Planificación de la Situación

Planning Situación: Similar al de carga pero más completo, control global de los trabajos del taller.

Características del Planning de Situación

  1. Programa los trabajos de los operarios y modifica la situación (cambio de sección, operario, etc.).
  2. Permite ver el seguimiento de la reparación (sección actual, qué falta por hacer).
  3. Puede controlar al trabajador (si se queda sin faena, darle más trabajo).

Fases de la Planificación Dentro del Taller

  1. Cumplimiento de la Orden de Reparación (OR): Diagnóstico adecuado, tiempo de trabajo asignado.
  2. El planificador analiza todas las OR y asigna a operarios/hace el planning. (Si se hace bien = plazos de entrega de vehículos, carga equilibrada en el taller).
  3. El operario recibe el vehículo. Si surgen imprevistos, el trabajador avisa a recepción/jefe de taller y anota en la OR.
  4. El planificador hace seguimiento.
  5. Finaliza la reparación y el planificador modifica el planning.

Ejemplo de Fichaje

Reloj automático, digital.

Características del Reloj Digital

  • Cantidad infinita de usuarios.
  • Configuración de turnos.
  • Prepara informes (horas normales y horas extras/ausencias y retrasos).
  • Trabajar con usuarios con diferentes niveles de permisos.
  • Conexión al reloj por internet.

Cosas a Considerar: Horas Facturadas vs. Presencia

  • Tiempos muertos/momentos en que no había trabajo.
  • Tiempos improductivos (mala organización, incorrecta forma de apuntar de todos o algunos operarios).

Documentos Administrativos

Presupuesto, resguardo de depósito, orden de reparación, factura. Documentos utilizados en diferentes procesos del paso del vehículo por el taller.

Presupuesto

Documento donde sale la previsión de gastos de la reparación con anterioridad a la misma.

Contenido del Presupuesto

  • Datos del taller/cliente/vehículo (matrícula, bastidor, km).
  • Trabajos pendientes y recambios a sustituir con precios individuales.
  • Importe total del presupuesto e IVA aplicado.
  • Validez mínima de 12 días hábiles.
  • Texto: (Importe del presupuesto por X, salvo daños ocultos).

Resguardo de Depósito

Documento que debe entregarse al cliente en el momento en que deja el vehículo en el taller como justificante.

Información del Resguardo de Depósito

  • Datos del cliente/taller.
  • Nº de referencia de la reparación.
  • Identificación del vehículo.
  • Comentarios del cliente.
  • Autorización para realizar pruebas necesarias al vehículo.
  • Autorización de reparación hasta determinada cantidad.
  • Firmas del recepcionista/jefe de taller y cliente.
  • Fecha de entrega.
  • Destrucción de recambios sustituidos después de revisarlos por el cliente.

GANVAM

Asociación nacional de vendedores de vehículos a motor, reparación y recambios.

Contenido Mínimo de la Factura

  • Siempre en soporte escrito con 1 original y copia.
  • Numerada de forma correlativa (sin saltos ni omisiones, tampoco repetir número).
  • Nombre/apellidos o razón social del expedidor de la factura y domicilio (también NIF o CIF).
  • Desglose de cualquier tipo de cargo devengado, operaciones realizadas, piezas o elementos utilizados y horas de trabajo señalando cada concepto, importe con tarifas y con lo presupuestado.
  • Base imponible e IVA y otros impuestos y tasas aplicables.
  • Lugar y fecha de emisión.
  • Firma y sello del taller.

Reorganización del Taller

  • Tiempos de reparación superiores a los establecidos por los fabricantes.
  • Facturas no ajustadas a la competencia.
  • Poca rentabilidad del taller.

Factores que Afectan la Productividad

  • Poca motivación por parte de los operarios del taller.
  • Maquinaria y herramientas inadecuadas y en mal estado.
  • Falta de formación y/o actualización de conocimientos.
  • Distribución inadecuada del trabajo.

Motivación de los Operarios del Taller

  • Descontento con las condiciones laborales (sueldo, horario…).
  • Problemas personales de los operarios (hacerles saber lo importante que es para el taller y reconocérselo, mejorar el clima laboral).

Maquinaria y Herramientas Adecuadas y en Buen Estado

El taller debe poseer buenas herramientas, en buen estado y el número necesario. Algunas son muy caras y es responsabilidad del taller hacer una selección de las más utilizadas. El operario debe responsabilizarse de las herramientas y darles buen uso.

Falta de Formación o Actualización de Conocimientos

El sector del automóvil tiene cambios y avances en la tecnología utilizada, un factor importante es que el operario necesita formarse o actualizar conocimientos. El taller debe tener documentación técnica o medios informáticos para consultarlos en caso necesario. El servicio oficial tiene la mayor parte de la formación por parte de la marca, el taller multi tiene mayores problemas para realizar la formación.

Distribución Inadecuada del Trabajo

Proceso o modo de reparación (movimientos y desplazamientos que hace el operario). Analiza dichos movimientos.

Principales Tiempos de Distribución

  • Tiempo productivo (ejecución práctica de la reparación).
  • Tiempo de producción indirecto (empleado en efectuar tareas necesarias para hacer el trabajo).
  • Tiempo de manejo o transporte (empleado en el traslado del vehículo).
  • Tiempo de espera (el operario no trabaja y no contribuye a la realización de la reparación).

Orden de Reparación/Orden de Trabajo

Para Qué Sirve

Documento que sirve para organizar la actividad productiva del taller, informando, autorizando y certificando los diferentes procesos que afectan al vehículo dentro del taller.

  1. Indica exacta y claramente toda reparación.
  2. Cada orden tiene un número distintivo.

Información de la OR:

Resguardo de depósito, presupuesto, asignación de tiempos, hojas de trabajo y hojas de petición de recambios.

Control de Calidad

Jefe de taller o persona responsable.

WIP – Work in Progress en Lugar de OR

Sistema de reserva con confirmación online “WIP”, recursos suficientes para realizar una correcta recepción activa del vehículo.

Bloques de Recepción Activa en Tablets

Datos del cliente e historial, trabajos realizados conocidos y desconocidos, recepción (elevador, sin elevador y grúa), análisis de daños, negociación (detalle y resumen así como importe a pagar).

Tipos de Órdenes de Reparación

Cargo a garantía, cargo a cliente.