Pasos Clave para Constituir y Operar tu Empresa en México

Constitución Legal de la Empresa

La constitución de empresas es un conjunto de trámites realizados legalmente que darán formalidad a la creación de la misma. Esto nos permitirá poder separar el patrimonio con el que se cuenta a nivel personal y a nivel empresarial y gozar de responsabilidades limitadas al aporte por parte de cada miembro.

De esa forma se previenen malentendidos económicos y existe un respaldo ante la ley de lo que se estipuló en los trámites de la compañía, ya sean aportaciones, obligaciones, ganancias, responsabilidades, entre otras cosas, así como permite proteger el patrimonio de los empresarios frente a contingencias que puedan llegar a suceder en el curso de las operaciones de su negocio.

Cómo Crear una Empresa en México

Para lograr la creación de un proyecto empresarial en México es necesario tener en cuenta muchos aspectos, entre ellos la responsabilidad de cumplir con todos los trámites que las autoridades solicitan, ya sean administrativos, fiscales o legales para su constitución, dependiendo del tipo de empresa que se busca formar. A grandes rasgos, crear una empresa en México es sencillo, pues mientras se acaten los registros necesarios no habrá ningún problema en lograr la tarea siguiendo los pasos básicos.

Elección del Tipo de Sociedad

El primer paso es decidir qué tipo de sociedad buscamos formar, ya que dependiendo la que elijamos o la que se ajuste más a la actividad realizada, se presentarán variables en las características a realizar tanto administrativas como de gestión de capital.

La forma más común es la sociedad mercantil, la cual tiene como finalidad la especulación económica. Es decir, una sociedad mercantil es una sociedad cuyas actividades están directamente relacionadas al comercio o a actos sujetos al derecho mercantil y cuyo tipo depende de las necesidades que se tienen para conformarla.

Para fines fiscales, es necesario definir si un contribuyente realizará sus actividades económicas como persona física o como persona moral.

• Persona Física: Es un individuo que realiza cualquier actividad económica (vendedor, comerciante, empleado, profesionista, etc.), el cual tiene derechos y obligaciones.
• Persona Moral: Es el conjunto de personas físicas que se unen para la realización de un fin colectivo. Son entes creados por el derecho, no tienen una realidad material o corporal (no se pueden tocar como tal, como en el caso de una persona física); sin embargo, la ley les otorga capacidad jurídica para tener derechos y obligaciones.

Sociedades Mercantiles

Una sociedad mercantil es una persona jurídica que se crea para iniciar una actividad comercial con fines de lucro. En este sentido, se agrupan una o más personas físicas o morales, según la legislación mercantil, convirtiéndose ahora en socios para desempeñar una actividad económica.

La ley establece 7 tipos de sociedades mercantiles para crear una empresa en México. La diversidad da respuesta a las variables que participan durante la constitución, entre ellas:

• Si emprendes solo o en sociedad.
• El capital con el que se dispone.
• El tipo de administración deseada.
• El tamaño de la empresa y volumen de ingresos.
• Entre otros.

Sociedad Anónima (S.A.)

• Definición: Es aquella que se constituye con una o más personas físicas que solamente están obligadas al pago de sus aportaciones representadas en acciones.
• Constitución:

1. Mediante fedatario público.
2. Suscripción pública.

Socios: Dos o más socios, pueden ser personas físicas o morales.

Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.)

• Definición: Es aquella que se constituye con una o más personas físicas que solamente están obligadas al pago de sus aportaciones representadas en acciones.
• Constitución: Mediante el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía (Sistema Electrónico de Constitución de SAS).
• Socios: Una o más personas físicas. En ningún caso las personas físicas pueden ser simultáneamente accionistas de otro tipo de sociedad mercantil si su participación en dichas sociedades mercantiles les permite tener el control de la sociedad o de su administración.

Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. de R.L.)

• Definición: Es la que se constituye entre socios que solamente están obligados al pago de sus aportaciones, sin que las partes sociales puedan estar representadas por títulos negociables, a la orden o al portador, pues solo son cedibles en los casos y con los requisitos que establece la Ley General de Sociedades Mercantiles.
• Constitución: Mediante fedatario público.
• Socios: Dos y hasta cincuenta socios, personas físicas o morales.

Sociedad en Comandita Simple (S. en C.S.)

• Definición: Es la que existe bajo una denominación social y se compone de uno o varios socios comanditados que responden, de manera subsidiaria, ilimitada y solidariamente, de las obligaciones sociales, y de uno o varios comanditarios que únicamente están obligados al pago de sus aportaciones.
• Constitución: Mediante fedatario público.
• Socios: Uno o varios socios comanditados y uno o varios socios comanditarios.

Sociedad en Comandita por Acciones (S.C.A.)

• Definición: Es la que se compone de uno o varios socios comanditados (forman parte de la administración), y de uno o varios socios comanditarios (no participan en la administración).
• Constitución:

1. Mediante fedatario público.
2. Suscripción pública.

Socios: Dos o más socios, pueden ser personas físicas o morales.

Sociedad en Nombre Colectivo (S.N.C.)

• Definición: Es aquella que existe bajo una razón social y en la que todos los socios responden, de modo subsidiario, ilimitada y solidariamente, de las obligaciones sociales.
• Constitución: Mediante fedatario público.
• Socios: Dos o más personas físicas o morales, que pueden tener la calidad de socios industriales o capitalistas. La condición de socio es intransferible sin el consentimiento de los demás socios.

Sociedad Cooperativa (S.C.)

• Definición: Es una forma de organización social integrada por personas físicas con base en intereses comunes y en los principios de solidaridad, esfuerzo propio y ayuda mutua, con el propósito de satisfacer necesidades individuales y colectivas, a través de la realización de actividades económicas de producción, distribución y consumo de bienes y servicios.
• Constitución:

1. Mediante fedatario público.
2. A través de la inscripción de sus estatutos sociales ante un juez de distrito, juez de primera instancia en la misma materia del fuero común, presidente municipal, secretario, delegado municipal o titular de los órganos político-administrativos de la Ciudad de México o del lugar en donde la sociedad cooperativa tenga su domicilio.

Socios: Mínimo cinco socios (personas físicas), con excepción de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo, que se constituyen con un mínimo de 25 socios.

Licencias, Permisos y Regulaciones para el Funcionamiento

Registro y Autorización de Denominación o Razón Social

La denominación o razón social es, propiamente, el nombre de la empresa. Es la forma en la cual individualizamos e identificamos a una empresa o sociedad de otras, por lo que su función es muy similar al nombre de las personas, pues con el nombre, las empresas se distinguen unas de otras de la respectiva competencia y les da identidad.

Esto se hace ante la Dirección General de Normatividad Mercantil de la Secretaría de Economía, lo cual puede realizarse en línea siempre y cuando se cuente con la Firma Electrónica (FIEL) emitida por el SAT.

Acta Constitutiva

Es un documento obligatorio según la Ley General de Sociedades Mercantiles para el establecimiento formal de una sociedad u organización empresarial ante el Registro Público de Comercio. Se forma la empresa ante la ley y así protege todo lo que la conforma como inversionistas, socios, patrimonio, entre otros.

Folio Mercantil

Es un número consecutivo asignado automáticamente por el sistema registral, el cual se asigna a una sociedad constituida en México, constituyendo un expediente en el cual se agregarán todas aquellas modificaciones que la sociedad llegue a tener en el futuro, para efectos de brindar seguridad jurídica a los socios.

En ese sentido, cuando la sociedad designa nuevos representantes legales con facultades para vender activos de la empresa o hay variaciones en el capital social, por mencionar algunos ejemplos, dichos actos se agregan al expediente correspondiente al Folio Mercantil, para así registrar debidamente dichos actos y darles la formalidad requerida.

Inscripción al Registro Federal de Contribuyentes (RFC)

Toda actividad comercial es considerada económica ya que se generan ingresos con ella, pero también se obtiene la obligación de pagar impuestos al Estado. Es ahí donde recae la importancia del Registro Federal de Contribuyentes, mejor conocido como RFC.

De esa forma se puede cumplir con las obligaciones que se adquieren como contribuyentes ante el SAT. La inscripción puede hacerse de forma presencial en sus oficinas, o bien en línea a través de su página web.

Alta Patronal ante el IMSS

Es el trámite que debe realizarse en el IMSS por parte del denominado patrón para inscribirlo al instituto mediante una clave asignada. Esto sirve para verificar que se cumplan las obligaciones que el reglamento de la Ley del Seguro Social establece para los patrones.

El patrón debe registrar a sus trabajadores y los datos pertinentes al respecto de cada uno que le concierne al IMSS, así como llevar registro de salarios, nóminas y días trabajados para garantizar su seguridad médica y en temas de retiro.

Inscripciones y Aperturas Adicionales

Dependiendo el lugar en el que se encuentre la empresa, se necesitarán documentaciones y trámites adicionales tanto municipales como estatales, esto debido al cumplimiento de los requisitos que existen en cada uno de ellos. El costo y duración de cada uno depende de igual forma de las instancias del lugar en el que nos encontremos.

Algunos ejemplos de trámites de este tipo pueden ser los relacionados a Protección Civil, uso de suelo, contribuciones locales, por mencionar algunos. Es recomendable investigar previamente para saber qué se requiere en la localidad que se vaya a ubicar el proyecto.

Obligaciones Fiscales

Tanto si emprendes de forma individual como en sociedad, debes informar a las autoridades fiscales –encargadas de la recaudación de impuestos– sobre los ingresos obtenidos por la empresa.

La forma de hacerlo es a través de facturas electrónicas expedidas por la empresa en cada transacción comercial, además de las declaraciones mensuales y anuales de tales operaciones.

Principales Obligaciones Fiscales de una Persona Moral (Régimen General)

Las principales obligaciones de una persona moral inscrita bajo el régimen general son:

1. Inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
2. Solicitar el certificado de firma electrónica o e.firma (FIEL).
3. Expedir facturas electrónicas (conocidas en México como Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI).
4. Llevar la contabilidad electrónica teniendo en cuenta lo establecido en el Reglamento del Código Fiscal de la Federación (CFF).
5. Presentar pagos provisionales y definitivos de los impuestos.
6. Realizar retenciones al Impuesto sobre la Renta (ISR) cuando se paguen salarios a trabajadores o se efectúen pagos a personas físicas por la prestación de servicios profesionales.
7. Presentar las retenciones del ISR o IVA que se hayan hecho, si es el caso.
8. Presentar la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT).
9. Presentar declaraciones informativas anuales.
10. En caso necesario, presentar la declaración Informativa Múltiple.

Estructura Organizacional

Estructura organizacional es un sistema utilizado para definir una jerarquía dentro de una organización. Identifica cada puesto, su función y dónde se reporta dentro de la organización.

Esta estructura se desarrolla para establecer cómo opera una organización y ayudar a lograr las metas para permitir un crecimiento futuro. La estructura se ilustra utilizando una tabla organizacional.

Kast & Rosenzweig (1974) definen a la estructura como el patrón establecido de relaciones entre los componentes o partes de la organización. No obstante, la estructura de un sistema social no es visible de la misma manera que en un sistema biológico o mecánico. No puede ser vista, pero se infiere de las operaciones reales y el comportamiento de la empresa.

Organigrama

El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

• Objeto: Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

Organigrama Funcional o Estructural

Es un organigrama vertical que configura la estructura organizativa a partir de las funciones.

Parte de un CEO o líder y, posteriormente, se divide en áreas o departamentos. Por ejemplo, el departamento Comercial agrupa a todos los especialistas en el departamento. Se plasma gráficamente de manera vertical.

Organigrama Matricial

Esta estructura combina distribuciones verticales y horizontales. Por un lado, los puestos de trabajo y departamentos se dividen según las funciones. Y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. La jerarquía se divide en dos líneas independientes que cuentan con los mismos derechos.

Organigrama Lineal o Vertical

Se considera el organigrama más clásico. Representa la estructura de arriba hacia abajo: el CEO o líder está en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados. Es una estructura algo más rígida en cuanto a autoridad y responsabilidad.

Se adapta a organizaciones de distintos tamaños.

Organigrama Horizontal

El organigrama horizontal se despliega de izquierda a derecha: las personas con mayor jerarquía aparecen en el extremo izquierdo y las siguientes escalas jerárquicas se van desplegando hacia la derecha.

Descripción de Puestos

La descripción de puestos es una herramienta utilizada en el área de capital humano que consiste en enlistar y definir las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los puestos laborales incluidos en la estructura organizacional de la empresa y detallando la misión y el objetivo que cumplen de acuerdo a la estrategia de la compañía.

Plan Financiero

La planificación financiera es una herramienta sumamente flexible que se puede adaptar y utilizar en diferentes campos y ámbitos de las empresas, así como también de las personas. Ámbitos tales como: un presupuesto familiar; ayudar a un cliente a establecer objetivos y un plan para alcanzarlos; planificación de fondos educativos para niños; planificación de compensaciones; planificación de la jubilación y el patrimonio; planificación de liquidez familiar, post mortem; planificación de distribución de pensiones; planificación de cuidado de ancianos.

La planificación financiera se presenta como un útil y eficiente mecanismo para las empresas, por su alcance de adaptarse a la disposición y características de estas, propiciando beneficios sostenibles en el tiempo.

Es por ello que las entidades deben efectuar continua y oportunamente planificación financiera a fin de optimizar los ya existentes procesos, mejorar las finanzas y determinar en la empresa qué áreas no cuentan con una adecuada operatividad y necesitan especial atención para mejorar su gestión y alcanzar los objetivos propuestos.

La Inversión Inicial

Es aquel montante o capital que es necesario para la apertura de un negocio. Como ya hemos comentado anteriormente, la planificación es fundamental para la buena marcha del negocio. Es por ello que necesitamos elaborar un plan de inversión inicial.

La inversión inicial para una empresa es dinero. Es el financiamiento para la empresa o el dinero que se utiliza para su operación y para la compra de activos. El costo de capital es lo que cuesta obtener ese dinero o financiamiento.

Estos fondos pueden provenir de los ahorros personales del dueño del negocio, de un préstamo bancario, una subvención del gobierno, dinero prestado por diversas fuentes (familiares y amigos, por ejemplo) o dinero recaudado de inversionistas externos.

Financiamiento

Es el proceso de viabilizar y mantener en marcha un proyecto, negocio o emprendimiento específico, mediante la asignación de recursos capitales (dinero o crédito) para el mismo. Dicho más fácilmente, financiar es asignar recursos capitales a una iniciativa determinada.

El financiamiento es un elemento clave en el éxito de cualquier proyecto o empresa, ya que involucra los recursos que se necesitarán para ponerlo en marcha. Todo proyecto requiere, de una u otra manera, de cierto margen de financiación.

Financiamiento Interno

Aquel que proviene de los mismos participantes en el proyecto o empresa, es decir, del interior de la organización: de sus inversores, dueños o accionistas, o bien del fruto de sus propias ganancias o actividades lucrativas.

Aportes patrimoniales de los socios de la empresa: Generalmente son aportes que se hacen en el momento de la constitución. Se sugiere implementar mecanismos de aportes periódicos (anuales) con base en los resultados. Integrar socios que aporten recursos complementarios, sean estos recursos intelectuales o económicos.

Financiamiento Externo

Aquel que proviene de entidades foráneas al proyecto o la empresa, es decir, que es asignado por otras empresas, particulares o instituciones y que a menudo requiere de cierto tipo de validación, contraprestación o endeudamiento.

• Créditos: Son formas de endeudamiento, pagaderos en diversos lapsos de tiempo y con diversos márgenes de interés. Usualmente los otorga una organización financiera (bancos, prestamistas, etc.), aunque también pueden ser otorgados por instituciones públicas, usualmente en términos más benévolos. Las hipotecas, los bonos, los pagarés y las líneas de crédito son ejemplo de ello.
• Incorporación de inversionistas: Muchas iniciativas pueden hallar financiamiento abriendo su equipo al ingreso de nuevos elementos, ya sean accionistas nuevos (es decir, vendiendo acciones de la empresa) o nuevos patrocinantes (a los que brindar a cambio publicidad o reconocimiento para las labores de responsabilidad social empresarial).
• Préstamos informales: De naturaleza semejante a los créditos, pero otorgados en términos menos formales, pueden provenir de un amigo, un familiar, un prestamista o algo semejante.
• Liquidación de bienes o servicios: En caso de que la empresa o el emprendimiento posean bienes que vender o servicios que prestar, puede intentar autofinanciarse mediante la oferta de los mismos, siempre y cuando ello no le impida continuar la existencia, o desnaturalice el proyecto en sí.

Presupuesto de Egresos

El documento que recoge las estimaciones de entrada y salida de recursos monetarios para un determinado periodo recibe el nombre de presupuesto. Gracias a este documento, es posible calcular y plasmar en un registro cuánto dinero se requiere para desarrollar una acción o materializar un proyecto.

Los egresos implican la salida de algo. El uso más frecuente del término aparece en la contabilidad para nombrar y cuantificar el dinero que sale de las arcas de una entidad, en oposición al dinero que entra (los ingresos).

Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)

Consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que, en su conjunto, diagnostican la situación interna de una organización, así como su evaluación externa, es decir, las oportunidades y amenazas. También es una herramienta que puede considerarse sencilla y que permite obtener una perspectiva general de la situación estratégica de una organización determinada.

• Una fortaleza de la organización: Es alguna función que esta realiza de manera correcta, como son ciertas habilidades y capacidades del personal con ciertos atributos psicológicos y la evidencia de su competencia (McConkey, 1988; Stevenson, 1976). Otro aspecto identificado como una fortaleza son los recursos considerados valiosos y la misma capacidad competitiva de la organización como un logro que brinda esta o una situación favorable en el medio social.
• Debilidad: Se define como un factor que hace vulnerable a la organización o simplemente una actividad que la empresa realiza en forma deficiente, lo que la coloca en una situación débil (Henry, 1980).
• Oportunidades: Constituyen aquellas fuerzas ambientales de carácter externo no controlables por la organización, pero que representan elementos potenciales de crecimiento o mejoría. La oportunidad en el medio es un factor de gran importancia que permite de alguna manera moldear las estrategias de las organizaciones.
• Las amenazas: Son lo contrario de lo anterior, y representan la suma de las fuerzas ambientales no controlables por la organización, pero que representan fuerzas o aspectos negativos y problemas potenciales.

Análisis de Factores Internos

El análisis interno trata de identificar la estrategia actual y la posición de la empresa frente a la competencia. Deben evaluarse los recursos y habilidades de la empresa, con una especial atención a la detección y a la eliminación de los puntos débiles y potenciación de los puntos fuertes, así como la capacidad de resistencia de la propia empresa, es decir, la fortaleza de la misma en el caso de que la formulación estratégica falle.

Análisis de Factores Externos

El análisis externo supone determinar los factores estratégicos del entorno, a fin de detectar las posibles amenazas y oportunidades para la empresa. Así serán factores significativos de estudio los competidores actuales, su cuota de mercado, los posibles competidores futuros, el desarrollo tecnológico, los sistemas de información y comunicación, productos sustitutivos, etc.

Macroentorno o Entorno General

El macroentorno o entorno general está constituido por factores:

• Económicos: Tasa de interés, inflación, tasa de empleo y desempleo, tipo de cambio, políticas monetarias y fiscales.
• Demográficos: Población por edades y sexo, estructura familiar, movimientos migratorios, crecimiento de la población.
• Socioculturales: Estilos de vida, modas y costumbres, grupos sociales, huelgas, sindicatos.
• Político-legales: Estabilidad política, regulaciones, normativas, legislación vigente, elecciones.
• Tecnológicos: Innovaciones científicas, tecnológicas, desarrollo tecnológico por sectores económicos.
• Medio ambiente: Lluvia, sequías, cambios meteorológicos.