Fundamentos de la Organización Empresarial

1. La Administración de la Empresa

La administración de la empresa es un proceso continuo que implica coordinar todos los elementos materiales y humanos de la organización dentro de un entorno específico para conseguir unos objetivos preestablecidos.

Para alcanzar estos objetivos, se distinguen cuatro funciones administrativas esenciales:

  • Planificación: En esta función se determinan los objetivos que se desean conseguir y cómo se lograrán a través de diferentes estrategias.
  • Organización: Consiste en establecer la estructura organizativa de la empresa, distribuir las tareas y responsabilidades entre los miembros de la organización, y determinar las relaciones de autoridad entre ellos.
  • Dirección de Recursos Humanos: Esta función se centra en orientar a los recursos humanos para que contribuyan al logro de los objetivos de la empresa. Dentro de esta dirección, las tres subfunciones más importantes son la motivación, el liderazgo y la comunicación.
  • Control: Es la comparación de los resultados obtenidos con los objetivos planificados. Permite verificar si los resultados reales se desvían de lo previsto y, en tal caso, aplicar las correcciones oportunas.

Obviamente, la planificación es la primera de las funciones y orienta a las demás, ya que la forma de actuar dependerá de los objetivos fijados.

Aclaración sobre Terminología: Administración, Dirección y Gestión

Existe cierta confusión en los términos “administración”, “dirección” y “gestión”. En la literatura y en contextos académicos, se pueden encontrar dos situaciones principales:

  1. Que, como en este documento, la función general llevada a cabo por los directivos se denomine “función de administración” y esta se divida en cuatro funciones: planificación, organización, dirección y control.
  2. Que lo que aquí se ha llamado “administración” se denomine “función de dirección” y se divida en cuatro funciones: planificación, organización, gestión y control.

Niveles Directivos en la Empresa

Podemos hablar de tres niveles directivos principales:

  1. Alta Dirección: Toman las decisiones estratégicas (a largo plazo) de la empresa.
  2. Nivel Intermedio: Son responsables de áreas o departamentos específicos y garantizan la ejecución de los planes.
  3. Nivel Operativo o de Gestión: Asignan tareas, controlan y evalúan el trabajo diario de los empleados.

2. La Función de Planificación Estratégica

La planificación es la primera de las funciones de la administración de la empresa. Consiste en fijar objetivos a partir del punto de partida actual de la empresa, establecer estrategias y políticas para conseguirlos, siempre teniendo en cuenta los recursos disponibles.

Fases de la Planificación

  1. Análisis de la Situación (¿Dónde estoy?):

    Antes de tomar decisiones, es imprescindible conocer bien la situación actual de la empresa, tanto interna como externamente.

    • Análisis Interno: Incluye recursos, capacidades, estructura, cultura organizativa, etc.
    • Análisis Externo: Abarca la competencia, el mercado, el entorno político-legal, económico, social, tecnológico, etc.
  2. Fijación de Objetivos (¿Dónde quiero llegar?):

    Aquí se determinan los fines que la empresa desea alcanzar a diferentes niveles:

    • Misión: La razón de ser de la empresa, su propósito general.
    • Visión: La imagen futura deseada de la empresa.
    • Objetivos Estratégicos: Metas a largo plazo (3-5 años o más), como aumentar la cuota de mercado o expandirse internacionalmente.
    • Objetivos Operativos: Metas concretas y a corto plazo, más medibles, como aumentar las ventas en un 10% en 6 meses.

    Los objetivos deben cumplir los criterios SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Plazo definido).

  3. Diseño de Estrategias (¿Cómo llegaremos allí?):

    Una estrategia es un conjunto de decisiones que marcan el camino para alcanzar los objetivos. Existen diferentes estrategias competitivas:

    • Liderazgo en Costes: Producir con el coste más bajo posible para ofrecer precios competitivos.
    • Diferenciación: Ofrecer un producto o servicio con características únicas que lo distingan de la competencia.
  4. Implantación de la Estrategia (¿Qué acciones llevaremos a cabo?):

    Una vez definida la estrategia, se pasa a la acción. Para ello se utilizan tres herramientas básicas:

    • Políticas: Principios generales que guían la toma de decisiones.
    • Procedimientos: Pasos detallados para realizar tareas específicas.
    • Reglas: Normas estrictas que deben cumplirse sin excepción.

    El éxito de esta fase depende de la implicación de todos los miembros de la organización y de una buena comunicación interna.

  5. Establecimiento del Presupuesto (¿Con qué contamos?):

    Es necesario conocer los recursos económicos y materiales que se requerirán para llevar a cabo las acciones planificadas. Se realiza una estimación de ingresos y gastos, lo que permite establecer un control financiero, prever necesidades de financiación y optimizar el uso de recursos.

  6. Control (¿Lo estamos logrando?):

    En esta última fase se comparan los resultados obtenidos con los objetivos fijados al inicio. Si hay desviaciones, se analizan sus causas y se aplican medidas correctoras. El control no es una etapa final, sino que retroalimenta todo el proceso de planificación.

3. Modelos de Estructura Organizativa

3.1 La Organización Formal e Informal de la Empresa

En la empresa, las relaciones entre personas influyen directamente en la productividad. Estas relaciones pueden ser formales o informales.

Organización Formal:

Establecida por la dirección y aceptada por todos. Refleja la estructura organizativa, que incluye:

  • Responsabilidades y tareas de cada puesto.
  • Departamentalización: agrupación por departamentos.
  • Jerarquía: niveles de autoridad entre personas.
Organización Informal:

Surge espontáneamente de relaciones personales y sociales, como amistades, intereses comunes y líderes naturales. Destacan dos aspectos:

  • La información fluye más rápido, aunque a veces con rumores.
  • Aparecen líderes informales que influyen sin tener autoridad oficial.

Los directivos deben tener en cuenta esta organización informal, ya que no puede ser eliminada y tiene gran importancia en la dinámica interna de la empresa.

3.2 Los Organigramas

El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa, y muestra de forma clara las responsabilidades, departamentos y la jerarquía.

Relaciones en el Organigrama:
  • Relaciones Lineales: Cadena de mando, donde una persona manda y otra obedece. Se representa con línea continua.
  • Relaciones de Staff o Asesoramiento: Sin jerarquía, asesoran en problemas concretos (por ejemplo, abogados o contables). Se representan con línea discontinua y horizontal.
Tipos de Organigramas:
  1. Según su Finalidad:
    • Informativos: Muestran los grandes departamentos.
    • Analíticos: Incluyen todos los departamentos y relaciones.
  2. Según su Extensión:
    • Generales: Reflejan toda la empresa.
    • Detallados: Se centran en un solo departamento.
  3. Según su Contenido:
    • Estructurales: Muestran departamentos y relaciones.
    • Personales: Indican personas y cargos.
    • Funcionales: Detallan funciones de personas y departamentos.
  4. Según su Forma:
    • Vertical: Jerarquía de arriba (jefes) a abajo (subordinados).
    • Horizontal: Resalta funciones; va de izquierda (jefes) a derecha (subordinados).
    • Radial: Coloca a los jefes en el centro, y los subordinados hacia fuera.

3.3 La Departamentalización

La división del trabajo en una empresa implica repartir tareas para especializar a los trabajadores, lo que aumenta la productividad. Como resultado, surgen diferentes departamentos.

Formas de Departamentalización:
  1. Por Funciones: Los trabajadores se agrupan según las áreas funcionales básicas: producción, finanzas, marketing, recursos humanos.
    • Ventaja: Aumenta la especialización y productividad.
    • Inconveniente: Posibles problemas de comunicación entre departamentos.
  2. Por Zona Geográfica: Los trabajadores se agrupan según la zona a la que va dirigido el producto, como Coca-Cola España o Coca-Cola Francia.
    • Ventaja: Mejor atención a los clientes de cada zona.
    • Inconveniente: Duplicación de funciones, lo que aumenta los costes.
  3. Por Productos: Los trabajadores se agrupan según los productos fabricados, como iPhone, iPad, etc.
    • Ventaja: Cada departamento tiene autonomía.
    • Inconveniente: Duplicación de funciones.
  4. Por Procesos: Se crean departamentos según las etapas del proceso productivo, como prensado, chapistería, pintura y montaje en la fabricación de un automóvil.
    • Ventaja: Aumenta la división del trabajo y la productividad.
    • Inconveniente: Puede generar monotonía en los trabajadores.

3.4 La Estructura Organizativa

La estructura organizativa muestra todos los puestos de trabajo, responsabilidades, departamentos y jerarquía.

Modelos Organizativos:
  1. Modelo Lineal o Jerárquico: Unidad de mando; cada trabajador tiene un solo jefe.
  2. Modelo Funcional: Especialistas por áreas; los trabajadores reciben órdenes de varios jefes.
  3. Modelo en Línea y de Asesoramiento (Staff): Combinación del modelo lineal con asesoramiento externo.
  4. Modelo Matricial: Combina departamentos funcionales y por productos; los trabajadores tienen dos jefes.
  5. Modelo en Comité: Decisiones compartidas por grupo; desaparece la jerarquía.

4. Dirección y Liderazgo Empresarial

El liderazgo es el proceso de influir sobre las personas para que sigan con entusiasmo las indicaciones del líder. Según el estilo de dirección del líder, existen tres tipos de liderazgo:

  1. Liderazgo Autoritario o Autocrático: El líder tiene todo el poder y las decisiones no se cuestionan. La comunicación es unidireccional, del líder a los subordinados, sin participación. El poder del líder se basa en castigos y recompensas.
  2. Liderazgo Democrático o Participativo: El líder busca la implicación de los trabajadores en la toma de decisiones. El poder del líder se basa en delegar la autoridad, aunque la decisión final sigue siendo suya.
  3. Liderazgo Liberal (Laissez-faire): El líder da orientaciones generales y deja que los subordinados tomen las decisiones. El poder del líder se basa en la confianza en los conocimientos de los empleados.

4.1 La Teoría X e Y de McGregor

McGregor propuso que el estilo de liderazgo depende de cómo el líder percibe a sus empleados. A partir de esto, distinguió dos enfoques:

  • Teoría X: El líder cree que los trabajadores no quieren asumir responsabilidades, por lo que adopta un estilo autoritario, sin delegar.
  • Teoría Y: El líder cree que los trabajadores tienen la capacidad de asumir responsabilidades y busca un estilo participativo, fomentando su creatividad y desarrollo.

5. Comunicación Interna en la Empresa

La comunicación interna en la empresa es el proceso mediante el cual jefes y subordinados intercambian información. Existen dos tipos principales de comunicación:

Comunicación Vertical:

Se da entre jefes y subordinados y puede ser:

  • Ascendente: Va de los subordinados a los jefes, incluyendo sugerencias, ideas o quejas de los trabajadores para mejorar la empresa.
  • Descendente: Va de los jefes a los subordinados, y se refiere a órdenes sobre las tareas que deben realizar.

Comunicación Horizontal:

Ocurre entre personas en el mismo nivel jerárquico dentro de la organización, como la comunicación entre el jefe de producción y el de marketing.