Perfil del Viajero de Negocios y Viajes Profesionales

Características Demográficas y Motivacionales del Viajero de Negocios

El viajero de negocios se desplaza para cumplir objetivos relacionados con su trabajo. Su perfil se caracteriza por:

  • Edad: Generalmente entre 30 y 65 años.
  • Género: Predominan los varones, aunque la participación femenina está en aumento.
  • Formación: Titulado superior o con cualificación profesional medio-alta.
  • Intereses: Inquietudes culturales.
  • Sensibilidad al Precio: Poco sensible al precio, ya que el viaje es por necesidad y la organización asume los costes.
  • Flexibilidad: Cambiante en fechas, pero inelástico en cuanto a la necesidad del viaje, no acepta cancelaciones.

Necesidades y Expectativas del Viajero Frecuente

La principal necesidad es cumplir con los objetivos profesionales. Al ser un viajero frecuente, debemos satisfacer sus expectativas:

  • Rapidez: Confirmación rápida del viaje.
  • Eficiencia en el Trayecto: Preferencia por vuelos sin escalas, salidas a primera hora y regresos a última.
  • Documentación: Eficacia sin imprevistos respecto a la documentación electrónica.
  • Información Relevante: Información de interés sobre el destino (moneda, distancia al aeropuerto, etc.).
  • Comodidad e Imagen: Se busca comodidad, cuidado de la imagen personal y profesional, buenos hoteles y restaurantes.

Hábitos de Información y Compra

Para este segmento, es crucial demostrar prestigio. Los hábitos de información y compra incluyen:

  • Boca a Boca: Recomendaciones entre ejecutivos.
  • Promoción Directa: Promociones y visitas comerciales para ofertar servicios.
  • Medios Digitales y Escritos: Influencia de sitios web y revistas especializadas.

Viajes Profesionales

Estos viajes ofrecen servicios individuales a las empresas que los solicitan. Es fundamental una buena comunicación, confirmación de reservas por correo electrónico y la entrega de la documentación junto con el plan de viaje, incluyendo antelación de embarque, horas de salida y llegada, dirección y teléfono. Suelen ser viajes rápidos, a veces de ida y vuelta el mismo día, y no suelen implicar muchas negociaciones en cuanto a la tarifa.

Viajes de Incentivos

Definición y Propósito

Originados en los años 50 en EE. UU., los viajes de incentivos implican el análisis de los objetivos de las empresas para crear campañas que los consigan. La campaña gira en torno a un premio por el esfuerzo realizado: un viaje excepcional, diseñado por agentes de viajes especializados en este mercado. Es una estrategia de gestión de Recursos Humanos (RR. HH.) o Marketing para motivar a empleados, vendedores, etc., a esforzarse más.

Objetivos Estratégicos de los Viajes de Incentivos

El viaje de incentivos busca:

  • Aumentar las ventas.
  • Vender artículos difíciles.
  • Introducir nuevos productos en el mercado.
  • Incrementar el rendimiento.
  • Reducir costes.

(El viaje se autofinancia con los resultados obtenidos).

Fases de una Campaña de Incentivos

  1. Fase de Planificación y Diseño: Agentes investigan objetivos y presupuesto, analizan a los participantes para motivarlos, estudian destinos atractivos. Se realizan viajes previos de inspección con personal de la empresa para verificar la calidad y los servicios. Se establecen acuerdos por escrito de destino entre la empresa y los agentes, y acuerdos por escrito de nivel de calidad entre agentes y proveedores.
  2. Fase de Campaña de Comunicación: Se lanza una campaña estimulante con diseño y publicidad, animando durante 6 a 12 meses a los candidatos y sus familias.
  3. Fase de Ejecución del Viaje: Se realiza el viaje excepcional con una cálida despedida en el aeropuerto, atención especial por parte de la tripulación, obsequios, buenas recepciones, alojamiento de lujo, buena comida, cenas, fiestas, espectáculos, entrega de premios, visitas y excursiones.
  4. Fase Post-Viaje: Potenciar la marca de la empresa patrocinadora.

Fases de la Organización de un Congreso

  1. Fase de Diseño del Congreso

    • Elección del comité organizador y el resto de órganos gestores.
    • Elección de la sede, presentación de candidaturas.
    • Elección de fechas y duración.
    • Diseño del programa científico: tema principal y complementarios, exposiciones, talleres, laboratorios, visitas, videoconferencias, publicaciones, asambleas.
    • Diseño del programa social: invitados y acompañantes (actividades pre o post-congreso).
    • Planificación general del evento: tareas y tiempos.
    • Elaboración del presupuesto.

  2. Fase de Contratación

    Incluye reservas, prepagos, fianzas y pagos de:

    • Profesionales y sus tiempos.
    • Instalaciones y sus tiempos.
    • Material técnico.
    • Servicios turísticos.

  3. Fase de Operación Pre-Congreso

    • Organización de la secretaría: envío del programa, control de inscripciones.
    • Contratación de servicios por inscripción: rooming list, obsequios, etc.
    • Promoción del evento.

  4. Fase de Operación del Congreso

    • Prestación y control de servicios.
    • Recepción de asistentes.
    • Entrega de documentación.
    • Ejecución de programas sociales.

  5. Fase Post-Congreso y Liquidación

    • Salidas de participantes.
    • Publicación de ponencias.
    • Recepción y validación de facturas.
    • Cobros y pagos restantes.
    • Balance de resultados y control de calidad de la reunión.

Elementos Clave en la Organización de Congresos

La Sede del Congreso

Es el lugar donde se realiza el congreso. Su elección depende de la naturaleza del evento, sus dimensiones y el presupuesto disponible. También influyen los recursos y el atractivo del lugar, así como el apoyo institucional de algunas ciudades para promocionar, generar ingresos, desestacionalizar el turismo y facilitar contactos. La sede es elegida por el organizador y los promotores y debe contar con:

  • Sala principal para reuniones.
  • Salas para comisiones de trabajo u otras reuniones.
  • Salas para exposiciones.
  • Despachos para la organización.
  • Facilidades para incorporar medios audiovisuales.
  • Buena comunicación de la ciudad, hoteles de alta categoría y bien situados, restaurantes y espectáculos.

El Comité Organizador

Es el órgano gestor del congreso, creado por los representantes de la institución y el organizador del evento. Está formado por un presidente, un secretario y coordinadores de actividades como el programa científico, social, imagen y difusión, tesorería, logística y coordinación de la exposición. Este comité se reúne periódicamente para coordinar acciones y también con las OPCs (Organizadoras Profesionales de Congresos), buscando elevar el interés y la calidad del evento.

Tipos de Secretarías en la Organización de Congresos

Secretaría Científica

Se encarga del programa científico y reporta al comité organizador, a las agencias de viajes (AAVV) o a la OPC. Sus funciones incluyen:

  • Elaborar y enviar comunicaciones a los ponentes.
  • Recibir y enviar trabajos y ponencias.
  • Traducir textos y editar y publicar las ponencias definitivas.
  • Conocer en detalle el programa.

Tipos de Contenidos y Presentaciones

Los contenidos de las conferencias o comunicaciones se pueden presentar en:

  • Ponencias: Presentaciones orales dadas por profesionales del sector.
  • Comunicaciones Libres: Presentaciones orales cortas sobre un tema específico.
  • Paneles: Presentaciones de especialistas sobre un tema desde diferentes puntos de vista, seguidas de debate y preguntas de los asistentes.
  • Pósteres: Trabajos escritos por uno o varios autores, expuestos para consulta libre.

Modalidades de Presentación

  • Presentaciones Invitadas: Expertos invitados a hablar sobre un tema específico.
  • Presentaciones Voluntarias: A través de un “call for papers”, una invitación abierta a un colectivo para participar con uno de los temas de la sesión. Se envían con 14-12 meses de antelación, incluyendo áreas temáticas, instrucciones de envío y presentación, e idiomas. Los envíos de “abstracts” se realizan por sistema manual o informatizado.

Estructura Típica de las Sesiones

  • Acto inaugural.
  • Sesiones de 2 horas.
  • Conferencias invitadas.
  • Comunicaciones libres y paneles.

Tipos de Sesiones

  • Sesiones Plenarias: Programadas en horario, tratan temas de interés general y cuentan con participación masiva.
  • Sesiones Paralelas: Se desarrollan en diferentes salas a la misma hora, abordan intereses específicos y tienen menor participación.

Secretaría Técnica

Centraliza las relaciones entre el congresista y el comité organizador. Es gestionada por agencias de viajes (AAVV) o una OPC. Pone a disposición del congreso un equipo humano experto en organización que maneja un sistema informático especializado. Sus funciones son:

  • Contratación y reserva de alojamiento para congresistas y ponentes.
  • Contratación y coordinación de la sede y salas de reuniones.
  • Contratación y coordinación de otros servicios.
  • Organización de comidas.
  • Recepción y proceso de inscripciones, comunicación con el congresista y comunicación con el comité organizador.
  • Coordinación de servicios de la sede.
  • Preparación y entrega de documentos al congresista.
  • Montaje.
  • Cierre económico e informe final.

Secretaría Turística

Gestionada por una agencia de viajes (AAVV) especializada. Sus funciones incluyen:

  • Organización de tours pre y post-congreso.
  • Gestión del transporte aéreo de congresistas y ponentes.
  • Gestión de traslados de llegada y salida de asistentes, y transporte entre hoteles y la sede del congreso.
  • Organización de visitas y excursiones.
  • Diseño y ejecución del programa social y de acompañantes.

Secretaría de Exposición

Paralelamente a las sesiones, se ofrece una exposición comercial, que a la vez es una fuente de financiación adicional y una presentación de proyectos de las empresas, así como de productos y servicios que han desarrollado.

Servicios Ofrecidos

  • Servicios Incluidos: Alquiler de suelo, iluminación, etc.
  • Servicios Complementarios: Cada expositor solicita los que necesite.

Fases de la Exposición

  • Montaje: El suelo se alquila para todos los días de uso.
  • Apertura Oficial: Los primeros visitantes suelen ser autoridades, con el tradicional corte de cinta.
  • Desmontaje.
  • Balance: Facturación y cobro de servicios, análisis del desarrollo y control de calidad.

Financiación de Congresos

Fuentes de Ingresos

El estudio de las posibles fuentes financieras se basa en:

  • Cuotas de inscripción de participantes y acompañantes.
  • Ingresos por exposición.
  • Patrocinio.
  • Cenas y clausura.
  • Publicidad.
  • Venta de ponencias.

La financiación puede ser más difícil en convocatorias abiertas, mientras que en los congresos de empresa, estas suelen asumir los costes.

Estructura de Costes

  • Costes Fijos: Siempre presentes, no afectados por el número de participantes (promoción, costes de secretaría, etc.).
  • Costes Variables: Dependen directamente del número de participantes.

Cálculo de la Cuota de Inscripción

La cuota de inscripción al congreso se calcula mediante la siguiente fórmula:

Cuota de Inscripción = (Costes Variables + Costes Fijos) / Número de Participantes Asegurados