Fundamentos de Sistemas de Información, Procesos de Negocio y Metodologías de Desarrollo de Software

Importancia y Componentes de los Sistemas de Información (SI)

¿Por qué es importante un Sistema de Información?

Porque ayuda a la toma de decisiones y genera valor agregado a cualquier organización. Las decisiones son más complejas a medida que aumentan los niveles jerárquicos, dado que se toman en ambientes de mayor incertidumbre.

Definiciones Fundamentales

¿Qué es un Proceso?

Es una secuencia de pasos dispuesta de forma lógica que busca lograr un resultado. Son mecanismos diseñados para mejorar la productividad. Por ejemplo: recopilar datos, fabricación de un producto, creación de un servicio, etc. (Se requiere creatividad).

¿Qué es un Sistema?

Es un conjunto de elementos organizados y relacionados entre sí que interactúan para lograr un objetivo en común. Por ejemplo: el sistema solar, un sistema de gestión, el medioambiente, etc.

Sistema de Información (SI)

Es un conjunto de componentes relacionados entre sí, que recolectan, procesan y distribuyen información para luego ayudar a la toma de decisiones y de control en una organización. Esto siempre lleva una secuencia:

1. Entrada de datos: Puede ser manual (usuario) o automática (de otros sistemas).
2. Almacenamiento de datos: Se guardan de manera organizada para usarlos luego. Se organizan en: Campos, Registros, Archivos y Bases de datos.
3. Procesamiento de datos: Es la capacidad de hacer operaciones con los datos guardados en la memoria (se analizan, manipulan, organizan, etc.).
4. Salida de información: Se transmite información útil a los usuarios finales.

Tipos de Procesos y la Diferencia con Procedimientos

Un proceso es una secuencia de pasos en forma lógica enfocada a lograr un resultado específico. También son un conjunto de actividades que transforman los elementos de entrada en elementos de salida, aportando valor para el usuario.

Clasificación de Procesos

• Procesos Estratégicos: Establecidos por la alta dirección de una empresa para definir cómo opera el negocio y cómo se crea valor. Estos representan el soporte de la toma de decisiones relacionadas con la planificación, las estrategias y las mejoras en la organización. Son los que dan las órdenes y límites al resto de los procesos (básicamente serían las decisiones más importantes y abarcativas que orientan a la organización).
• Procesos Operativos (o Clave): Están vinculados directamente a los bienes producidos o a los servicios que se prestan, es decir, orientados al cliente/usuario. Están enfocados en aportar valor, dado que su resultado lo percibe el usuario.
• Procesos de Soporte: Sirven de apoyo a los procesos clave y a los procesos estratégicos.

Procesos vs. Procedimientos

¡Importante! No confundir PROCESOS con PROCEDIMIENTOS.

Los procesos tienen como propósito ofrecer al cliente un servicio que cubra sus necesidades y satisfaga sus expectativas. Un procedimiento es la forma específica de hacer un proceso o una parte de este. (Según la norma ISO 9000, es una forma concreta para realizar una actividad o proceso).

Un procedimiento debe poder responder estas cuestiones: ¿QUÉ? ¿CÓMO? ¿CUÁNDO? ¿DÓNDE? ¿CON QUIÉN? ¿CON QUÉ?

El Ciclo de Transformación: Datos a Información Estratégica

El flujo de transformación de datos a información sigue la siguiente secuencia:

DATOS → ENTRADA → PROCESAMIENTO → SALIDA → INFORMACIÓN

Definiciones de Datos

Los Datos son la unidad mínima semántica, o elementos primarios que por sí solos no sirven mucho para tomar decisiones. Se los puede almacenar en un papel, dispositivos, la mente de una persona, etc. (Por ejemplo: un número de teléfono o un nombre escritos en una hoja de papel. Esos datos por sí solos no sirven para nada).

Tipos de Datos

• Estructurados: Se llaman así cuando están en un formato estandarizado con una estructura bien definida y que cumplen con un modelo de datos. Siguen un orden y son de fácil acceso. Se suelen almacenar en bases de datos o en planillas. Ejemplo: datos de clientes, ventas, inventarios, etc.
• No Estructurados: Conjuntos de datos que no se almacenan en un formato de base estructurado. Tienen estructura interna, pero no están definidos por modelos de datos. Ejemplo: imágenes, vigilancia, audios, informes meteorológicos, textos de una novela, etc.
• Semiestructurados: No tienen un esquema definido, no encajan en un formato de tablas/filas/columnas, sino que se etiquetan en forma de tags que permiten agruparlos y crear jerarquías. Ejemplo: datos de un archivo CSV de una encuesta o formulario, datos de un correo electrónico.

La Información como Activo Estratégico

La Información son conjuntos de datos procesados que tienen un significado, propósito, contexto, y que son de utilidad para quien deba tomar decisiones. Los datos se transforman en información cuando se:

• Contextualizan.
• Categorizan (se le asignan unidades de medida para ayudar a interpretarlos).
• Calculan (se conocen las unidades de medida que ayudan a interpretarlos).
• Corrigen.
• Condensan (se resumen).

Fórmula de la Información: Información = Datos + Contexto + Utilidad.

La información es estratégica porque es clave para poder tener ventajas competitivas y ser innovador. Nos ayuda a tomar decisiones disminuyendo la incertidumbre. La excelencia de la empresa depende en gran medida de los sistemas de información que tenga y de las innovaciones tecnológicas que le den soporte.

Conceptos Derivados

• La Datificación: Es transformar un dato en un determinado tipo de información que se usa con fines concretos.
• El Data Driven (Impulsado por Datos): Es una metodología que se sigue cuando la organización basa la toma de decisiones y la planificación estratégica en la recopilación y procesamiento de información.

Calidad y Fuentes de Datos

La calidad de los datos es fundamental: deben tener atributos de exactitud, completitud, integridad, actualidad, coherencia, etc. Es decir, ser fiables y de buena calidad.

Fuentes de obtención:

• Internos: Conociendo el pasado se comprende el presente y se toman decisiones para el futuro.
• Externos: La competencia y clientes son fuentes de información para la empresa.
• Variables y Parámetros: Son valores que se establecen para generar y automatizar controles.

Operaciones, Proyectos y Metodologías de Desarrollo

Operaciones de Negocio

• Primarias: Comprar, pagar, producir, vender, cobrar.
• Secundarias: Administración general, finanzas, conservación de activos.

Las operaciones se acompañan con documentos: estos especifican un mecanismo avalado por la organización para ser efectivo y posible de controlar. Nos permiten analizar el pasado, actuar en el presente y proyectar a futuro. Cada paso de las operaciones primarias tiene sus propios procedimientos internos. Por ejemplo, en Vender: concretar la venta, recibir el dinero, entregar la mercancía, registrar la venta.

Gestión de Proyectos

En los proyectos se realizan todas estas actividades mencionadas, y tienen una triple restricción: costo, plazos y alcance. Los factores del éxito de un proyecto son: obtener los entregables, dentro de los tiempos y presupuestos, y la aceptación del cliente.

Metodologías de Desarrollo de Software (Introducción)

• Tradicionales: Definen totalmente los requisitos al inicio de los proyectos. Son poco flexibles y no aceptan muchos cambios. Son lineales.
• Ágiles: Muy usadas por su flexibilidad y agilidad. Son más productivas y eficientes. Se adaptan a medida que hay nuevas funciones. Se basan en metodología incremental. Construye equipos de trabajo autosuficientes e independientes. Ejemplos: Kanban, Scrum, Lean.

Sistemas Empresariales Integrados (ERP, CRM, E-commerce)

ERP (Enterprise Resource Planning)

Permiten automatizar e integrar procesos de negocios, compartir y acceder a datos que se producen en tiempo real entre todos los miembros de la organización.

CRM (Customer Relationship Management)

Representa una estrategia coordinada de marketing, ventas y servicios. Es una combinación de procesos de negocios y tecnología que pretende comprender a los clientes de una compañía: quiénes son, qué hacen y qué les gusta. La administración eficaz de las relaciones con los clientes es una fuente de diferenciación competitiva.

Permiten recopilar, almacenar y procesar datos relevantes para la actividad de la empresa y, más concretamente, optimizar la relación con sus clientes.

BPMS (Business Process Management System)

La gestión de procesos de negocio es una metodología empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos.

E-commerce (Comercio Electrónico)

El comercio electrónico consiste en la compra y venta de productos o de servicios a través de medios electrónicos, tales como redes sociales y otras páginas web.

Características del E-commerce

• Ubicuidad: Se puede realizar en cualquier lugar y momento.
• Alcance Global: Reduce limitaciones culturales, sociales y nacionales.
• Estándares Universales.
• Riqueza Informativa: Permite que mensajes ricos en contenido visual, auditivo e informativo lleguen a una gran cantidad de personas.
• Interactividad.
• Densidad de la Información: Incrementa la información disponible del mercado.
• Personalización: Permite la personalización de mensajes, productos y servicios.

Tipos de Comercio Electrónico

• Comercio de Empresa a Consumidor (B2C): Las empresas ofrecen sitios web que proporcionan vidrieras virtuales, catálogos multimedia, procesamiento interactivo de pedidos, sistemas electrónicos de pago y soporte en línea para clientes.
• Comercio Electrónico de Negocio a Negocio (B2B): Portales de comercio electrónico B2B que proporcionan mercados de subastas entre participantes. Se intercambian documentos de comercio electrónico con clientes y proveedores comerciales.
• Comercio Electrónico de Consumidor a Consumidor (C2C): Subastas en línea (ej. Mercado Libre) que han logrado un enorme éxito permitiendo a consumidores comprar y vender productos y servicios sin tener que desarrollar una infraestructura propia de comercio electrónico.
• Gobierno a Ciudadano (G2C): Un caso particular son las aplicaciones que establecen las autoridades gubernamentales con los ciudadanos mediante distintas funciones de sitios de internet.

Esto muestra cómo interactúan todos estos productos. Los ERP son sistemas empresariales. Los CRM comprenden todo lo que se relaciona con clientes. Los sistemas SCM (Supply Chain Management) implican todo lo relacionado a cadena de suministro y abastecimiento. Luego hay sistemas específicos que son los sistemas de planificación de materiales como los MRP1 y MRP2. Estos calculan el uso de materiales y las cargas de las máquinas.

Los ERP permiten automatizar e integrar procesos de negocios, compartir y acceder a datos que se producen en tiempo real.

Detalle de Funcionalidades ERP por Área

• Ventas y Marketing: Procesamiento de pedidos, cotizaciones, configuración de productos, precios, facturación, verificación de créditos, administración de incentivos, planificación de ventas.
• Producción:
  • Adquisiciones, inventarios, compras, envíos, planificación de la producción, planificación de requerimientos de materiales, mantenimientos de plantas y equipos, control de calidad, distribución, transporte.
• Contabilidad y Finanzas: Libros contables, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, activos fijos, administración de efectivo, contabilidad de centros de costo, contabilidad fiscal, administración de créditos e informes financieros.
• Recursos Humanos (RRHH): Administración de personal, control de asistencia, liquidación de remuneraciones (nómina), planificación y desarrollo del personal, beneficios, etc.

Gobierno Electrónico

El Gobierno Electrónico es la aplicación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) al funcionamiento del sector público, con el objetivo de brindar mejores servicios al ciudadano e incrementar la eficiencia, la transparencia y la participación ciudadana.

La Organización como Sistema Abierto y sus Procedimientos Operacionales

Contexto Organizacional

Las organizaciones son sistemas abiertos. Es crucial darles un contexto (nacional, local, mundial). Por otro lado, hay cosas que afectan a la organización, que son las decisiones del Estado, la política, la tecnología, decisiones de la alta gerencia, etc. (Todo lo que esté afuera del cuadrado grande).

La tecnología afecta a la organización por lanzamiento de productos o mejora de procesos. Con lo cual, podemos decir que la tecnología es movilizadora de la organización porque se analiza el procedimiento, misión y visión de cada sector, etc. Quizás haya que rediseñar procedimientos.

El ambiente social y económico afectan a la organización. La competencia la afecta, y nos hace movilizarnos para ver qué hacen ellos, a ver si podemos competir.

Los gustos de los consumidores y factores ecológicos también afectan. Ídem los proveedores, por la calidad o disponibilidad de la materia prima que use.

La disponibilidad de RRHH potenciales a usar puede afectarnos también. Quizás no haya personal calificado para ciertas tareas.

Decisiones del gobierno también afectan. Como se puede ver, la organización está encerrada en el cuadrado, donde adentro hay grandes operaciones: ventas (vinculada a mercado, clientes, planeamiento, precios, publicidad, marketing, etc.). La venta es movilizadora de MUCHAS cosas. A partir de esta, se inician muchas otras actividades.

Para vender, necesito comprar material, abastecerme, gestionar, etc. Si compro y vendo, tendré un flujo de caja, vinculado a acciones de clientes porque les vamos a cobrar, y de proveedores porque les vamos a pagar. Para que todo funcione, necesito RRHH y administración de personal.

Ejemplos de Procedimientos Clave

Cursogramas de Ventas

El sistema de ventas es disparador del procedimiento de cobranzas, cuando los documentos que tengo que cobrar están para exigirse.

Cobranza

Aparece la gestión judicial en el caso de que un cliente no cancele sus deudas. La organización de la cobranza dispara la acción de cobrar. Si la cobranza es a través de varios medios, debo registrarlos y controlarlos. Los rectángulos abiertos son datos que estoy guardando.

Compras

En este caso el disparador de las compras es cuando a partir del control de stock miro mi stock y resulta que me faltan productos. Preparo la solicitud, la mando a compras, se seleccionan proveedores, se elige, se pide solicitud de cotización para elegir, y cuando me comprometo, lo adjudico con un documento que se llama Orden de Compra. Esto establece compromiso entre la empresa y proveedor. Se recibe la mercancía y se dan de alta los productos en el stock. El sistema financiero aparece porque la compra implica pagar.

Modelos de Desarrollo de Software Detallados

Aplicar criterios. Hay un gráfico para explicar qué significa, qué solución implementar ante operación de X característica, método de despliegue, ¿metodología de desarrollo?

Los procesos de negocio, requerimientos funcionales (gráficos). ¿Qué salidas demandadas? Escribir cuáles serían las salidas demandadas que necesito si yo fuera el usuario interesado. A partir de ahí hago reingeniería inversa. A través de las salidas demandadas, necesito saber cuál es el mejor vendedor, y a dónde vender: ¿qué datos necesito? Zonas top de ventas, productos, etc.

En base a eso me fijo si me conviene o no poner el local en X lugar.

Ejemplo: qué datos me convendrían tener si yo fuera de RRHH.

Gerente general: qué me interesa conocer respecto a mi personal que puedo obtener de una base de datos.

Voy a dar un premio a profesores que hayan tenido mejores actuaciones. A medida que subo la pirámide jerárquica, la información se entrega más compactada.

Conocimiento de la organización para entender problemáticas de ella. Visto desde usuario interesado en implementar mejora optimizada.

Tengo X problemática: ¿qué requerimientos le demandaría la gente de tecnología?

Analizar videos de la última clase para entender mejor la definición de cada solución de sistemas integrados.

Metodologías de Desarrollo de Software

Metodologías Tradicionales

• Definen totalmente los requisitos al inicio de los proyectos. Poco flexibles y no aceptan muchos cambios. Son lineales.

Metodologías Ágiles

• Muy usadas por su flexibilidad y agilidad. Son más productivas y eficientes. Se adaptan a medida que hay nuevas funciones. Se basan en metodología incremental. Construye equipos de trabajo autosuficientes e independientes. Ejemplos: Kanban, Scrum, Lean.

Modelo Cascada (Waterfall)

Es una metodología en la que las etapas se organizan de arriba a abajo, de ahí el nombre. Se desarrollan las diferentes funciones en etapas diferenciadas y con un riguroso orden. Antes de cada etapa se debe revisar el producto para ver si está listo para pasar a la siguiente fase. Los requisitos y especificaciones iniciales no están para cambiarse, por lo que no se pueden ver los resultados hasta que el proyecto ya esté bastante avanzado.

Modelo Evolutivo: Prototipado

Se basa en la construcción de un prototipo de software que se construye rápidamente para que los usuarios puedan probarlo y aportar feedback para arreglar lo que está mal e incluir otros requerimientos que puedan surgir. Es un modelo iterativo que se basa en el método de prueba y error para comprender las especificidades del producto.

Modelo Espiral

Es una combinación de los dos modelos anteriores, que añade el concepto de análisis de riesgo. Se divide en cuatro etapas: planificación, análisis de riesgo, desarrollo de prototipo y evaluación del cliente. El nombre de esta metodología da nombre a su funcionamiento, ya que se van procesando las etapas en forma de espiral. Cuanto más cerca del centro se está, más avanzado está el proyecto.

Modelo Incremental

En esta metodología de desarrollo de software se va construyendo el producto final de manera progresiva. En cada etapa incremental se agrega una nueva funcionalidad, lo que permite ver resultados de una forma más rápida en comparación con el modelo en cascada. El software se puede empezar a utilizar antes de que se complete totalmente y, en general, es mucho más flexible que las demás metodologías.

Documentación de Procesos: Cursogramas y Manuales

Cursogramas

Representan gráficamente el movimiento de los documentos, materiales, etc., correspondientes a un procedimiento y sus operaciones vinculadas.

Ventajas y Desventajas

Permiten detectar errores en los procedimientos, inconsistencias, facilitan la visualización, detectan falencias, etc.

Lo malo es que se tienen que actualizar seguido, pueden no representar la realidad exactamente, son subjetivos.

Normas y Utilidad

Estos mantienen una secuencia lógica para lograr el objetivo. Son descendentes verticalmente, o de izquierda a derecha horizontalmente. Permiten lo siguiente:

• Visualizar el recorrido de procedimientos.
• Confeccionar normas de procesos.
• Analizar rutinas y detectar errores o falencias.
• Modificar procedimientos previamente establecidos y documentar la información.

Norma de Trámite:

• Explicación de cada paso del cursograma.
• Las operaciones se numeran para luego utilizar esos números como referencias.
• Los archivos serán identificados con una letra mayúscula, y en la columna marginal se indicará su nombre y tipo de ordenamiento.
• Cada formulario se identifica con las iniciales de su nombre, explicando en la columna marginal el significado de las mismas.
• Para el símbolo de alternativa se escribirá el tipo de opción o la pregunta asociada y en cada una de las salidas se indica la alternativa de que se trate.

Manuales Administrativos

Son documentos escritos que en forma sistemática exponen aspectos generales o específicos de una empresa, con el fin de informar y orientar sobre algunas características.

Objetivos de los Manuales

• Instruir.
• Precisar.
• Proporcionar.
• Servir.
• Permitir.
• Facilitar.

Ventajas y Limitaciones

• Ventajas: Facilita el estudio de los problemas, evita conflictos, clarifica acciones a tomar, etc.
• Limitaciones: Es poco consultado en PYMES, es costoso de mantener, negativa al uso en grupos reducidos, etc.