¿Qué es un CMS (Content Management System)?

Un CMS (Content Management System) es una aplicación de software que permite crear una estructura o plataforma (framework) para la creación, administración y publicación de contenidos, principalmente en la web. Se emplea para crear, editar, gestionar y publicar contenido digital en distintos formatos. Un Gestor de Contenidos (GC) se puede definir también como un sistema que se utiliza para mejorar y simplificar la gestión del contenido.

Características Clave de un CMS

Una vez instalados y adecuadamente configurados, los CMS permiten realizar todos estos procesos integrados de gestión y publicación en la web sin necesidad de ser un experto en el conjunto de tecnologías implicadas. A las empresas que elaboran contenido web de manera continua no les interesa saber HTML ni protocolos HTTP. Su labor es ‘editar’, ‘clasificar’ y ‘publicar’. Los CMS les permiten realizar todas estas tareas de manera transparente, sin requerir grandes conocimientos técnicos.

Objetivos de un CMS

  • Simplificar el proceso de creación, publicación y gestión de contenidos de un sitio web.
  • Renovar los contenidos de manera fácil e intuitiva, sin conocimientos técnicos.
  • Asegurar que solo las personas adecuadas puedan modificar los contenidos.
  • Proteger la información de ‘miradas extrañas’.
  • Dinamizar el contenido web para mejorar su posición en los buscadores.
  • Permitir el trabajo de diferentes usuarios en el mantenimiento de la web.

Los CMS generan páginas dinámicas, interactuando con el servidor para generar páginas web bajo petición del usuario. Esto se realiza con un formato predefinido y cuyo contenido es extraído de la base de datos del servidor. Esta funcionalidad permite gestionar la información del servidor bajo un formato estandarizado, reduciendo el tamaño de las páginas para descarga y el costo de gestión del portal.

Tipos de CMS

  • Contenidos Empresariales (ECM): Enterprise Content Management.
  • Contenidos Web (WCM): Web Content Management.
  • Documentos y/o Contenidos Multimedia (DMS): Document Management System.
  • Contenidos para el Aprendizaje (LCMS): Learning Content Management System.

Sistemas de Gestión de Contenido Empresarial (ECM)

Los ECM (Enterprise Content Management) son los CMS más complejos. Permiten gestionar cualquier tipo de contenido generado en una organización de forma integrada con sus procesos internos. La curva de aprendizaje es generalmente de 3 a 6 meses. Los proveedores de servicios son menos numerosos que para otros CMS más utilizados y simples.

Componentes de un ECM

  • Gestor de Contenidos Web (WCM): Permite crear, editar, modificar y publicar contenidos web.
  • Gestor de Documentos (DMS): Herramienta para la administración avanzada de todo tipo de ficheros digitales.
  • Gestor de Registros: Herramienta que se encarga de controlar de forma eficiente la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de registros, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e información acerca de actividades de negocio y transacciones.
  • Gestores de Flujos de Trabajo o Workflow (BPMS): Business Process Management Suite. Herramientas que permiten dar soporte a los procesos de negocio de las organizaciones. Permiten controlar el flujo de contenido, asignar tareas, cambiar estados y crear registros de auditoría.
  • Entornos Colaborativos: Estos sistemas facilitan la participación de diferentes usuarios y equipos de trabajo para desarrollar una tarea de forma colaborativa.

Clasificación de CMS

  • Según su lenguaje de programación o tecnología utilizada: Active Server Pages, PHP, Python, Java.
  • Según las funcionalidades que ofrece la aplicación: Plataformas generales web, sistemas específicos, publicaciones digitales, difusión de contenido multimedia.
  • Según la propiedad del código: Código abierto, código propietario, Software as a Service (SaaS).

CMS de Código Abierto

Los CMS de código abierto ofrecen una gran flexibilidad y control.

Ventajas del CMS de Código Abierto

  • Bajo costo de entrada (sin costo de licencia).
  • Oportunidad para personalizar y añadir nuevas funcionalidades.
  • Facilita la contratación de diferentes proveedores de servicio para realizar modificaciones a lo largo del tiempo.
  • Existencia de aplicaciones completas que se adaptan directamente a las necesidades.
  • Integración de varias aplicaciones, si fuera necesario.
  • Rápida reacción de la comunidad ante las necesidades.

Inconvenientes del CMS de Código Abierto

  • Incertidumbre sobre la solución.
  • Acceso a documentación o formación adecuada puede ser un desafío.
  • Garantía de resolución de problemas en plazos determinados puede ser limitada.
  • El tiempo de puesta en marcha suele ser mayor que para las soluciones comerciales.

Criterios de Elección para CMS de Código Abierto

Es recomendable elegir un CMS de código abierto que cumpla uno o varios de los siguientes criterios:

  • Cuota de mercado que demuestre su eficacia en el mundo real.
  • Vitalidad: productos estables en continuo proceso de mejora (comunidad de usuarios activa).
  • Tecnología adecuada (entre las más conocidas).
  • Tipo de producto adecuado para el proyecto.

CMS Propietario

Los CMS propietarios dependen directamente de una empresa que los comercializa, la cual posee la propiedad sobre el producto y se encarga de proporcionar los servicios habituales de soporte, formación y mantenimiento. No permiten el acceso al código fuente, ya que este constituye su propiedad intelectual.

Ventajas del CMS Propietario

  • Los productos comerciales son, generalmente, más estables.
  • Si surgen problemas, suele haber un compromiso de solución por parte del fabricante en plazos determinados.
  • Ofrecen características específicas que no suelen ser habituales en las soluciones de código abierto.
  • Incluyen documentación completa y se puede contratar formación sobre el producto de manera sencilla.
  • La solución comercial ofrecida puede entregarse directamente con las características que mejor se adecuan al negocio donde se instala.

Inconvenientes del CMS Propietario

  • Suelen tener un mayor costo inicial (licencias).
  • La empresa propietaria siempre tiene el control sobre el producto y las modificaciones realizadas en el mismo.

Criterios de Elección para CMS Propietarios

Para la elección de un CMS propietario, considere:

  • Cuota de mercado.
  • Fortaleza de la marca.
  • Tipo de producto adecuado para el proyecto.

Criterios Generales de Selección de un CMS

Los criterios de selección de un CMS se pueden dividir en tres niveles:

  • Criterios de Negocio

    Son los más importantes y se centran en cubrir las necesidades de la empresa:

    • Propósito del sitio web.
    • Costo de la inversión (licencias, equipamiento, infraestructura).
    • Facilidad de actualización de contenidos.
    • Costo de mantenimiento adecuado.
    • Facilidad de ampliación.
    • Autonomía respecto a proveedores y tecnologías.

  • Criterios Técnicos

    Incluyen aspectos como:

    • Tipos de licencia.
    • Costo de implantación y mantenimiento.
    • Infraestructura necesaria.
    • Funcionalidades y extensibilidad.
    • Soporte profesional.
    • Documentación y formación.
    • Simplicidad de uso.
    • Soporte multilingüe.

    Todos los criterios técnicos mencionados tienen una influencia directa sobre el costo económico. Por ello, se agrupan bajo un criterio general denominado Costo Total de Propiedad (TCO), que contempla todos los costos, tanto directos como indirectos, necesarios para el adecuado funcionamiento del gestor de contenidos web.

  • Barreras o Frenos a la Implementación

    Aspectos a considerar que pueden dificultar la implementación:

    • Conocimiento del mercado de soluciones.
    • Formación de personal especializado.
    • Búsqueda de proveedores adecuados.
    • Tiempo de implantación.
    • Mantenimiento y actualización de contenidos.
    • Costo total de propiedad.
    • Relación costo-beneficio.