Conceptos Fundamentales en Sistemas de Información

Clasificación y Gestión de la Información

Datos Cuasiestructurados (D. CUASI ESTRUCT)

Archivos de texto con formato errático, pueden ser formateados con herramientas. Ejemplos incluyen páginas web.

Metadatos

Conjunto de datos que describen el contenido informativo de un recurso de archivos. Son información que describe los datos.

Son una herramienta con múltiples ventajas que posibilitan una buena administración de los datos cuando se llevan a cabo los procesos de gestión y gobierno de la información. Ejemplo: Aplicaciones (GPS).

Características de las Herramientas de Gestión de Datos
  • Son multifuncionales, facilitan la búsqueda y el análisis.
  • Ayudan a buscar los datos más fácilmente y realizan el análisis de los datos desde la propia fuente, favoreciendo la documentación, transformación y reporting.
  • Ayuda a la integración.
  • Facilita la estandarización.
  • Mejora los informes.
  • Realiza desarrollos más rápidos.
  • Gestiona los cambios y proporciona mayor seguridad.

Información (INFO)

Conjunto de datos procesados, que tienen un significado y son de utilidad para quien toma decisiones, al disminuir su incertidumbre. Los datos se transforman en información añadiéndoles Valor (V):

  • Tiene significado, resulta de seleccionar datos, resumirlos y presentarlos de modo útil al receptor.
  • Producto de un proceso que da significado al dato.
  • Significación humana asociada con un objeto o evento observable.
  • Datos modelados para ser significativos y útiles a las personas.
  • Existe por sí misma.
  • Aunque es ventajoso tener acceso a información, no implica una habilidad.
  • La transmisión de información es inmediata y solo requiere el soporte adecuado.

Conocimiento (CONO)

Para existir, debe existir un sujeto que conoce. El conocimiento proporciona una habilidad para quien lo posee. La transmisión del conocimiento implica un tiempo, según lo complejo del proceso de enseñanza, en el cual la experimentación es importante.

Ejemplo: A partir de unos datos se puede generar información sobre las características de la población de un lugar, y esa información pasa a ser conocimiento.

Modelo Intelectual

Medición y gestión del capital intelectual (activos que generan valor en el futuro) de las empresas.

  • Humano: Conocimiento explícito e implícito útil para las personas de la organización. No es propiedad de la empresa, no se compra (liderazgo, trabajo en equipo).
  • Estructural: Conocimiento sistematizado e interno a la empresa. Propiedad de la empresa, permanece cuando los empleados la abandonan.
  • Relacional: Conjunto de relaciones que la empresa mantiene con su entorno externo. Mide la base de clientes relevantes, lealtad, satisfacción, cercanía al mercado.

Arquitectura de Sistemas (Arq d 1 sist)

Describe la forma en la que trabajan los diferentes componentes. Existen distintos tipos de arquitectura; la estructura varía en función de las necesidades de las empresas y el momento histórico. Se realiza una subdivisión lógica de los sistemas de información en 3 niveles:

  1. Interfaz de usuario: Reside la lógica de presentación e interacción con el usuario.
  2. Lógica de negocio: Residen las reglas de negocio y validación. Núcleo funcional de la aplicación.
  3. Acceso a los Datos: Nivel encargado de la persistencia e integridad de la información en el sistema.

Arquitecturas Históricas y Modernas

Arquitectura de los Sistemas Centralizados

Su implementación física consiste en tener un ordenador central que sirve a muchos usuarios conectados por una pantalla tonta que se utiliza para entrar o actualizar datos y acceder a información. La interfaz de usuario, reglas de negocio y los datos residen en la misma máquina.

IBM popularizó este tipo de arquitectura para satisfacer las necesidades de procesamiento de corporaciones. Actualmente muy pocas organizaciones utilizan este tipo de arquitectura.

Host: Ordenador o conjunto de ordenadores que ofrecen sistemas y datos al resto de ordenadores conectados a la red, local o global.

Arquitectura Cliente/Servidor

En los años 80 se extendió el uso de terminales inteligentes en forma de PC de sobremesa o portátiles que incorporan elevadas capacidades de procesamiento y almacenaje. Los usuarios pueden procesar información, de forma descentralizada y autónoma respecto al ordenador central. Aumentan numerosas redes locales/departamentales/corporativas.

En esta arquitectura, tanto la interfaz de usuario, basada en Windows, como la lógica de negocio de las aplicaciones residen en las máquinas cliente. Los datos residen en el servidor y son compartidos por todas las estaciones cliente.

Arquitectura Distribuida

Aparece en los años 90 con el uso de Internet. Implica la división entre los niveles lógicos, necesaria para soportar las nuevas arquitecturas de Internet. Se consigue con la incorporación de un servidor de aplicaciones. La lógica de negocio es ejecutada ahora en los servidores de aplicaciones.

Cada nivel dispone de un tipo de servidor físico especializado:

  • Interfaz de usuario: Servidor web.
  • Lógica de negocio: Servidor de aplicaciones.
  • Acceso a los Datos: Servidor de base de datos.

Browser: Navegador de Internet; software que permite la visualización de los contenidos de una página web.

Arquitectura Cloud (La Nube)

El Cloud Computing y el almacenamiento en la nube se han convertido en el método preferido para ofrecer información y funcionalidades. Algunos servicios ofrecen una amplia gama de servicios y funcionalidades, como: compra virtual, investigación, redes sociales, consumo de entretenimiento y protección de documentos digitales importantes. Otros servicios se centran en las pequeñas y grandes empresas, gobiernos y otras instituciones.

En el núcleo de todos los servicios, productos y soluciones están las herramientas de software con 3 pilares subyacentes de funcionalidad: herramientas para procesar datos, ejecutar aplicaciones para mover datos y para conservar o almacenar datos.

Tipos de Redes Informáticas

Según Cobertura Geográfica

  • LAN (Local Area Network): Alcance limitado a un área pequeña bien definida, como un departamento, oficina o edificio. Operan como una sola red de localización, aunque sirve a varios usuarios al mismo tiempo.
  • MAN (Metropolitan Area Network): Alta velocidad y cobertura intermedia, abarca un área geográfica más extensa que una LAN, como una porción de una ciudad o campus universitario.
  • WAN (Wide Area Network): De mayor envergadura, las más abarcables y de mayor velocidad. Cubren una extensa porción geográfica, cuando no al mundo entero.

Topologías de Red

Las redes pueden ser Ethernet (cableadas) o inalámbricas.

  • En Bus: Un único canal de comunicación al cual se conectan los diferentes dispositivos. Todos los dispositivos comparten el mismo canal para comunicarse entre sí; lleva la información a todos los componentes de la red, la información va de manera secuencial hacia los nodos de la red. Desventaja: si se interrumpe el cable central, la red queda inutilizada. El desempeño disminuye cuando la red crece.
  • En Estrella: Estaciones conectadas a un punto central y todas las comunicaciones se hacen a través de este. Tiene un nodo central para prevenir problemas relacionados con el eco. El host realiza todo el trabajo. Si un nodo falla la red continúa trabajando, pero depende del funcionamiento del Host.
  • En Anillo: Cada estación está conectada a la siguiente y la última está conectada a la primera. Cada estación tiene un receptor y un transmisor que hace la función de repetidor, pasándose las señales.
  • En Árbol: Los nodos están colocados en forma de árbol. Es una serie de redes en estrella interconectadas, no tiene nodo central. Tiene un nodo de enlace troncal, ocupado por un hub/switch, desde el cual se ramifican el resto de nodos. La falla de un nodo no interrumpe la comunicación.
  • En Malla: Cada nodo conectado a todos los nodos. Es posible llevar los mensajes de un nodo a otro por diferentes caminos. Es completamente conectada, no existe ninguna interrupción en las comunicaciones. Cada servidor tiene sus propias conexiones con el resto de servidores. Muy usada. Si fallara un nodo, se puede seguir intercambiando información entre nodos.
  • Inalámbrica: Conexión de nodos a través de ondas electromagnéticas, sin necesitar una red cableada. La transmisión y recepción se dan a través de puertos. Ventajas: coste, elimina cableado Ethernet y conexiones físicas entre nodos. Desventajas: seguridad más exigente y robusta para evitar intrusos.

Tipos de Redes Inalámbricas (Según Cobertura)

  • WPAN (Wireless Personal Area Network): Red de cobertura personal, cuyo objetivo es comunicar cualquier dispositivo personal (ordenador, terminal móvil, PDA) con sus periféricos y permitir una comunicación directa a corta distancia entre estos dispositivos.
  • WLAN (Wireless Local Area Network): Tecnologías basadas en Wifi (estándar de comunicación inalámbrica) que presenta mejoras de velocidad según sus estándares y distancia de hasta 20 Km. Utiliza un Access Point para distribuir equipos de comunicación inalámbricos, formando una red inalámbrica que interconecta dispositivos móviles o tarjetas de red inalámbricas.
  • WMAN (Wireless Metropolitan Area Network): Redes de área metropolitana con tecnologías basadas en interoperabilidad mundial para acceso con microondas (WIFI) pero con mayor cobertura y ancho de banda.
  • WWAN (Wireless Wide Area Network): Tecnologías de red celular de comunicación móvil para transferir los datos como WiMAX, GPRS, 3G, 4G y futuro 5G.

Redes WAN y Seguridad

Las redes WAN incorporan redes de menor tamaño en una sola, interconectando usuarios separados por grandes distancias, mayores tasas de transmisión y diversos niveles (capas) de datos. Implica la necesidad de máquinas dedicadas a la ejecución de programas de usuario. Tienen diferentes tamaños, desde conexiones entre diferentes departamentos del ayuntamiento hasta la conexión de una estación base para controlar una red 4G.

Cuando la comunicación se realiza de forma intercontinental, se hace a través de WAN. Ejemplo: una empresa española puede ejecutar su sistema de gestión integral en un servidor dentro de la misma WAN en EE. UU.

Para limitar desventajas de una conexión inalámbrica, se trabaja con Red Privada Virtual (VPN). La comunicación que se da está encriptada y no es visible para terceros.

Intranet: Los usuarios deben iniciar sesión con un código de paso. Garantiza o rechaza el acceso a los usuarios.

Ejemplos de grandes redes:

  • World Wide Web (WWW): Permite la conexión a un conjunto enorme de datos disponibles en línea, desde cualquier parte del mundo que cuente con un punto de acceso y un ISP.
  • Redes bancarias nacionales: Administran información financiera secreta.
  • Redes de televisión por suscripción: Emplean satélites y otros mecanismos para emitir señal para hogares suscritos.

Estructura Organizacional y Roles en TI

Función de Dirección

Función de Estudios

Vinculada con los proyectos de desarrollo y aplicaciones para clientes.

  • Director de desarrollo: Máxima responsabilidad de los equipos de análisis y desarrollo, estudios funcionales/proyectos/implantación.
  • Responsable de área: Garantizan la transversalidad entre proyectos.
  • Jefes de proyecto: Responsables de todas las etapas de un proyecto.
  • Arquitecto de sistemas: Pone en práctica la arquitectura técnica/funcional.
  • Arquitecto de bases de datos: Normalización de proyectos.
  • Analistas funcionales: Analizan necesidades del usuario.

Función de Explotación y Producción

Vinculada con la operativa diaria de los sistemas, mantenimiento y seguridad.

  • Director de producción y explotación: Máxima responsabilidad del equipo de sistemas de explotación.
  • Administrador de bases de datos (DBA): Gestiona las bases de datos.
  • Técnicos de sistemas: Gestionan incidencias de los usuarios del sistema.
  • Responsable de sistemas y redes: Optimizan la circulación de la información.
  • Responsable de telecomunicaciones: Gestiona la red local y el resto de los sistemas de comunicación.

Función Comercial

Empresas que proporcionan soluciones informáticas a sus clientes finales. Desarrollo por consultores con perfil técnico.

  • Director Informática: Responsable de preventa (aspectos técnicos asociados a la acción comercial) y postventa (ayuda al cliente con dudas y problemas técnicos relacionados con los sistemas).
  • CIO (Chief Information Officer): Con responsabilidad de calidad: implantación y control de sistemas de calidad.
Responsabilidades del CIO
  • Gestión de valor.
  • Alinear tecnología y estrategia.
  • Agente del cambio.
  • Gestión de la cartera de proyectos y profesionales de Sistemas de Información (SI) y madurez de los procesos de SI.
Habilidades del CIO

Estratega, político, líder, gestor de información, integrador, controlador, alto ejecutivo.

Gestión del Cambio y Rediseño de Procesos

Etapas de Kotter para el Cambio

  1. Establecer una sensación de urgencia: Hacer comprender la vulnerabilidad de la empresa a la organización, comunicar la sensación de urgencia. ¿Cuándo se percibe? Al menos un 75% de la empresa es consciente que con el modelo actual la empresa tendrá serios problemas en el futuro. Más de la mitad de las empresas no han sido capaces de crear la sensación de urgencia necesaria.
  2. Formar una poderosa coalición: Conseguir un importante grupo de seguidores. El grupo inicial debe tener una reconocida reputación y relación, y es esencial que esta coalición haya adquirido la sensación de urgencia, de lo que está pasando y de lo que se necesita.
  3. Crear la visión: Aporta la dirección hacia la que la organización necesita moverse y ayuda a motivar al grupo, a que los diferentes proyectos estén alineados y conocer cómo se ejecuta el cambio.
  4. Comunicar la visión: Utiliza diferentes canales y oportunidades de comunicación. Este proceso fallará a menos que la mayoría de la organización lo comprenda, se comprometa e intente que todos los esfuerzos se dirijan a conseguir el cambio. El líder debería estimar cuánta comunicación es necesaria para transmitir la visión y por diez.

Definición y Tipos de Procesos

Proceso: Actos planificados que implican la participación de un número de personas y recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo identificado.

Tipos de Procesos

  • Estratégicos: Definir y controlar las metas, políticas y estrategias de la organización.
  • Operativos: Generan el producto o servicio (valor) para el cliente.
  • Soporte: Actividades necesarias para el correcto funcionamiento de los procesos operativos.

Niveles de Rediseño de Procesos

Mejora Continua

Cambio para perfeccionar funciones, no pretende modificaciones sustanciales y actúa sobre tareas. Implanta pequeños cambios en los sistemas de trabajo o circuitos organizacionales.

  • Objetivo: Conseguir un aumento suave pero constante de los niveles de calidad de una empresa. Este sistema configura equipos de trabajo que detectan problemas o áreas de mejora, aportan soluciones y las implantan.
  • Ventajas: Los cambios no se producen de manera traumática, son asumidos positivamente y de forma natural por los profesionales. No requiere grandes inversiones ni gran sobreesfuerzo de los empleados. Aumento gradual, progresivo y continuo de la calidad, eficacia y rentabilidad de los procesos.
  • Inconvenientes: No se obtienen grandes beneficios a corto plazo y a veces, podemos ser superados por acciones arriesgadas y agresivas de la competencia.

Reingeniería (Reengineering)

Modificación de un proceso completo en el que puede haber varias funciones y exige gran capacidad de esfuerzo. Cambios grandes y de gran calado.

  • Objetivo: Lograr un rápido y significativo aumento del nivel de producción o calidad de los productos o servicios. Elimina el proceso anterior, por ser ineficaz u obsoleto.
  • Ventajas: Si se toman decisiones correctas, pueden lograrse notables mejoras en eficacia, eficiencia, productividad y efectividad, alcanzando un balance global positivo y los resultados se notan a corto plazo.
  • Inconvenientes: Cambios radicales, conlleva malestar y dificultad de adaptación en empleados, y es la solución que implica mayor riesgo por la posible inadaptación de estos y sus inversiones.
  • Principios: Organizarse en torno a resultados. Se deben involucrar en el proceso. Incluir el trabajo del procesamiento de la información en el trabajo real que produce la información y capturar información una vez y en el origen.

Transformación

Cambia todos los procesos de una compañía, compromiso total y en casos extremos, cuando peligra la supervivencia de la empresa.

Automatización de Procesos

Análisis de Tareas del Proceso

Nivel de manualidad/repetición: Requiere input humano para ejecutar funciones, no pueden llevar a cabo actividades que requieran emitir juicio. Sistemas que realizan las tareas.

El proceso se puede automatizar: A través de diferentes módulos de un ERP mediante un BPM sobre la misma aplicación. Si las tareas se hacen fuera del SI (Excel, PDF, emails) se automatiza a través de un RPA (Robotic Process Automation).

Plataformas de RPA

Rinden mayor provecho cuando se aplican a los 3 tipos de procesos:

  • Específicos: Parte de una función más grande dentro de la empresa, son sencillos y repetitivos. Ejemplo: La recepción de facturas dentro de Cuentas por Pagar.
  • Multifuncionales: Se ejecutan por funciones en una organización. Ejemplo: Hacer conciliaciones bancarias y de facturas, para el cierre mensual/anual en una empresa.
  • Punta a Punta (End-to-End): Procesos completos que se llevan a cabo a través de múltiples áreas.