Obligaciones Contables de la Empresa

Contabilidad: Son los instrumentos que nos permiten registrar todas las operaciones de la empresa y obtener información para así tomar decisiones.

Libros Contables Obligatorios

  • El libro diario: Registra día a día, y de forma cronológica, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial.
  • El libro de inventarios y cuentas anuales: Se abre con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente, se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Anualmente, recogerá el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.

Cada ejercicio contable debe incluir las cuentas anuales, que son:

  • Balance
  • Cuenta de pérdidas y ganancias
  • Estado de cambios en el patrimonio neto
  • Estado de flujos de efectivo
  • La memoria

Grupos Interesados en la Información Contable

Existen diversos grupos interesados en la marcha económico-financiera de la empresa, lo que justifica el registro detallado de todas las operaciones contables. Estos grupos son:

  • Directivos: Buscan información para la toma de decisiones de la propia empresa.
  • Propietarios: Quieren saber qué se hace con el dinero que han invertido.
  • Trabajadores: Su trabajo, salario y posibilidades de ascenso dependen de la marcha de la empresa.
  • Acreedores: Desean saber si la empresa podrá devolverles el dinero que les han prestado en los plazos establecidos.
  • Estado: Necesita conocer las operaciones y resultados de la empresa para el cobro de impuestos, por ejemplo.

Composición y Valoración del Patrimonio Empresarial

Elementos del Patrimonio

  • Bienes: Todo aquello que tiene un valor para la empresa (por ejemplo, un local, las mercancías del almacén, el dinero de la caja).
  • Derechos (de cobro): Dinero que deben pagar otras empresas o clientes, ya sea porque se les ha prestado dinero o porque se les ha vendido algo y el cobro quedó pendiente.
  • Obligaciones: Deudas que tiene la empresa con bancos y otras empresas o personas. Pueden surgir porque nos han prestado dinero o porque hemos comprado algo y hemos dejado un pago pendiente.

El patrimonio empresarial es el valor de la riqueza de la empresa y se expresa como la suma de bienes y derechos menos las obligaciones que tiene una empresa: Patrimonio Empresarial (PE) = Bienes (B) + Derechos (D) – Obligaciones (O).

Si reestructuramos esta idea, obtenemos la ecuación fundamental de la contabilidad:

Activo (A) = Patrimonio Neto (PN) + Pasivo (P)

Componentes de la Ecuación Fundamental

  1. Activo (A): Representa la estructura económica de la empresa. Indica en qué se están empleando los fondos de la empresa (maquinaria, locales, existencias, etc.). Son las inversiones de la empresa.
  2. Patrimonio Neto (PN) y Pasivo (P): Componen la estructura financiera. Nos muestran el origen de los fondos de la empresa.
    • El patrimonio neto son los fondos propios que la empresa NO debe devolver (aportaciones de los socios, reservas, resultados no distribuidos).
    • El pasivo son las deudas u obligaciones que la empresa debe devolver (préstamos bancarios, deudas con proveedores).

Masas Patrimoniales

Son agrupaciones de elementos patrimoniales (bienes, derechos y obligaciones) que tienen alguna característica económica o financiera en común.

El Activo y sus Masas Patrimoniales

El activo comprende todos los bienes y derechos de cobro con los que cuenta la empresa. Representa las inversiones o los destinos de los fondos de la empresa. Se divide en dos grandes masas: activo no corriente y activo corriente.

A. Activo No Corriente

Son los elementos que le permiten a la empresa llevar a cabo su actividad productiva a largo plazo. Constituyen inversiones permanentes (permanecen en la empresa más de un año). Como sirven para poder producir, generalmente no están destinados a la venta a corto plazo.

Dentro del activo no corriente, diferenciamos tres submasas patrimoniales principales:

  • Inmovilizado intangible: Elementos inmateriales que sirven para producir y tienen valor para la empresa (por ejemplo, aplicaciones informáticas, patentes, concesiones administrativas).
  • Inmovilizado material: Bienes tangibles destinados al desarrollo de la actividad productiva de la empresa (como las máquinas, edificios, terrenos, mobiliario, equipos informáticos).
  • Inversiones financieras a largo plazo: Inversiones financieras con vencimiento superior a un año que la empresa realiza en otras entidades (por ejemplo, compra de acciones de otras empresas, créditos concedidos a largo plazo).

B. Activo Corriente

Son los elementos del activo que aseguran el funcionamiento de la empresa en su día a día y se espera que se conviertan en dinero, se vendan o se consuman en menos de un año (o en el ciclo normal de explotación).

Dentro del activo corriente, diferenciamos tres submasas patrimoniales: existencias, realizable y disponible.

  • Existencias: Mercancías (productos terminados, materias primas, productos en curso) que permanecen en los almacenes. Para convertirse en dinero, tienen que venderse y cobrarse.
  • Realizable: Derechos de cobro a corto plazo (menos de un año) porque ya se han vendido los bienes o prestado servicios, pero todavía no se han cobrado (clientes, deudores). Para que se conviertan en dinero, todavía falta el cobro.
  • Disponible: Dinero que la empresa tiene en los bancos (cuentas corrientes) o en efectivo (caja). Es el activo más líquido.

Patrimonio Neto, Pasivo y sus Masas Patrimoniales

El patrimonio neto y el pasivo nos muestran el origen de los fondos de la empresa. Estos fondos pueden ser propios de la empresa (patrimonio neto), y no se deben devolver en un plazo determinado, o ajenos (pasivo), dinero que se ha pedido prestado y se debe devolver.

A. Patrimonio Neto

Son los fondos propios de la empresa. Está formado principalmente por el capital (aportaciones de los socios), las reservas (beneficios no distribuidos de ejercicios anteriores) y los resultados del ejercicio actual. Al ser propios, no tienen una obligación de reembolso con vencimiento específico.

B. Pasivo No Corriente

Son los fondos ajenos (deudas) que la empresa debe devolver en un periodo superior a un año. Se le llama también exigible a largo plazo (por ejemplo, préstamos bancarios a largo plazo, deudas con proveedores de inmovilizado a largo plazo).

C. Pasivo Corriente

Son las deudas que la empresa debe devolver en un periodo inferior a un año. Recibe el nombre de exigible a corto plazo (por ejemplo, deudas con proveedores, préstamos bancarios a corto plazo, deudas con Hacienda o la Seguridad Social).

El Plan General Contable (PGC)

Es un documento legal que establece el marco técnico de la normalización contable en España. Contiene todas las normas sobre cómo se debe registrar la contabilidad de las empresas para que la información sea fiable, relevante, comparable y clara.

Los aspectos más importantes del PGC son:

  • Su objetivo principal es que las cuentas anuales representen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
  • Establece todas las normas para registrar la información contable (principios contables, criterios de valoración, etc.).
  • Indica cuáles son las cuentas anuales que las empresas deben elaborar y sus modelos.

Estructura del PGC

El PGC se divide en cinco partes:

  1. Marco Conceptual: Contiene los conceptos básicos, principios contables y criterios que deben guiar la preparación y presentación de las cuentas anuales.
  2. Normas de Registro y Valoración: Desarrollan los principios contables y otras disposiciones del marco conceptual. Ofrecen información detallada sobre la contabilización y la valoración de las distintas operaciones y elementos patrimoniales.
  3. Cuentas Anuales: Establece las normas necesarias para elaborar las cuentas anuales, así como los modelos (normales y abreviados) de los documentos que las integran. Es decir:
    • Balance de situación
    • La cuenta de pérdidas y ganancias
    • El estado de cambios en el patrimonio neto
    • El estado de flujos de efectivo
    • La memoria anual
  4. Cuadro de Cuentas: Presenta una lista codificada y titulada de las cuentas contables, agrupadas en 9 grupos. Su uso no es obligatorio en cuanto a la numeración y denominación exacta de las subcuentas, pero sí en cuanto a la estructura de los grupos y subgrupos principales.
  5. Definiciones y Relaciones Contables: Se define el contenido de cada cuenta del cuadro de cuentas y se describen los motivos más comunes de cargo y abono de cada una, explicando su funcionamiento.

Las Cuentas Anuales

Son una serie de documentos que las empresas tienen que elaborar obligatoriamente al cierre de cada ejercicio económico (generalmente, una vez al año) con el objetivo de informar sobre los resultados de la empresa, su patrimonio y su situación financiera.

Existen cinco documentos que componen las cuentas anuales:

  1. La Cuenta de Pérdidas y Ganancias (PyG): Muestra todos los ingresos y gastos de la empresa durante el último año (ejercicio económico), y su diferencia determina el resultado (beneficio o pérdida) del periodo.
  2. El Balance de Situación: Refleja la situación económica (inversiones o activo) y financiera (fuentes de financiación o patrimonio neto y pasivo) de una empresa en un momento determinado (normalmente, al cierre del ejercicio).
  3. El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN): Informa de todos los cambios habidos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio. Se centra especialmente en los movimientos relacionados con las aportaciones de los socios, los resultados del ejercicio, las subvenciones, donaciones y legados, y las operaciones con instrumentos de patrimonio propio.
  4. La Memoria: Es un documento cualitativo donde se comenta, amplía y detalla la información contenida en el resto de las cuentas anuales, ya que los otros documentos son principalmente numéricos. La memoria permite dar explicaciones y desgloses que tal vez los números no reflejen por sí solos, facilitando la comprensión de la situación de la empresa.
  5. El Estado de Flujos de Efectivo (EFE): Informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios representativos de efectivo y otros activos líquidos equivalentes, clasificando los movimientos por actividades (de explotación, de inversión y de financiación) e indicando la variación neta de dicha magnitud en el ejercicio. No todas las empresas están obligadas a presentarlo.

Libro Diario y Libro Mayor

  • El Libro Diario: En él se anotan de manera diaria y cronológicamente todas las operaciones (hechos contables) de la empresa, mediante asientos contables.
  • El Libro Mayor: Recoge la información individualizada de cada cuenta contable. Se registran los movimientos (cargos y abonos) de las distintas cuentas, lo que nos permite ver su evolución a lo largo del tiempo y conocer su saldo (la diferencia entre el debe y el haber) en un momento dado.

El Balance de Situación Detallado

Es un documento que forma parte de las cuentas anuales de la empresa, donde se reflejan todos los elementos patrimoniales de la empresa (activo, pasivo y patrimonio neto), ordenados y agrupados en las diferentes masas patrimoniales.

Estructura del Balance de Situación

Se basa en la ecuación fundamental de la contabilidad:

Activo = Patrimonio Neto + Pasivo

Para su elaboración, debemos seguir estos dos criterios de ordenación:

  • El activo se ordena de menor a mayor liquidez: Arriba se sitúan los elementos que tardan más en convertirse en dinero (activo no corriente, como el inmovilizado) y abajo los más líquidos (activo corriente), siendo el último el dinero mismo (disponible).
  • El patrimonio neto y el pasivo se ordenan de menor a mayor exigibilidad: Arriba se sitúa el patrimonio neto (fondos propios, con la menor exigibilidad, ya que no tienen un vencimiento para su devolución), seguido del pasivo no corriente (deudas a largo plazo) y, finalmente, en la parte inferior, el pasivo corriente (deudas a corto plazo, las más exigibles y con vencimiento más próximo).

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias (PyG) Detallada

Es una de las cuentas anuales obligatorias, formada por la corriente de ingresos y gastos de la empresa generados durante un ejercicio económico. Su diferencia nos informa sobre el resultado (beneficio o pérdida) de la empresa en el último año.

El resultado puede ser:

  • Si los ingresos > gastos: El resultado del ejercicio es positivo y, por tanto, hay una ganancia o beneficio.
  • Si los ingresos < gastos: El resultado del ejercicio es negativo y, por tanto, hay una pérdida.

Estructura de la Cuenta de PyG

La cuenta de PyG se estructura generalmente en varios niveles de resultados:

A. Resultado de Explotación

Proviene de la actividad principal u ordinaria de la empresa. Los ingresos de explotación son principalmente las ventas de bienes o prestaciones de servicios. Los gastos de explotación son todos aquellos necesarios para llevar a cabo dicha actividad (consumo de mercaderías o materias primas, gastos de personal, alquileres, suministros, amortizaciones del inmovilizado, etc.). La diferencia entre estos ingresos y gastos es el resultado de explotación, también conocido como Beneficios Antes de Intereses e Impuestos (BAII) o EBIT (Earnings Before Interest and Taxes).

B. Resultado Financiero

Es el resultado de la actividad financiera de la empresa. Se calcula como la diferencia entre los ingresos financieros (intereses de cuentas bancarias, dividendos recibidos de inversiones, beneficios por venta de instrumentos financieros, etc.) y los gastos financieros (intereses pagados por préstamos y otras deudas, pérdidas por venta de instrumentos financieros, etc.).

C. Resultado Antes de Impuestos (BAI)

Es la suma del resultado de explotación y el resultado financiero (BAII + Resultado Financiero). Este resultado se conoce como Beneficio Antes de Impuestos (BAI) o EBT (Earnings Before Taxes).

D. Resultado del Ejercicio (Beneficio Neto – BN)

Al resultado antes de impuestos (BAI) le restamos el impuesto sobre los beneficios (en España, principalmente el Impuesto de Sociedades), y así obtendremos el resultado del ejercicio o beneficio neto (BN). Este es el beneficio final que queda para la empresa, que podrá destinarse a reservas o a repartir dividendos entre los socios.


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