Conceptos Fundamentales

¿Qué es una Empresa y qué es una Organización?

Una empresa es una estructura organizacional con un objetivo en común que busca lograr metas específicas que justifican su existencia, siendo usualmente creadas con fines de lucro.

Una organización corresponde al conjunto de personas agrupadas con un fin en común. Usualmente, las organizaciones son de tipo altruista, sin fines de lucro.

¿Qué es la Administración?

Es la ciencia que describe las actividades necesarias para desarrollar y construir eficientemente las acciones y los procesos que ejecutarán un proyecto.

¿Qué es un Proyecto?

Es un conjunto de ideas concebidas para suplir una necesidad, permitiendo alcanzar una meta y sus objetivos específicos.

¿Qué es la Administración de Proyectos?

Es la identificación y definición de tareas que permiten determinar el inicio, nacimiento, crecimiento y muerte (o decaimiento) del proyecto. Todas estas tareas están organizadas por dependencias y tiempos.

Ciclo de Vida y Fases del Proyecto

¿Qué es un Ciclo de Vida?

Es el conjunto de etapas que describen los niveles principales dentro de un proyecto. Estos son:

  • Inicio o Elaboración: Etapa en la cual se identifica la necesidad, se justifica el proyecto y se propone la solución.
  • Nacimiento: Describe las tareas necesarias a ejecutar para poner en marcha el proyecto.
  • Desarrollo: Conjunto de tareas intermedias que permiten el crecimiento y logro del proyecto, las cuales posibilitan mantenerlo o determinar su finalización.
  • Muerte o Cierre: Etapa en la cual se determina la necesidad de definir un nuevo proyecto que reemplace al actual o se concluye el existente.

Fases del Proyecto y las ‘4 P’

Las fases de un proyecto consideran las etapas indicadas para el ciclo de vida, junto con la determinación de las ‘4 P’ en la elaboración (Persona, Proceso, Producto y Proyecto), ordenadas según el ciclo de vida que el proyecto elija para su desarrollo.

¿Qué es el Ciclo de Vida de un Proyecto? (Detalle)

Es el conjunto de tareas que describen las acciones y las formas de ejecución de estas en la elaboración de un proyecto. La variación de las actividades a desarrollar depende del ciclo de vida seleccionado, encontrando, por ejemplo, modelos con un mínimo de 3 etapas y un máximo de 9.

Herramientas y Técnicas de Gestión

¿Qué es una Carta Gantt?

Es la representación gráfica que permite planificar las actividades de un proyecto, proyectando los tiempos y las tareas a ejecutar para su desarrollo.

¿Qué es PERT (Program Evaluation and Review Technique)?

Es una herramienta de administración que permite estimar y proyectar costos, determinando dependencias entre actividades e identificando holguras y rutas críticas. Visualmente, un PERT se representa mediante el uso de nodos y aristas que los comunican.

Holgura y Actividades Críticas

La diferencia entre el tiempo de inicio más temprano y el tiempo de término más tardío de una actividad (o flexibilidad en su duración) determina lo que se conoce como holgura. Esta representa el tiempo posible de desfase o retraso que puede tener una actividad sin afectar la duración total del proyecto.

Cuando la holgura es 0, se considera que la actividad es una actividad crítica para el proyecto.

Conceptos Clave Adicionales

Proceso

Son las acciones que describen el proyecto a ejecutar. Usualmente, consideran las etapas del ciclo de vida empleado y, a partir de ellas, determinan las relaciones entre sí.

¿Qué significa Factibilidad?

Es la acción que permite determinar si un proyecto es posible de ejecutar. Las factibilidades pueden ser, entre otras:

  • Técnica
  • Económica
  • Operacional
  • Legal

¿Qué es la Evaluación de Proyectos?

Es una herramienta presente durante el ciclo de vida del proyecto que permite definir errores, logros y conclusiones relacionadas con el desarrollo de un módulo, una unidad o un sistema completo. En el caso de un módulo, permite identificar verificaciones no consideradas en su implementación. En el caso de una unidad, ayuda a detectar errores de lógica en la definición de la solución planteada, a menudo como consecuencia de fallas en la determinación de los requerimientos. Para los sistemas completos, permite determinar los objetivos logrados, los no logrados y los incompletos tras su ejecución global. El resultado de la evaluación ayuda a determinar si es necesaria una mantención o una modificación del sistema.

Importancia de los Procesos en la Administración de Proyectos

Los procesos clave en la administración de proyectos suelen agruparse en las siguientes fases:

  • Inicio: Actividades que identifican a las personas o integrantes del grupo de trabajo, los roles que ejecutarán y las macrotareas que considerará el proyecto, identificando el inicio y el final del mismo.
  • Planificación: Consiste en definir las actividades globales de desarrollo del proyecto. Permite definir procesos, identificar relaciones, estimar plazos, proyectar logros, establecer tipos o puntos de control y bosquejar la planificación de recursos necesarios.
  • Ejecución: Etapa de diseño lógico, físico y prueba del proyecto. Aquí se realizan las tareas planificadas y se crea el producto o servicio del proyecto.
  • Control y Seguimiento: Etapa en la que se comprueba si el avance y los resultados se ajustan a lo planificado. Se identifican desviaciones, errores (de lógica, validación y/o ejecución) y se establecen acciones correctivas o preventivas, incluyendo tiempos de mejora o rectificación. Nota: La ‘marcha blanca’ es una forma de verificación en esta fase para asegurar que el nuevo sistema cumple las funciones esperadas.
  • Cierre: Etapa final que formaliza la aceptación del proyecto. Incluye la gestión de detalles como la documentación final (ej. manuales), la descripción de periodos de transición, la realización de capacitaciones si son necesarias, y la definición de la fecha de entrega final. También se establecen lecciones aprendidas y posibles mejoras futuras.

Consideraciones Adicionales

Asignación de Recursos y Tareas

Es fundamental identificar y asignar los recursos necesarios (humanos, técnicos, financieros) para la elaboración de un producto (como software), detallando las tareas específicas a realizar.