El Proceso de Control

El proceso de control consiste en la evaluación, comparación y, en su caso, corrección del desempeño laboral, intentando detectar los errores que se han cometido y los motivos que han causado la desviación de los resultados obtenidos con respecto a los resultados definidos como objetivo.

Desempeño laboral: Es el resultado final que se ha obtenido al realizar una actividad.

El éxito del proceso de control depende de la calidad de la información que maneja, tanto de la información que los directivos obtienen, como de la que estos ofrecen a sus subordinados, y estos, a su vez, a los directivos.

La función de control permite una revisión adecuada y constante de la marcha de la empresa en su conjunto, pues permite una revisión y valoración del conjunto de decisiones adoptadas.

El proceso de control, para que sea realmente útil, no se debe limitar a actuaciones puntuales, sino que ha de ser un proceso continuo. Consiste en evaluar el desempeño laboral y comparar los resultados de este desempeño con los resultados propuestos como objetivo.

¿Por qué el control es importante?

El control es importante porque sin él difícilmente se conseguirían los objetivos previstos. El control consigue:

  • Mejor calidad: Al detectarse y corregirse a tiempo los fallos del proceso, se corrigen los errores y se consigue la calidad perseguida.
  • Enfrentarse con ventaja a cambios: Los cambios afectan a todas las organizaciones y estos son cada vez más bruscos y rápidos; los mercados cambian, se globalizan y la competencia en todo el mundo ofrece a los clientes nuevos productos.
  • Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: Si el proceso de control se realiza correctamente, los trabajadores pueden tener más autonomía y más capacidad de decisión sobre su propio trabajo.
  • Agregar valor.

Fases del Proceso de Control

  1. Planear objetivos, metas y estándares de resultado.
  2. Observar, evaluar y medir el desempeño laboral.
  3. Comprobar el grado de consecución de los objetivos que previamente se habían definido.
  4. Detectar los errores que han provocado estas variaciones y conocer los motivos por los que se han cometido dichos errores.
  5. Analizar si las decisiones que se han tomado para conseguir los objetivos propuestos son correctas.
  6. Analizar si los objetivos que se habían definido son realistas y están bien planeados.

Planeación de objetivos y estándares de resultados

Es importante concretar qué se va a medir y acertar en su elección. Hay que fijar estándares a medir, así como resultados objetivos que se quieren y esperan conseguir.

Existen 4 tipos de estándares:

  • Estándares de calidad.
  • Estándares de cantidad.
  • Estándares de tiempo.
  • Estándares de costos.

Un estándar es un criterio que se fija y sirve de base para comparar los hechos a evaluar.

Medición y evaluación del desempeño laboral

Se requiere un sistema de recopilación de información:

  1. Observación personal: Es la técnica más frecuente en la organización y la realiza el superior sobre el subordinado.
  2. Informes: Orales, escritos y estadísticos.
  3. Análisis de razones.
  4. Auditoría y consultoría: Tanto con respecto a la contabilidad como respecto al asesoramiento sobre el funcionamiento de la empresa. Se distingue entre auditoría interna, cuando se ejercita por un elemento de la misma empresa, y auditoría externa, cuando es realizada por empresas de servicio.

Auditoría externa: La lleva a cabo una persona o empresa externa a la organización.

Auditoría interna: Es realizada por algún empleado de la misma empresa.

Comparación del desempeño laboral con los estándares de resultado planeados

En esta fase hay que evaluar si la desviación o diferencia entre los resultados reales y los resultados objetivos es mayor o menor que el rango de variación definido como admisible.

Herramientas para medir el desempeño de la organización

Para medir la efectividad organizacional, necesitamos herramientas potentes que consigan medir el desempeño organizacional y que proporcionen a los responsables de la dirección estratégica de la empresa indicadores claros que les permitan conocer si el rumbo que llevan es el deseado o si este ha de ser modificado.

La efectividad organizacional es una medida del grado de cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa y organización.

El Control de Gestión

El control de gestión es un mecanismo que facilita la información económica y financiera que los directivos precisan para medir y vigilar la eficacia y la eficiencia en la asignación y utilización de los recursos que maneja la empresa en relación con los objetivos que se quieren alcanzar, los cuales deben estar en línea con la misión y la estrategia de la empresa.

Es un conjunto de técnicas que aporta información permanente sobre la gestión de la empresa y permiten medir el grado de cumplimiento del desempeño.

Formas de llevar a cabo el control de gestión

El control de gestión se puede llevar a cabo a través de un control presupuestario o de un control no presupuestario.

  • Control presupuestario: Se apoya en la elaboración de presupuestos y en el seguimiento y medición de los mismos, para verificar su grado de cumplimiento y analizar sus posibles desviaciones.
  • Control no presupuestario: El control no presupuestario se apoya en las siguientes técnicas:
    • Observación directa personal: Supervisar a los subordinados.
    • Informes.
    • Auditorías: Tanto para acreditar la fiabilidad de las cuentas de la empresa como para asesorar sobre el funcionamiento de la empresa.
    • Análisis de razones: Evaluación y control de los resultados de una empresa.