Preparación para la Auditoría de Certificación: Preguntas Clave por Requisito

Este documento recopila preguntas esenciales organizadas por requisito para facilitar la preparación de la auditoría de certificación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

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Requisito 4.0: Sistema de Gestión de Calidad

4.1 Requisitos generales

Responsable(s): Encargado SGC y Representante de Gerencia

#Pregunta
1¿Dónde se ha definido el alcance del SGC?
2¿Cuáles son las exclusiones del SGC (requisitos y áreas)?
3¿Cuál es el alcance del SGC?
4Explique su mapa de procesos.
5¿Cómo miden la eficacia de los procesos?
6¿Dónde se definen los responsables de los procesos?
7¿Cómo se asegura de que se implementa lo documentado en los procedimientos?

4.2 Requisitos de la documentación

Responsable(s): Encargado SGC y Representante de Gerencia

#Pregunta
8¿Me permite revisar su manual de calidad?
9¿Cómo se ha difundido el Manual de calidad?
10¿Cómo se asegura de la vigencia de los procedimientos?
11¿Cómo puede conocer el personal el estado de revisión de los documentos?
12¿Cuáles son los pasos para la aprobación de los documentos?
13¿Cómo controla los cambios a los documentos?
14¿Cómo se controlan los documentos obsoletos?
15¿Qué documentos externos tiene en su SGC y cómo los controla?
16¿Qué hay que hacer para controlar los registros (identificación, almacenamiento, recuperación, tiempo de retención, disposición)?
17¿Cómo se asegura de la disposición de los registros?
18¿Me puede mostrar sus listas maestras de documentos y registros?

Requisito 5.0: Responsabilidad de la Dirección

Responsable(s): Gerente General

#Pregunta
19¿Cómo manifiesta su compromiso como director de este sistema de calidad?
20¿Por qué se quieren certificar?
21¿Qué aspectos se tomaron en cuenta para la definición de la política y los objetivos de calidad?
22¿Cómo identifican las necesidades de sus clientes?
23¿Qué hace para planear el rumbo de la Institución?
24¿Cada cuánto tiempo se revisan/cambian la política y los objetivos de calidad?
25¿Cuenta con evidencia del nombramiento del Representante de la Dirección?
26¿Cuáles son los métodos de comunicación formal de la Empresa?
27¿Cuál es la metodología para revisar el sistema de calidad por parte de la alta dirección?
28¿Qué evidencias tiene de las revisiones por la dirección?
29¿Cómo se asignan recursos para el funcionamiento del SGC?

Requisito 6.0: Gestión de Recursos

6.1 Provisión de recursos

Responsable(s): Gerente General

#Pregunta
30¿Qué recursos fueron asignados desde la última revisión por la dirección?
31¿Cuál es el método formal de asignación de recursos a los procesos del SGC?

6.2 Recursos Humanos

Responsable(s): Dirección de Recursos Humanos

#Pregunta
32¿En qué consiste el procedimiento de recursos humanos con el que cuentan?
33¿Cuenta con un organigrama y descripciones de puesto?
34¿Cuáles son las competencias definidas para cada puesto (escolaridad, formación, experiencia y habilidades)?
35¿Tiene evidencia de que el personal actual cubre dichas competencias?
36¿Cuál es el proceso de ingreso del personal? ¿Cómo se asegura de la competencia al inicio?
37¿Cómo se detectan las necesidades de capacitación?
38¿Cuenta con su plan de capacitación?
39¿Qué evidencias recopila de la implementación de su plan de capacitación?
40¿Cómo se asegura de la efectividad de la capacitación?
41¿Qué se hace cuando una persona no cuenta con las competencias requeridas por su puesto?
42¿Me puede mostrar sus expedientes de personal?

6.3 Infraestructura

Responsable(s): Gerente General y Subgerente General

#Pregunta
43¿Cuántos tipos diferentes de infraestructura tiene la Empresa?
44¿Qué tipo de mantenimiento se requiere para dicha infraestructura?
45¿Qué porcentaje del mantenimiento realizado es preventivo y qué porcentaje es correctivo?
46¿Me puede mostrar evidencia de dichos mantenimientos?
47¿Qué acciones de contención se toman durante el mantenimiento?

6.4 Ambiente de trabajo

Responsable(s): Gerente General y Subgerente General

#Pregunta
48¿Cuál es el ambiente de trabajo que desean mantener/implantar en la Empresa?
49¿En qué medida se considera la seguridad e higiene?
50¿En qué medida es tomado en cuenta el bienestar del personal?
51¿Qué acciones se toman posteriormente a los monitoreos del ambiente de trabajo?
52¿Qué evidencias se pueden mostrar del cumplimiento de los programas definidos en materia de ambiente de trabajo?

Requisito 7.0: Realización del Producto (Servicio)

7.1 Planificación de la realización del producto (servicio)

Responsable(s): Jefes de áreas, Subgerente General y Gerente General

#Pregunta
53¿Cómo planean las actividades de sus procesos?
54¿Cuentan con planes de control?
55¿En los planes de control se contemplan los criterios de aceptación de las actividades?
56¿Se tienen procedimientos para las actividades clave?
57¿Se tienen definidas las responsabilidades sobre cada actividad?
58¿Se conservan los registros de los procesos?

7.2 Procesos relacionados con el cliente

Responsable(s): Gerente General y Subgerente General

#Pregunta
59¿Cómo llegan a un acuerdo con sus clientes acerca del producto y servicio que le pueden entregar?
60Explique el proceso mediante el cual llegan a un acuerdo con sus clientes.
61¿Cuáles son los requisitos que deben cuidarse durante la revisión de requisitos del cliente? (Requisitos del cliente, de la Dirección, legales, etc.)
62¿Cómo se reciben las solicitudes del cliente?
63¿Qué pasa cuando hay necesidad de cambiar los requisitos de las solicitudes? ¿Qué tanto pueden hacer modificaciones a las mismas?
64¿Cuáles son los medios formales de comunicación con el cliente?

7.3 Diseño y Desarrollo

Responsable(s): Gerente General

#Pregunta
65¿En qué casos aplican diseño y desarrollo en la empresa?
66¿De quién depende el diseño?
67¿De quién depende el desarrollo?