Fundamentos y Componentes Esenciales de los Sistemas de Información Empresariales

Conceptos Fundamentales de Sistemas de Información

¿Qué es un Sistema?

Un Sistema es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interacción, buscando una o varias metas comunes, operando para ello sobre datos e información.

Los sistemas de interés para nosotros son aquellos que existen en el mundo real. Así pues, un sistema puede definirse como un grupo ordenado de elementos, como componentes físicos y personas. Estos elementos se disponen, estructuran y relacionan para efectuar procesos sobre entradas y producir así las salidas deseadas.

Modelo general de un Sistema: Entrada → Proceso → Salida

Cada sistema está compuesto de Subsistemas, los cuales a su vez son parte de otros subsistemas; cada subsistema es delineado por sus límites. Las interconexiones y las interacciones entre los subsistemas se llaman Interfaces.

¿Qué es un Sistema de Información (SI)?

Un Sistema de Información (SI) es un sistema integrado usuario-máquina para proveer información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de la toma de decisiones en una empresa.

Tipos de Sistemas de Información por Área

Las diferentes áreas de la empresa requieren de un SI distinto, dependiendo del usuario y su finalidad. Existen distintos tipos de SI (para procesamiento de datos, para la administración, etc.).

Conceptos Clave

• Hardware: Se refiere al sistema de computación físico y a los dispositivos asociados. Es un elemento operacional del SI.
• Transacción: Es una actividad, tal como efectuar una compra, una venta o fabricar un producto. Puede ser interna a la organización o puede incluir la organización y una entidad externa.
• Descomposición: El uso de subsistemas como la construcción por bloques es básico para analizar y desarrollar los sistemas. Esto requiere la comprensión de los principios que dictaminan la manera como se construyen los sistemas a partir de los subsistemas.
• Datos: Se compone de símbolos que no son relevantes sin un contexto dado.
• Información: Consiste en estímulos que, en forma de signos del lenguaje, señales o símbolos, desencadenan el análisis, la comprensión y el comportamiento humano.

Ejemplos de Sistemas de Información

• Sistemas de control de calidad
• Sistemas de control de inventario
• Base de datos de una biblioteca

Sistema de Información Gerencial (SIG)

Un Sistema de Información Gerencial (SIG) es un sistema integrado usuario-máquina, útil para suministrar información y para apoyar las operaciones, la administración, el análisis y las funciones de toma de decisiones.

El sistema de información se describe como una estructura piramidal en la cual:

• La parte inferior está relacionada con el procesamiento de transacciones.
• El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias.
• El tercer nivel está orientado a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control administrativo.
• El nivel más alto está orientado a apoyar la planeación estratégica.

Elementos Operacionales de un Sistema de Información

Los elementos operacionales de un SIG se dividen en Componentes Físicos y Funciones de Procesamiento.

Componentes Físicos

1. Equipos (Hardware): Se refiere al sistema de computación físico y a los dispositivos asociados. El equipo debe proveer cinco funciones principales:
   • Entrada
   • Salida
   • Almacenamiento secundario para los datos y programas
   • Procesador central (cálculos, control y almacenamiento primario)
   • Comunicaciones
2. Software: Es un término amplio que se le da a las instrucciones que dirigen la operación del equipo. El software se puede clasificar en dos clases principales:
   • Software del sistema
   • Software aplicativo
3. Base de Datos: La base de datos contiene todos los datos que utiliza el software aplicativo.
4. Procedimientos: Los procedimientos de operaciones normales son componentes físicos en razón de que existen en una forma física, tal como un manual o libro de instrucciones.
5. Personal de Operación: Operadores del computador, analistas de sistemas, programadores, etc.

Funciones de Procesamiento

1. Procesar Transacciones: Una transacción es una actividad tal como efectuar una compra, una venta o fabricar un producto. Puede ser interna a la organización o puede incluir la organización y una entidad externa.
2. Mantener los Archivos Maestros: Muchas actividades de procesamiento requieren la creación y el mantenimiento de archivos maestros, los cuales guardan datos relativamente permanentes o históricos acerca de las entidades organizacionales.
3. Producir Informes: Los informes son productos significativos en un sistema de información. Estos deben tener la capacidad de producir informes especiales basados en solicitudes programadas y no programadas.
4. Procesar Preguntas: Corresponde a la capacidad de generar respuestas utilizando la base de datos. La función esencial del procesamiento de preguntas es lograr que cualquier registro o cualquier elemento sea fácilmente accesible al personal autorizado.
5. Procesar las Aplicaciones Interactivas de Soporte: El sistema de información contiene aplicaciones diseñadas para apoyar las interactivas de soporte (sistemas de planeamiento, análisis y toma de decisiones).

Principios para la Construcción de Sistemas a partir de Subsistemas

Los principios a estudiar son: Descomposición, Simplificación y Desacoplamiento.

Descomposición

Un sistema complejo es difícil de comprender cuando se considera como un todo. Por lo tanto, el sistema se descompone o factoriza en subsistemas. Los límites e interfaces están definidos de tal manera que la suma de los subsistemas constituye un sistema completo. Este proceso de descomposición se continúa con los subsistemas que se dividen en subsistemas más pequeños hasta que el más pequeño de los subsistemas tenga un tamaño manejable.

Simplificación

Es el proceso de organizar los subsistemas de manera tal que se reduzca el número de interconexiones. Se establece que las agrupaciones de subsistemas interactúan cada una con la otra; por lo tanto, un simple paso de interfaz se define de un grupo hacia otros subsistemas o grupos de subsistemas:

Desacoplamiento

Si dos diferentes subsistemas están conectados de modo muy compacto, se requiere entre ellos una coordinación muy exacta. Tales acoplamientos tan compactos plantean una coordinación muy fuerte y exigencias de oportunidad entre los dos sistemas. La solución es desacoplar o reducir el nivel de acoplamiento de tal manera que los sistemas puedan operar en el corto plazo con alguna medida de independencia.

Algunos métodos de desacoplamiento son:

• Inventarios o almacenamientos intermedios: Las memorias intermedias de datos se utilizan en algunos sistemas de computación para compensar las diferentes relaciones de entrada y salida de datos.
• Recursos de holgura
• Estándares