La Administración Empresarial: Funciones Esenciales y Niveles de Dirección

La administración empresarial es un proceso continuo que coordina todos los elementos materiales y humanos de la empresa dentro de un entorno para conseguir sus objetivos. Para ello, se llevan a cabo cuatro funciones principales:

  • Planificación: Determina los objetivos que se desean conseguir y elabora las estrategias necesarias para ello.
  • Organización: Consiste en establecer la estructura organizativa de la empresa, determinando las tareas de los puestos de trabajo, las responsabilidades y la jerarquía.
  • Dirección de Recursos Humanos: Orienta a los recursos humanos para que consigan los objetivos de la empresa a través de: liderazgo, motivación y comunicación.
  • Control: Consiste en la verificación de que se han conseguido los objetivos planificados. Supone revisar los objetivos y corregir las desviaciones.

Niveles de Dirección en la Empresa

Se distinguen tres niveles de dirección dentro de la empresa:

  • Alta dirección: Presidentes y directivos de más alto nivel, encargados de “pilotar la empresa”, fijar sus objetivos y las grandes líneas estratégicas (decisiones a largo plazo).
  • Dirección intermedia: Concreta las directrices de la alta dirección en planes y objetivos específicos para los niveles subordinados. Coordina y supervisa la dirección operativa.
  • Dirección operativa: Directivos en contacto directo con los trabajadores, ocupan el nivel más bajo, encargados de asignar tareas y supervisar los resultados de los trabajadores, realizando tareas rutinarias y repetitivas.

La Función de Planificación Estratégica

La planificación consiste en fijar objetivos a partir del punto de partida de la empresa, establecer estrategias y políticas para conseguirlos, teniendo en cuenta los recursos disponibles.

Fases de la Planificación

La planificación consta principalmente de seis fases:

  1. Análisis de la Situación (¿Dónde estamos?)

    Toda planificación comienza con un doble análisis de la situación de la empresa: uno externo y otro interno.

    • El análisis externo permite estudiar los factores que rodean a la empresa y así conocer sus oportunidades y amenazas.
    • El análisis interno consiste en analizar la propia empresa para identificar puntos donde se pueden obtener ventajas competitivas. Este análisis proporciona las fortalezas y debilidades de la empresa.

  2. Fijación de los Objetivos (¿Dónde queremos llegar?)

    Una vez conocido el punto de partida, se deben fijar los objetivos que se desean conseguir. Se distinguen cuatro niveles de objetivos:

    • Misión: Es el propósito de la empresa, es decir, explica la razón de su existencia.
    • Visión: Es una guía general de dónde la empresa desea estar en el futuro. Responde a preguntas como: ¿Qué queremos ser?
    • Objetivos Estratégicos (largo plazo): Son las metas que se propone la empresa para conseguir en un plazo de 1 a 5 años.
    • Objetivos Operativos: Son metas a corto plazo (menos de 1 año) que se establecen normalmente por departamentos.

  3. Diseño de Estrategias (¿Cómo llegaremos allí?)

    Se debe decidir qué estrategia se utilizará para superar a los competidores. Para ello, la empresa puede optar por dos grandes estrategias competitivas:

    • Liderazgo en costes: Consiste en producir a costes más bajos que los competidores para poder ofrecer un producto más barato, como hace Ikea.
    • Diferenciación: Busca que el producto sea percibido como único por los clientes.

    Una vez elegida la estrategia, la empresa debe decidir su segmentación y posicionamiento.

  4. Implementación de Estrategias (¿Qué acciones llevaremos a cabo?)

    Para poder implementar la estrategia, se deben fijar una serie de políticas, procedimientos y reglas:

    • Las políticas son los principios básicos que sirven a la empresa para tomar decisiones.
    • Los procedimientos son los pasos que se deben seguir para realizar una acción determinada.
    • Las reglas indican lo que se debe hacer siempre en una situación específica.

  5. Establecimiento de Presupuestos (¿Con qué recursos contamos?)

    Esta fase indica las necesidades de dinero para poder llevar a cabo el plan establecido. También suele incluir la previsión de ingresos a través de las unidades vendidas.

  6. Control (¿Lo estamos logrando?)

    En esta última fase, se comparan los resultados reales con lo planificado. Se realiza de manera periódica para poder llevar a cabo correcciones. Esta fase es tan importante que se considera una función diferente a la planificación.

Organización Formal e Informal en la Empresa

Organización Formal

La organización formal viene definida por la empresa y debe mostrar las responsabilidades, los departamentos y la jerarquía. En toda organización se refleja la estructura organizativa, que incluye los siguientes elementos:

  1. La responsabilidad de todos los puestos de trabajo y las tareas que deben realizar las personas.
  2. La departamentalización o los departamentos en los que se organizan los trabajadores.
  3. La jerarquía, es decir, la autoridad que tienen unas personas sobre otras.

Organización Informal

La organización informal se refiere a las relaciones personales y sociales que surgen de manera espontánea porque las personas se relacionan más allá de lo establecido por la dirección. Surgen amistades, intereses comunes y líderes naturales a los que los compañeros respetan y siguen.

La Función de Organización Empresarial

La organización consiste en establecer la estructura organizativa de la empresa, distribuyendo las tareas entre los miembros de la organización y sus responsabilidades, y determinando las relaciones de autoridad entre todos ellos.

Contexto Histórico de la Organización Empresarial

Desde siempre, el ser humano ha tenido que organizarse para poder realizar mejor las tareas, pero no fue hasta el siglo XX, cuando las empresas comenzaron a ser más complejas, que se empezó a estudiar la organización empresarial. Los tres grandes estudiosos de este campo fueron Taylor, Fayol y Mayo.

1. La Escuela Clásica (Taylor y Fayol)

Esta escuela incorporó el método científico al trabajo. Taylor descompuso todos los movimientos de una tarea y cronometró su duración. Su objetivo era reducir el número de movimientos y tiempos muertos para realizar las tareas de forma más eficiente.

  • División del trabajo y especialización: La división en tareas sencillas mejora el rendimiento de los trabajadores. Para Taylor, era fundamental elegir al trabajador más idóneo para cada tarea según sus características personales.
  • Sistema de incentivos económicos: Taylor propuso que el salario estuviera relacionado con la productividad. Así, aquellos trabajadores que produjeran más deberían tener un mayor salario.

Fayol amplió los estudios de Taylor, centrándose en la alta dirección de la empresa y estableciendo una serie de principios sobre cómo administrar una empresa, destacando la unidad de mando.

2. La Escuela de Relaciones Humanas (Mayo)

Esta escuela surgió como alternativa a la escuela clásica. Destacaron los experimentos de Elton Mayo en una fábrica donde se empezó a incorporar descansos en el trabajo, se aumentó la iluminación y se permitió la música, entre otras medidas. Todo esto llevó a un gran aumento de la productividad. Las conclusiones de Mayo fueron que las relaciones humanas en el trabajo son fundamentales, que las personas no solo tienen incentivos económicos y que el ser humano no puede ser programado como una máquina.

La Función de Control en la Gestión

La función de control se basa en verificar que todo se desarrolle según lo planificado, tanto en los objetivos como en las estrategias establecidas.

Fases de la Función de Control

Las fases de la función de control son: la fijación de estándares, la medición de resultados reales, la comparación de resultados y estándares, y la corrección de las desviaciones.

  1. Fijación de Estándares

    En la fijación de los estándares, se deben establecer resultados previstos que puedan ser medibles.

  2. Medición de Resultados Reales

    En la medición de resultados reales, es crucial obtener todos los datos a tiempo y no cuando el objetivo ya sea imposible de conseguir. Dentro de esta fase, la empresa cuenta con diferentes instrumentos de control:

    • La auditoría analiza todos los datos extraídos a través de las cuentas anuales. Dentro de la auditoría, se distinguen dos tipos: interna (realizada por la propia empresa) y externa (llevada a cabo por empresas especializadas).
    • El control del presupuesto consiste en analizar todos los gastos e ingresos de la empresa conforme suceden, lo que permite verificar si se están cumpliendo las previsiones planificadas.
    • La estadística se trata de analizar todos los datos históricos de la empresa y del sector en general.

  3. Comparación de Resultados y Estándares

    En la comparación de resultados y estándares, se calculan las diferencias entre los resultados reales y lo que se había planificado.

  4. Corrección de las Desviaciones

    En la corrección de las desviaciones, se buscarán tomar las medidas oportunas para conseguir los objetivos planificados.

La Departamentalización Empresarial

Tipos de Departamentalización

Existen principalmente cuatro tipos de departamentalización:

  1. División de Departamentos por Funciones

    Los trabajadores se agrupan según las áreas funcionales básicas de la empresa: producción, finanzas, marketing y recursos humanos.

    • Ventaja: Aumenta la especialización de los trabajadores y, con ella, la productividad.
    • Inconveniente: Pueden surgir problemas de comunicación entre departamentos.

  2. División de Departamentos por Zonas Geográficas

    Los trabajadores se agrupan según la zona a la que va dirigido el producto.

    • Ventaja: Permite entender mejor a los clientes de cada zona.
    • Inconveniente: Se duplican muchas funciones, lo que aumenta los costes.

  3. División de Departamentos por Productos

    Los trabajadores se dividen según los diferentes productos que se fabrican.

    • Ventaja: Cada departamento tiene gran autonomía y, si hay un problema en uno, no afecta a los demás.
    • Inconveniente: De nuevo, se suelen duplicar muchas funciones.

  4. División de Departamentos por Procesos

    Por último, se pueden crear departamentos según las diferentes etapas del proceso productivo.

    • Ventaja: Aumenta la división del trabajo y, con ello, la productividad.
    • Inconveniente: Puede crear monotonía en los trabajadores.

Los Organigramas Empresariales

El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa. Permite ver a simple vista las responsabilidades, los departamentos y la jerarquía de la empresa.

Tipos de Relaciones en los Organigramas

En los organigramas se suelen reflejar dos tipos de relaciones:

  • Relaciones Lineales

    Implican una cadena de mando o jerarquía, es decir, una persona manda y la otra obedece. Esta relación se representa con una línea continua.

  • Relaciones de Staff o Asesoramiento

    El staff no tiene jerarquía dentro de la empresa, pero asesora cuando surge un problema concreto. Se representa con una línea discontinua y normalmente horizontal.

Clasificación de Organigramas

  • Según su Finalidad

    Pueden ser informativos (dan información global de la estructura de la empresa y solo muestran los grandes departamentos) o analíticos (proporcionan información completa de todos los departamentos y unidades, así como sus relaciones).

  • Según su Extensión

    Pueden ser generales (reflejan todos los departamentos de la empresa) o detallados (proporcionan información de un departamento en concreto).

  • Según su Contenido

    Se diferencian los organigramas estructurales (representan los departamentos y sus relaciones), personales (representan a las personas con su cargo correspondiente) y funcionales (representan las funciones de cada persona y departamento).

  • Según su Forma

    Pueden ser verticales, horizontales o radiales.

    • En los organigramas verticales, destaca la jerarquía de mando que va desde arriba hacia abajo, de mayor a menor autoridad.
    • En los organigramas horizontales, se busca destacar la importancia de las funciones, que en este caso va de izquierda a derecha.
    • Y en los organigramas radiales, se busca destacar los niveles altos de la dirección en el centro; la jerarquía va de dentro hacia fuera.

Tipos de Estructuras Organizativas Empresariales

La estructura organizativa refleja los puestos de trabajo con los siguientes elementos: las responsabilidades de todos los puestos de trabajo y las tareas que deben realizar las personas, la departamentalización y la jerarquía. Existen diversas formas de estructuras organizativas:

  1. Modelo Lineal o Jerárquico

    Se basa en el principio de unidad de mando, donde cada trabajador recibe órdenes de un solo jefe que se sitúa por encima de él.

    • Ventaja: Las responsabilidades y las jerarquías están claras, lo que agiliza la toma de decisiones.
    • Inconveniente: La comunicación es lenta y existe falta de especialización.

  2. Modelo Funcional

    Se basa en la existencia de especialistas, donde cada uno se centra en una de las áreas de la empresa; no existe el principio de unidad de mando.

    • Ventaja: Al haber especialistas que se dedican a una sola función, los trabajadores están mejor asesorados.
    • Inconveniente: Los trabajadores pueden recibir órdenes de varios jefes que pueden llegar a ser contradictorias y generar conflictos.

  3. Modelo en Línea y de Asesoramiento (Staff)

    Es una combinación de los dos elementos anteriores. Se sigue el principio de unidad de mando y se crea un departamento de asesoramiento que permite asesorar en temas concretos, pero no tiene autoridad.

    • Ventaja: Las responsabilidades y la jerarquía están claras y, además, existen especialistas que asesoran a los diferentes departamentos.
    • Inconveniente: Las decisiones pueden ser lentas, ya que hay que consultar a los asesores, y esto supone un aumento del coste.

  4. Modelo Matricial

    Combina los departamentos por funciones con los departamentos por productos. Los trabajadores tienen dos jefes: el jefe del departamento funcional y el jefe de producto.

    • Ventaja: Es una estructura flexible que se puede adaptar a los diferentes proyectos.
    • Inconveniente: Si hay problemas de coordinación entre ambos jefes, pueden surgir conflictos.