Planificación: Elementos Fundamentales

La planificación se estructura a partir de los siguientes componentes esenciales:

  • Misión
  • Objetivos
  • Estrategia
  • Políticas
  • Procedimientos
  • Reglas
  • Programa
  • Presupuesto

Etapas del Proceso de Planificación

El desarrollo de un plan sigue una secuencia lógica de pasos:

  1. Tomar conciencia del problema.
  2. Establecimiento de objetivos.
  3. Análisis de contingencias.
  4. Definición de líneas alternativas.
  5. Evaluación de líneas alternativas.
  6. Selección de líneas alternativas.
  7. Formulación del plan.
  8. Presupuestación.

Características de los Objetivos

Para que los objetivos sean efectivos, deben cumplir con criterios específicos:

  • Mesurables: Expresados en medida numérica.
  • Realizables: Objetivos realistas.
  • Flexibles: Fácil adaptabilidad al entorno cambiante.
  • Comprensibles: Buena comunicación con todos los niveles de la empresa.

Fases del Control

El proceso de control se desarrolla en las siguientes fases:

  1. Establecer estándares de rendimiento.
  2. Conocer y evaluar los resultados reales de la actividad.
  3. Comparar resultados obtenidos con los estándares.
  4. Analizar y evaluar las desviaciones.
  5. Ajustar las realizaciones posteriores.

Requisitos para un Control Válido y Efectivo

Para asegurar la eficacia del sistema de control, se deben considerar:

  1. Estándares realistas y válidos: Describen la situación actual y deben ser cuantificables para permitir una comparación objetiva.
  2. Sistema de comunicación eficaz: Los trabajadores deben conocer su nivel de rendimiento y ser notificados si están por debajo del estándar para poder corregir.
  3. Conocimiento y aceptación del sistema de control: Los trabajadores deben estar enterados del sistema de control y aceptarlo.
  4. Comunicación inmediata de desviaciones: Incentivar a los trabajadores a comunicar desviaciones para solventarlas rápidamente.

Dimensiones de la Estructura Organizacional

Dimensión Vertical

Unidad de Mando

Implica que cada persona debe tener un solo jefe para evitar confusiones.

Autoridad y Responsabilidad

Conceptos interrelacionados que incluyen la autoridad, el poder, la responsabilidad y la delegación.

Estructuras Altas (Verticales)

  • Ventaja: Mayor control, mejor comunicación entre el superior y el supervisor, y menor número de niveles jerárquicos.
  • Desventaja: Más costosas, mayor número de directivos, y dificultad en la comunicación entre la cima y la base.

Estructuras Planas

  • Ventaja: Mayor delegación por parte de la administración, estructura menos costosa, menor número de directivos, y canales de comunicación más cortos.
  • Desventaja: Sobrecarga de trabajo en el supervisor y posible pérdida de control.

Dimensión Horizontal

Ámbito de Control

Se refiere al proceso de creación de departamentos y la asignación de subordinados a un supervisor. Se define como el número máximo de subordinados que un supervisor puede supervisar de manera eficaz y eficiente.

Para un ámbito de control efectivo se requiere:

  1. Puestos definidos con claridad.
  2. Alta capacitación de supervisores y subordinados.
  3. Subordinados que demanden autoridad.
  4. Puestos normalizados.

Especialización Horizontal del Puesto

  • Aprendizaje: Asignar tareas sencillas permite mejorar el desempeño y la rapidez con el tiempo, aumentando la productividad.
  • Necesidad de mayor coordinación: Implica una mayor dificultad en la gestión.

Departamentalización

Consiste en agrupar actividades y personas bajo un supervisor que las coordine.

Ventajas de la Departamentalización

  1. Gran cantidad de conocimientos y habilidades por la unión de especialistas.
  2. Absorción del crecimiento de la empresa.
  3. Ambiente estable y productos de calidad.

Desventajas de la Departamentalización

  1. Departamentalización excesiva, lo que reduce la cooperación entre departamentos.
  2. Acumulación de decisiones en el nivel alto.
  3. Elusión de responsabilidades e indisciplina por énfasis en la especialización.

Tipos de Departamentalización

Nota: Estos tipos no son excluyentes y pueden coexistir en diferentes niveles de la organización.

  1. Funciones empresariales: División basada en funciones; muy usado en empresas grandes y pequeñas.
  2. Procesos: Agrupan personas y equipos necesarios para cumplir cada etapa del producto (ejemplo: etapas de un taller).
  3. Tiempos: Agrupación por turnos de trabajo (ejemplo: empresas de seguridad 24 horas).
  4. Habilidad o conocimiento: Agrupación por habilidades comunes (ejemplo: universidades).
  5. Bienes o equipo: Agrupación por maquinaria (ejemplo: una orquesta dividida por instrumentos).
  6. Productos: División según el producto; diferentes productos requieren diferentes recursos.
  7. Áreas geográficas: Para empresas dispersas geográficamente. Agrupan tareas y recursos en el mismo lugar (ejemplo: empresa textil que produce ropa según el clima o bancos).
  8. Por clientes: Agrupación de personas y actividades que satisfacen a los mismos clientes. Implica segmentación de mercado (ejemplo: agencia publicitaria que segmenta por ropa de niño, niña, hombre, mujer).
  9. Canales de comercialización: Agrupación según la forma en que el producto llega al cliente (ejemplo: hipermercados, supermercados).

Producción y Operaciones

Objetivos Nuevos en Producción

  • Costes: Valor monetario de los factores consumidos por la empresa en el desarrollo de su actividad. Estrategias para reducir costes sin perder calidad incluyen: mejorar el aprovechamiento de recursos e invertir en tecnología.
  • Calidad: Un producto tiene calidad si sus atributos satisfacen al cliente.
  • Tiempo de entregas: Capacidad para dar respuesta a la demanda del mercado, incluyendo velocidad de entrega, fiabilidad de entregas y tiempo de desarrollo.
  • Flexibilidad: Habilidad de la empresa para responder rápidamente, anticipándose a las necesidades del mercado.
  • Servicio al cliente y medio ambiente.

Decisiones Estratégicas en Producción

Estas decisiones se caracterizan porque:

  • Abarcan un periodo de tiempo largo.
  • Comprometen elevadas cantidades de recursos.
  • Son difícilmente reversibles.
  • Afectan a toda la empresa.

Necesidad de Lanzar un Nuevo Producto

Se requiere un nuevo producto cuando:

  • Productos de éxito están en etapa de madurez.
  • Se compite en una industria con continuos cambios tecnológicos.
  • La competencia ofrece mejores productos a precio comparable.
  • Se compite en una industria con gran crecimiento.
  • Existe una gran capacidad de investigación y desarrollo.

Especificación del Nuevo Producto

Define:

  • Características básicas del nuevo producto.
  • Cómo satisfacer deseos con la tecnología existente.
  • Las características deben quedar por escrito.

Desarrollo e Ingeniería de Producto y Proceso

Incluye el diseño y desarrollo del producto, así como el diseño y desarrollo del proceso productivo y su lanzamiento.

Prueba y Evaluación del Diseño

Implica:

  • Prototipo o simulación del producto.
  • Entrega.
  • Test de mercado.