Documentos de Comunicación Escrita Profesional: Tipos y Normas

Comunicación Escrita: Concepto y Características

La comunicación escrita es aquella en la que el emisor, a través del lenguaje escrito, transmite un mensaje al receptor sin coincidir en espacio ni en tiempo.

Características de la Comunicación Escrita

• No hay retroalimentación inmediata.
• Requiere dominio de las palabras y de la gramática.
• Lo escrito supone una prueba del contenido del mensaje.
• Posibilita el envío de documentación adjunta.
• Inexistencia de comunicación verbal simultánea.

Pasos para una Comunicación Escrita Efectiva

1. Analizar previamente el contexto del mensaje.
2. Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir.
3. Ordenar las ideas en los distintos párrafos que contendrá el texto.
4. Elegir adecuadamente las frases y las expresiones que se van a utilizar.
5. Leer y revisar el texto antes de enviarlo definitivamente.

Principios Básicos de la Redacción Escrita

• Claridad: Es preciso utilizar las palabras con propiedad y construir las frases sintácticamente de manera sencilla.
• Sencillez: Supone hacerlo con nuestro propio vocabulario, sin palabras rebuscadas, con naturalidad y sin frases enrevesadas.
• Concisión: Expresarse con el menor número de palabras bien estructuradas.
• Cortesía: El tratamiento tiene que ser respetuoso y acorde a los vínculos de amistad, trato o confianza que existan entre el remitente y el destinatario.

Normas de Presentación de Documentos Escritos

Papel

Debe ser blanco, con un espesor mínimo de 80 g, tamaño DIN A4 (210 x 297 mm).

Márgenes

El margen izquierdo y superior deben ser de al menos 4 cm, y el derecho e inferior de 3 cm o más. Cuando un documento se compone de más de una página, el margen superior de la primera página será mayor que el de las siguientes.

Párrafos

Facilitan la lectura de un documento. Comienzan con mayúscula y terminan con punto y aparte.

Tipografía

Conviene adaptar la elección del tipo de letra al público al que va dirigida. Ha de ser funcional (sencilla y eficaz).

Interlineado

Se suele utilizar el sencillo o el de 1,5 y la alineación es la que proporcionan los procesadores de texto: a la izquierda, a la derecha, centrada o justificada por ambos lados.

Tamaño de Fuente

Entre 11 o 12 puntos. El color de fuente debe ser negro. Se puede resaltar alguna frase o palabra con subrayado, negrita o de otro color de fuente.

Tipos de Tratamiento para el Destinatario

Existen 5 tipos de tratamiento para el destinatario, según la relación con el remitente:

• Muy formal: El destinatario tiene un rango superior al remitente. Ejemplo: Excelentísimo Sr. Apellido.
• Personal e informal: Relación personal de mucha confianza entre el remitente y el destinatario. Ejemplo: Querido (Nombre).
• Cordial: Amistoso y respetuoso. Relación personal, pero de respeto. Ejemplo: A la atención de Nombre y Apellido.
• Educado: Neutral pero formal. Utilizado en correspondencia general de oficina. Ejemplo: A la atención del Sr. (Apellido).
• Neutral: Amistoso pero neutral. Se recomienda para toda la correspondencia, excepto la muy formal. Ejemplo: Estimado Sr. (Apellido).

Ortografía y Sintaxis en la Redacción

Puntos Clave para Cuidar la Ortografía y Sintaxis

• La división y separación de las palabras en sílabas.
• La colocación del acento ortográfico (tilde).
• El uso de las mayúsculas.
• La escritura de los números.
• La correcta concordancia en género y número de las palabras.
• La construcción de las oraciones.

Los Signos de Puntuación

Son importantes en el lenguaje escrito, porque a través de ellos conseguimos hacer que las personas que lean el texto que hemos elaborado lo interpreten de forma correcta, tal y como queremos expresarlo. Sirven para marcar las pausas y la entonación con que deben leerse los enunciados, organizar el discurso, facilitar su comprensión, evitar ambigüedades y señalar el carácter especial de determinados fragmentos de texto.

Tipos de Documentos Empresariales

El Aviso

Un aviso es un documento breve y conciso utilizado para comunicar información rápida, tanto interna como externamente.

Características del Aviso

• Se emite con el membrete oficial de la empresa.
• Siempre lleva la palabra «AVISO».
• Utiliza un lenguaje sencillo y comprensible.
• Termina con fecha, nombre del departamento y firma.

El Memorándum (Memo)

El memorándum es un documento escrito que se utiliza en la organización para transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc.

Características del Memorándum

• Información clara y precisa, referida a un único tema.
• Es más detallado y formal que un aviso. Se utiliza para transmitir información importante, instrucciones, políticas o decisiones.
• Es un documento formal que sigue una estructura específica.
• Tipos: Un memorando de procedimiento, un memorando de política de empresa, un memorando de asignación de tareas.

Estructura del Memorándum

• Cabecera: Datos del remitente, del destinatario, asunto y fecha.
• Cuerpo: Exposición de las peticiones, comentarios, etc.
• Pie: Fecha y se indica si hay documentos adjuntos.

Diferencias Clave entre Aviso y Memorándum

El Informe Profesional

El informe es un documento más extenso que se elabora a petición de alguien. Contiene una exposición detallada y ordenada de hechos, situaciones, actividades o personas. Brinda información a las empresas para facilitar la toma de decisiones.

Estructura del Informe

La estructura incluye los siguientes elementos: portada, índice, introducción, desarrollo y conclusiones, bibliografía y anexos.

Clasificación de Informes

Según su Contenido y Ámbito de Influencia

• Personales: Sobre personas concretas.
• Comerciales: Sobre la actividad de la empresa.

Según Ámbito:

• Internos: Elaborados en la empresa sobre la propia actividad de la empresa.

Según su Evaluación

• Informe Demostrativo: Refleja la constatación de unos hechos concretos y su prueba.
• Informe Valorativo: Da una visión personal, incluyendo recomendaciones y conclusiones.
• Informe Descriptivo: Se limita a relatar unos hechos de forma objetiva.

La Convocatoria

La convocatoria es un documento escrito con el que se cita a una o varias personas a fin de participar en un acto: reunión, junta de accionistas, una asamblea, etc. También se utiliza para informar a los empleados de temas que puedan resultar de su interés; por ejemplo: ayudas de comedor, transporte, becas.

Características de la Convocatoria

1. Debe figurar las personas convocadas, el orden del día y la hora, la fecha y el lugar de la celebración de la reunión.
2. Tiene que enviarse con antelación para que los asistentes puedan acudir y preparar los temas.
3. Debe incluir la firma del remitente (presidente, secretario o administrador).

El Acta de Reunión

El acta es un escrito en el que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión y de las posibles votaciones y acuerdos que se hayan adoptado. Nos permite saber la fecha, el lugar y la hora de una reunión, las personas que participan en ella y las que no asisten, los temas que se tratan, las decisiones que se toman y las conclusiones a las que se llega. El encargado de la redacción del acta es la persona que actúa como secretario de la reunión. Se suele emplear un estilo impersonal, siguiendo el orden cronológico de los hechos.

Contenido del Acta

• Se recogen los nombres y apellidos de los asistentes a la reunión.
• En el encabezamiento se recoge la fecha, el lugar y la hora.
• Se ha de recoger el orden del día de la reunión.
• En el cuerpo se recogen las intervenciones de los participantes y los acuerdos tomados, así como ruegos y preguntas.
• En el pie aparecerán las firmas y la hora de finalización. El secretario firmará para dar fe de lo sucedido en la reunión.

La Memoria de Actividades

Una memoria de actividades es un documento que emiten las empresas y que incluye datos de contenido muy diverso.

No existe una estructura fija, ya que cada empresa puede adaptarla a sus necesidades. Además, también es preciso tener en cuenta el público al que va dirigida la memoria: miembros de la junta directiva, socios, público en general, etc. Dependiendo de quién sea el destinatario del documento, habrá que incluir unos u otros contenidos.

Generalmente, la memoria se centra en destacar los logros que se han conseguido durante un periodo de tiempo determinado.

Dependiendo del tamaño de la empresa, su perfil jurídico, si cotiza o no en bolsa, etc., la forma de presentar la memoria puede ser distinta.

La Carta: Comunicación Externa Clave

La carta es el principal documento de comunicación externa de la empresa. Sirve para dirigirse a otras empresas o a particulares, que pueden ser clientes, trabajadores, proveedores, etc.

La redacción de una carta debe ser cuidada, de manera que el lector tenga la impresión de que ha sido escrita exclusivamente para él. De lo contrario, tiene muchas posibilidades de ser desatendida y terminar en la papelera sin haber sido leída.

Carta Circular

La carta circular es un documento que comunica alguna noticia o información de interés. Se envía un mismo modelo a varios destinatarios. Solo cambia el nombre y la dirección de la persona a la que se dirige.

Carta Comercial

La carta comercial es un documento utilizado por la empresa como apoyo a su actividad comercial. Con ella busca darse a conocer en el mercado o bien promocionar sus productos o actividades.

Estilos de Carta Comercial

El estilo de una carta comercial es la forma de distribuir y ordenar los distintos elementos de su estructura sobre el papel. Al elaborar una carta comercial, se puede optar por utilizar diversos estilos o formatos. No hay un formato que sea más acertado que otro, por lo que existe libertad para elegir uno concreto. Podemos destacar, por su uso habitual en el ámbito empresarial, los siguientes estilos:

• Estilo moderno: Todos los elementos de la carta quedan alineados a la izquierda del papel. No se utiliza sangría.
• Estilo evolucionado: No se emplea ni saludo ni despedida. Busca un trato más directo con el cliente.
• Estilo moderno modificado: Similar al evolucionado, salvo que la despedida y el cierre van alineados a la derecha.
• Estilo profesional: Hay sangría tanto en el saludo como al comienzo de cada párrafo. Los datos del destinatario, la despedida y el cierre van alineados a la derecha.

La Invitación Formal

La invitación es un documento de carácter formal que tiene como objetivo convocar a alguien a un acto.

En el ámbito empresarial, la invitación se utiliza para presentar un nuevo producto o servicio, inaugurar instalaciones, etc.

Características de la Invitación

• Membrete del emisor
• Lugar y fecha
• Saludo al destinatario
• Motivo
• Confirmación de asistencia
• Despedida

El Saluda: Documento Ceremonioso

El saluda es un documento de carácter breve y ceremonioso, que se utiliza con motivo de agradecimientos, felicitaciones, ofrecimientos, notificaciones o cualquier acto de carácter social.

Características del Saluda

• Su redacción es sencilla, sincera, cortés y muy cuidada.
• Normalmente se utiliza papel de tamaño cuartilla de muy buena calidad y de color blanco o marfil.
• Se redacta en tercera persona y no lleva firma del remitente.
• No figura la dirección del destinatario.

Estructura del Saluda

• Encabezado: Cargo de la persona remitente y la palabra «saluda» centrada, con letra distinta y mayor que la ya usada.
• Cuerpo: Contenido y objeto de la comunicación, por ejemplo: una invitación a un acto.
• Cierre: Del documento con una frase cortés. Se puede solicitar la confirmación de asistencia.

Las Tarjetas de Visita

Las tarjetas de visita son uno de los instrumentos tradicionales que, pese a la existencia de Internet y la expansión de los teléfonos inteligentes, resultan de gran utilidad a la hora de mantener el contacto en cualquier gestión comercial. En la labor comercial sigue existiendo un trabajo de calle que necesita herramientas que funcionen, y entre esas herramientas más tradicionales está la tarjeta de visita. Estas herramientas con los datos personales básicos pueden ser muy útiles.

El Comunicado o Nota de Prensa

Un comunicado o nota de prensa es un documento escrito dirigido a los medios de comunicación para anunciar algún evento de interés periodístico. Puede enviarse por correo electrónico a los medios escritos, la radio, la televisión y los medios online y bloggers. Un comunicado de prensa puede anunciar muchos tipos de noticias: eventos, promociones, nuevos productos y servicios, datos financieros, nombramientos, etc.

El uso de notas de prensa es común en el ámbito de las relaciones públicas. El objetivo que se persigue es atraer la atención de los medios de comunicación para que contribuyan a su difusión.

El Telegrama

Un telegrama es un documento que permite transmitir mensajes de manera rápida, y que puede ser ordinario o urgente; la tarifa por el servicio se cobra de acuerdo con el número de palabras contenidas en el texto del mensaje.

Por este motivo se utiliza una redacción concisa y breve, eliminando palabras y uniendo pronombres a verbos conjugados como «invítole», «felicítote», etc.

También es recomendable evitar el uso de abreviaturas que puedan confundir.

La Instancia: Solicitudes a la Administración Pública

La instancia es un documento que se utiliza para solicitar algo a la Administración pública (licencia de obras a un ayuntamiento, solicitar beca de estudios o reclamación a un organismo público, son ejemplos de instancia). Se emplea en el ámbito privado cuando la petición se dirige de un particular a una empresa.

Estructura de la Instancia

• Encabezamiento: Van datos personales de quien hace la petición y otra información relevante; fecha de nacimiento o el estado civil.
• Cuerpo:
  • La exposición de los hechos en los que se fundamenta la solicitud. Precedida por «Expone» o «Expongo», incluye una explicación detallada de datos, motivos, argumentos, en relación con la petición que se va a realizar.
  • La solicitud, consecuencia de los argumentos expuestos anteriormente, va precedida de la palabra «Solicita» o «Solicito», que al igual que el «Expone» o «Expongo» irá resaltada con respecto al resto del texto.
• Pie: Datos del organismo o persona a quien se dirige la instancia y la población donde radica, sin indicar la calle ni el número.

El Oficio: Comunicación Oficial

El oficio es el documento básico de comunicación dentro de la Administración pública para comunicarse entre sus distintas entidades y con los particulares. Su finalidad es informar o avisar a las personas, ya sean físicas o jurídicas, de algún hecho que las afecte. A través de oficios, la Administración nos responde a las solicitudes recibidas o a los recursos formulados.

Estructura del Oficio

• Logotipo/Escudo y datos del organismo que redacta el escrito.
• Datos y dirección del destinatario.
• Referencias en relación con el contenido del oficio.
• Texto del cuerpo.
• Fecha y firma del organismo, nombre y cargo que ocupa la persona que firma.

El Soporte Documental

El soporte es el medio a través del cual se produce la comunicación. Lo primordial es el léxico escrito, pero eso no implica que el texto no pueda llevar gráficos, dibujos o diseños.

El soporte tradicional de un documento es el papel, y la información se suele introducir en él manualmente. El formato del papel es DIN A4, excepto en el caso de algunos documentos específicos, como el saluda o la invitación, que se presentan en formatos de menor tamaño.

Tipos de Soportes Adicionales

¿Qué soportes debemos tener en cuenta?

Sobres

Constituyen el envoltorio, de papel, en el que se introduce el documento escrito para su entrega o envío. Existen tipos y tamaños de sobre, que se adaptan a las características y las dimensiones de su contenido: plastificados, con solapa.

Impresos

Formularios con partes fundamentales ya cumplimentadas y otras en blanco para que la persona interesada los rellene. Cuando los impresos se cumplimentan y firman, adquieren la consideración de documento. Si son necesarias varias copias, se suele utilizar papel autocopiativo de distintos colores.

Normalización de Impresos y Documentos

Normalizar es hacer que algo se ajuste a una norma, modelo o regla.

El organismo que se encarga del desarrollo y la difusión de las normas técnicas en España es AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación).

Criterios de Normalización AENOR

• Serie A: Regula los tamaños de papel. Se parte de un papel de 1 m² que, doblándose por la mitad exacta sucesivas veces, da lugar a nueve tamaños distintos de papel que van desde el A0 hasta el A8.
• Serie B: Regula el formato de los sobres de gran capacidad, está realizada en función de la serie A del tamaño de papel.
• Serie C: Regula el tamaño de los sobres de poca capacidad, está realizada en función de la serie A.