Gestión y Coordinación de Actividades de la SEP

¿Qué quiere el usuario? El objetivo principal es satisfacer sus expectativas y que el cliente salga reconfortado del servicio obtenido.

1. Coordinación de la Oferta de Actividades

  • Perfil de usuarios y adecuación de horarios.
  • Coordinación de las distintas zonas.
  • Evaluación del usuario.
  • Integración de la oferta en función de las expectativas y características de los usuarios.

Perfil de usuarios y adecuación de horarios

  • Cualquier servicio debe ajustarse a la población a la que va dirigida.
  • Es fundamental ofrecer actividades en varias franjas horarias para evitar incompatibilidades laborales.
  • Distribución de horarios: mañana – mediodía – tarde – noche.
  • Oferta de horarios en consonancia con los Recursos Humanos (RR. HH.) y materiales disponibles.

Coordinación de las distintas zonas

  • El director técnico es el encargado de programar las actividades.
  • Se establecen diferentes rangos de libertad para los monitores (en cuanto al trabajo y la periodicidad de las tareas).
  • Se requiere una reunión mensual y la toma de apuntes semanales.
  • Estrategias operativas:
    • Modelo 1:1: Un usuario, un monitor (el monitor se desplaza con el cliente).
    • Modelo por zona: Un monitor permanece fijo en una zona específica (recomendado para centros grandes).

Evaluación del usuario

  • La evaluación permite conocer la opinión e intereses de los clientes, así como la calidad percibida del servicio prestado.
  • Los monitores y recepcionistas actúan como los principales receptores de la información.
  • Naturaleza de la información: Pública o anónima, directa o indirecta.
  • Métodos de recolección: Entrevistas personales, cuestionarios de satisfacción, buzón de sugerencias, Redes Sociales (RR. SS.), entre otros.

Integración de la oferta en función de los usuarios

Más allá del peso libre y la zona cardiovascular, es necesario:

  • Realizar un estudio de mercado de la población (edad, intereses, sexo, etc.) para un correcto análisis de la demanda.
  • Considerar que, en ocasiones, a los usuarios les agrada la actividad pero no la forma de realizarse.
  • Ofrecer los servicios en horario de mañana y tarde, aplicando distintas agrupaciones y combinando diversas actividades.

2. Gestión de Espacios

2.1. Zonas deportivas SEP

  • Zona cardiovascular: Organización del mismo grupo en conjunto.
  • Zona de musculación: Organización por grupos musculares y previsión del espacio necesario.
  • Zona de peso libre: Ubicación estratégica al lado de un espejo y un mancuernero.
  • Zona de estiramientos: Debe estar aislada y libre de barreras arquitectónicas.

2.2. Espacios de clases colectivas

  • Si utilizan soporte musical, se debe tener en cuenta la instalación adecuada de altavoces.
  • Organización de horarios según los recursos y la demanda de los usuarios.
  • Ratio por sesión: Es variable; no es lo mismo una clase de Pilates que una de Aeróbic.

2.3. Espacios de fitness acuático

  • Temperatura del agua: Entre 27 y 29,5 ºC.
  • Humedad ambiental: Suele ser muy alta, lo que genera la necesidad constante de hidratación.
  • Profundidad: Entre 1,05 y 1,40 metros.
  • Acústica: Generalmente deficiente; requiere indicaciones claras y concisas.
  • Posición del monitor: Fuera del agua para garantizar la visibilidad.
  • Material utilizado: Debe ofrecer resistencia al agua.

2.4. Otros espacios: Espacio Wellness

  • Separación física de otras zonas y disponibilidad de vestuarios propios.
  • Clima agradable y luz cálida.
  • Música relajante.
  • Equipamiento: Baños de vapor, piscinas de inmersión, chorros de presión, saunas, etc.
  • Incorporación de servicios de masajes y spa.

2.5. Zona limpia: Recepción, aseos y oficinas

  • Es la primera zona visible para el cliente.
  • Espacio destinado a promociones y ventas.
  • Punto de evaluación de la satisfacción del cliente.
  • Requiere un trato excelente con los usuarios.

2.6. Zona médica: Consultas, tratamientos y rayos UVA

  • Intervenciones en pequeños accidentes o lesiones.
  • Realización de pruebas de diagnóstico.
  • Tratamientos de fisioterapia.

2.7. Otros espacios: Cafetería

  • Punto clave para la socialización.
  • Herramienta de fidelización del cliente, recompensas y gestión de esfuerzos.
  • Puede ser de gestión directa o indirecta.

3. Organización de Recursos

3.1. RR. HH. propios de la SEP

  • Director técnico: Cuantifica el número de monitores y su disposición (actividad, horas, etc.).
  • Aspectos de selección de personal:
    • Experiencia.
    • Motivación.
    • Apariencia.
    • Titulación.
  • Ratio monitor-alumno (estándar):
    • 1 monitor por cada 8 alumnos en actividades individuales o pequeñas agrupaciones.
    • 1 monitor por cada 20 alumnos en clases colectivas.
  • Conjunción de servicios en las mismas zonas: entrenamiento libre, entrenador personal y entrenamiento funcional.
  • Coordinación de monitores: Objetivo de evitar tiempos de espera.
  • Segmentación de espacio y material.
  • El monitor debe recibir al cliente antes de iniciar la sesión.
  • Búsqueda del equilibrio entre el placer por el ejercicio y la exigencia (motivación).

3.2. Coordinación de técnicos de áreas fitness

  • Coordinación en función de las zonas de trabajo.
  • Orden lógico: Zona cardiovascular → Máquinas / Peso libre → Zona de estiramientos.
  • Prever espacio libre en las dos primeras zonas: el usuario no puede estar parado.
  • Planificación de rutinas para diferentes clientes y periodos temporales.
  • Coordinación entre monitores y servicios adicionales (fisioterapeuta, nutricionista, etc.).

3.3. Confección y control de presupuestos

  • Formulación: Diagnóstico y proyección de futuro. Estimación de ingresos y peticiones de material.
  • Discusión y aprobación: Involucra al gerente, director técnico y socios.
  • Ejecución y control: Implementación de los proyectos aprobados con organización y dirección adecuados.
  • Evaluación: Comparativa periódica entre lo presupuestado y lo ejecutado. Evaluación del grado de cumplimiento y análisis de las variaciones.

3.4. Gestión de materiales y almacenes

  • El inventario debe estar listo antes de configurar el programa de actividades.
  • Monitor: Encargado de velar por el estado del material e informar sobre incidencias.
  • Almacenes ordenados y estables (especial cuidado al compartir espacio con limpieza u oficina).
  • Atención especial a los productos químicos de la piscina.

3.5. Optimización del material

  • Inventario ambicioso y novedoso.
  • Aprovechamiento máximo: La organización de horarios reduce el gasto en equipamiento (ej. Aeróbic y Step en distintos horarios).
  • Conservación de materiales en perfectas condiciones.
  • Uso de Leasing para material de alto coste.
  • Fomentar el uso de material propio por parte del usuario (ej. esterillas de yoga).

4. Control y Mantenimiento

El mantenimiento garantiza la calidad para ofrecer un servicio idóneo y supone un ahorro significativo en la adquisición y reposición de equipamientos.

4.1. La agenda de control de trabajo

Documento donde se recogen los contenidos ordenados (instalación, material, etc.) y la periodicidad de las acciones, así como el responsable de la ejecución y comprobación.

A tener en cuenta:

  • Utilizar herramientas de ofimática junto con sistemas de alarmas.
  • Considerar las sugerencias o quejas de los clientes.
  • Si la limpieza es subcontratada, controlar rigurosamente su ejecución.

*Un indicador de calidad es el índice entre tareas solucionadas y el total, además del tiempo de respuesta ante el problema.

4.2. Plan de actuación anual

  • Conjunto de criterios individuales que conforman el plan global.
  • Creación de un calendario anual y mensual con fechas límite de ejecución y evaluación.

4.3. Subplanes: Formación, presupuestos y riesgos

Representan la jerarquía inferior al plan anual.

Proyectos de formación

  • Formación interna: Funcionamiento de la empresa, elaboración de informes, encuestas, etc.
  • Formación técnica: Aprendizaje y reciclaje en nuevas técnicas y tendencias de entrenamiento.
  • Formación en gestión: Mejora de procesos, marketing, habilidades de negociación y aspectos jurídicos.

Proyectos de presupuestos

  • Crear fuentes de ingresos para fines concretos (amortización, préstamos).
  • Previsión de inversiones e ingresos.
  • Establecer topes económicos por proyecto.

Proyectos de plan de riesgos

  • Condiciones óptimas para trabajadores (Seguro de Responsabilidad Civil – SRC).
  • Práctica guiada con información de seguridad.
  • Plan de riesgos generales: Incendios (señalización, extintores), electricidad, sustancias peligrosas, caídas y manipulación de cargas.

4.4. Mantenimiento preventivo y correctivo

  • Esencial para optimizar la instalación y ahorrar costes.
  • Registro histórico de acciones realizadas y trabajos pendientes.
  • Distribución de responsabilidades: El encargado de mantenimiento supervisa, pero recepción atiende los accesos, los monitores las zonas deportivas y el personal de limpieza los vestuarios.
  • Referencia: Manual del CSD de Seguridad en instalaciones deportivas.

4.5. Limpieza y desinfección

Fases del programa:

  1. Definición de necesidades (espacios, máquinas, materiales).
  2. Desarrollo de métodos y selección de productos químicos.
  3. Establecimiento de requisitos de higienización (diaria, semanal) coordinados con las actividades.
  4. Reparto de funciones y designación de un supervisor.
  5. Registro de tareas, inventario y responsable.

5. Contenido Técnico y Metodológico

VIDEO: El entrenamiento HIIT aeróbico

En el entrenamiento HIIT aeróbico es fundamental considerar la cinética del VO₂, que es el tiempo que tarda el organismo en alcanzar el VO₂ máximo (aproximadamente entre 1:30 y 2:00 minutos, correspondiente a la fase 3).

Para que el trabajo sea eficaz:

  • La duración del intervalo debe ser el doble del tiempo que tarda en alcanzarse dicha cinética (intervalos de 3 a 4 minutos).
  • Intensidad elevada: entre el 95–100 %.
  • Tiempo de recuperación: Similar al del intervalo (3 a 4 minutos) para mantener la intensidad.
  • Pausa activa: Recomendada al 40–50 % de la VAM para mantener la cinética del VO₂ elevada.
  • Pausa pasiva: Útil para principiantes o en intervalos muy cortos para facilitar la adaptación.

HIITS: Métodos de organización

  • AMRAP (As Many Reps As Possible): Realizar el mayor número de repeticiones o rondas en un tiempo determinado.
  • EMOM (Every Minute on the Minute): Ejecutar una tarea al inicio de cada minuto; el tiempo restante es el descanso.
  • Tabata: Intervalos de 20 segundos de trabajo por 10 de descanso, durante 8 rondas (4 minutos en total).