adaptan a nuestras necesidades.
  • La organización y situación financiera del proveedor predicen continuidad de la empresa o nos advierten de posibles interrupciones en el suministro.

Tipos de descuentos

  • Comerciales: Minora el coste de compra de forma general (porcentaje).
  • Por pronto pago: Pago antes del final del plazo acordado por parte del comprador.
  • Por volumen de compra (Rappels): Cuando se alcanza un volumen elevado.
  • Temporada: Para bajar los precios de productos que no están en su temporada de mayor demanda.
  • Promoción: Por introducción de producto, zona geográfica o el apoyo de un cliente.

Gastos de compra (portes, seguros, carga y descarga)

  • Envases y embalajes: Incrementan el coste de la compra. Son esenciales para la cadena de suministro y la protección de los productos.
  • Gastos de transporte: Coste de trasladar la mercancía desde el almacén del vendedor.
  • Plazo de pago: Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda contraída con el proveedor.
  • Servicios al consumidor: Instalación y montaje de ciertos aparatos y máquinas.

3. Negociación de la compra

La negociación: Se realiza cuando existen diferencias entre la posición del comprador y la del vendedor. Su objetivo: Es maximizar el beneficio propio sin abusar de la parte contraria, garantizar buenas relaciones y convencer al otro de que se ha logrado un buen acuerdo.

4. Fases del proceso de negociación

Preparación

  • Recopilar información.
  • Definir los objetivos.
  • Conocer los acuerdos que se pueden firmar sin autorización de órganos superiores.
  • Buscar información sobre la empresa y el negociador.
  • Recopilar datos de productos competidores.
  • Trabajo de investigación.
  • Preparación de argumentos, estrategias y tácticas para persuadir.

Desarrollo

  • Intercambio de información.
  • Definición de posiciones.
  • Acercamiento de posturas.
  • Detección de diferencias.

Cierre

  • Acuerdo.
  • Sin acuerdo.
  • Comprobación de que no quedan asuntos sin tratar.

5. Modalidades de pago

  • Bajo la condición COD (Cash on Delivery): Paga y recibe la mercancía en el momento.
  • A partir de FDM (Fin de Mes): El pago se realiza al finalizar el mes.
  • Con plazo posfechado: Cuando tiene una fecha de vencimiento específica.
  • Con plazo a partir de RDP (Recepción de Pedido): Le llega la mercancía y ciertos días después realiza el pago.
  • Ordinario: Le llega el paquete y lo paga en ese mismo día.
  • Con plazo extra: Se otorgan días adicionales para el pago.

6. Modelos de relación: Tradicional y Comakership

Tradicional

  • Estrategia: Yo gano – Tú pierdes.
  • Consideración de la otra parte: Adversario.
  • Duración: No duradera.
  • Objetivo: Precio más bajo.
  • Intercambio de información: Inexistente.
  • Grado de confianza: Desconfianza mutua.

Comakership

  • Estrategia: Yo gano – Tú ganas.
  • Consideración de la otra parte: Socio.
  • Duración: Largo plazo.
  • Objetivo: Incrementar la rentabilidad con mayor calidad.
  • Intercambio de información: Amplio.
  • Grado de confianza: Confianza mutua y mucha cooperación.

7. Pilares básicos

  • Precio sano, Just in Time (Justo a tiempo) y calidad total.

8. Perfiles del negociador: Receptivo, Combativo y Metódico

  • Metódico: Persona muy organizada que aplica minuciosamente sus técnicas de compra; prepara con detalle el plan a seguir, lo sigue al pie de la letra y, durante la entrevista, anota las propuestas del contrario para valorarlas antes de cerrar la operación.
  • Receptivo: Persona abierta al diálogo; presta atención a las propuestas de su interlocutor y no duda en comentarlas. Expresa sus opiniones personales con amabilidad, trata de crear un clima de simpatía y establecer una relación basada en el respeto mutuo. Posee buenas cualidades para la negociación.
  • Combativo: Profesional experimentado, luchador, ambicioso y realista para alcanzar sus objetivos. Analiza tanto la dimensión técnica como la humana de la negociación. Está decidido a ganar, desarrolla argumentos sólidos, manifiesta firmeza en los puntos importantes y flexibilidad en los menos relevantes.

9. Cualidades de un buen negociador

  • Le gusta negociar: Contempla la negociación como un desafío y se siente cómodo, incluso en situaciones complicadas.
  • Entusiasta: Aborda la negociación con ganas e ilusión, aplicando energía para alcanzar un buen acuerdo.
  • Gran comunicador: Presenta con claridad su oferta, capta el interés y se expresa con convicción.
  • Persuasivo: Sabe convencer utilizando los argumentos más apropiados para cada interlocutor.
  • Muy observador: Capta el estado de ánimo, las necesidades reales y el estilo de la otra parte; interpreta el lenguaje no verbal.
  • Sociable: Facilidad para entablar relaciones, romper el hielo y crear una atmósfera de confianza.
  • Respetuoso: Muestra delicadeza, comprende la posición del interlocutor y busca un acuerdo justo para todos.
  • Honesto: Negocia de buena fe, no busca engañar y cumple lo acordado.
  • Firme y sólido: Tiene las ideas claras sobre sus límites. Es suave en las formas pero firme en sus ideas.
  • Autoconfianza: Se siente seguro, no se deja impresionar ni intimidar por estilos agresivos y mantiene la calma.
  • Ágil: Capta rápidamente puntos de acuerdo y discordia, reacciona con rapidez y toma decisiones sobre la marcha.
  • Resolutivo: Busca resultados rápidos sin precipitarse, superando obstáculos sin desistir.
  • Acepta el riesgo: Toma decisiones complicadas con prudencia y consulta los niveles superiores cuando es necesario.
  • Paciente: Respeta los ritmos de la operación sin precipitarse por miedo a perder el acuerdo.
  • Creativo: Encuentra formas de superar obstáculos e inventa soluciones para nuevas áreas de colaboración.

10. Evaluación de conceptos (Verdadero y Falso)

  • La preselección de ofertas consiste en hacer un estudio comparativo entre las ofertas recibidas. FALSO.
  • Cuando la empresa reparte los pedidos entre varios proveedores, una de las principales ventajas es que los descuentos y servicios prestados por el proveedor son menores. FALSO.
  • Para evitar problemas de suministro, por suspensión de pago o quiebra del proveedor, debemos solicitar información en la entidad bancaria donde tenga cuenta. VERDADERO.
  • Cuando la empresa reparte los pedidos de un producto entre varios proveedores, la principal ventaja es que puede garantizar mejor el stock y evitar el desabastecimiento. VERDADERO.
  • El baremo o criterio de valoración de una oferta se establece en función del peso específico de cada una de las variables consideradas. VERDADERO.
  • El análisis y la valoración de ofertas se hace con el fin de seleccionar al proveedor o proveedores que más se ajustan a las necesidades y condiciones de nuestra empresa. VERDADERO.
  • La oferta más ventajosa, después de realizada la preselección, siempre nos indica cuál es el mejor proveedor. FALSO.
  • Cuando analizamos una oferta recibida, la imagen del producto en el mercado se incluye en los factores de calidad. FALSO.
  • Cuando queremos clasificar el fichero de proveedores por el sistema numérico, asignamos a cada proveedor un código formado por siglas y números. FALSO.
  • Cuando nos aplican un rappel acumulativo, la liquidación del mismo es al final del plazo establecido. VERDADERO.

11. Cuestionario de autoevaluación

  • Cuando el comprador negocia bajo la estrategia «yo gano-tú ganas», el objetivo que persigue es: Obtener relaciones comerciales duraderas.
  • Para indicarle al transportista que no descargue la mercancía antes de cobrar, pondremos en la factura las siglas: COD.
  • Cuando una empresa aplica a sus clientes descuentos, estos pueden ser: Comercial, que se incluye en la factura.
  • Un fabricante aplica un descuento adicional a los mayoristas que, una vez fabricado, llevan el producto a su almacén y desde allí realizan la distribución. ¿Cómo se denomina este descuento? Descuento funcional.
  • Cuando una empresa recibe una o varias ofertas de un producto de compra habitual, las ofertas recibidas se contrastan: Con la oferta del último suministro.
  • En las relaciones proveedor-cliente Comakership: Se considera a la otra parte como un socio.
  • En las relaciones proveedor-cliente tradicionales: Existe desconfianza mutua.
  • La estrategia de negociación donde cada uno busca el máximo beneficio sin preocuparse del otro es: Estrategia yo gano – tú pierdes.
  • El tipo de negociador al que solo le importa alcanzar su objetivo, generando tensión, es: El negociador enfocado en los resultados.
  • Los compradores experimentados, durante la negociación, solicitan del vendedor: Ventajas (descuentos, plazos de pago, gastos de transporte, etc.).
  • Cuando la empresa reparte los pedidos entre varios proveedores, las ventajas son: Garantizar el stock y evitar el desabastecimiento.
  • Un punto débil de un comprador combativo es: Se vuelve presuntuoso cuando sus éxitos le llevan a una ambición excesiva.
  • El comprador receptivo es: Una persona abierta al diálogo.
  • En el desarrollo de la negociación: Ambas partes intercambian información, definen posiciones, detectan discrepancias y acercan posturas mediante concesiones.
  • El tipo de relación donde comprador y vendedor defienden objetivos comunes es: Comakership.