Este documento describe los principales documentos utilizados en operaciones comerciales y financieras, detallando su función y características.

ALBARÁN

Documento que llega acompañado a las mercancías solicitadas. Con él se comprueba que el pedido se ajusta a lo solicitado. Es la prueba legal de que la mercancía comprada ha sido entregada al comprador. Se emiten 3 copias y un original.

FACTURA

Documento derivado de una operación comercial (venta), es enviada por el vendedor al comprador, notificándole oficialmente el importe que debe pagar a cambio del servicio prestado (importe bruto, descuentos, gastos e impuestos). Se debe realizar por duplicado en el momento de realizar la operación.

ALBARÁN VALORADO

Cuando se reciben pedidos frecuentes de los mismos clientes, éstos mandan un albarán valorado y al final del periodo estimado se realiza una factura de repaso que contiene una relación de albaranes valorados, especificando para cada uno el importe, la fecha y el número de cada uno.

NOTA DE CARGO

Se realiza cuando se debe imputar al comprador por diferentes razones:

  • Intereses por mora: Cuando un cliente se retrasa en el pago de una factura.
  • Gastos de flete: Si el envío de mercancías implica costos de transporte que no fueron incluidos en la factura original.
  • Cheques devueltos: En caso de que un cheque proporcionado por el cliente sea rechazado o devuelto.
  • Diferencias en recepciones: Si al recibir mercancías se detectan discrepancias que implican costos adicionales.

NOTA DE ABONO

Se realiza cuando se producen situaciones que hacen que haya que rectificar la factura. Se utiliza para reflejar devoluciones de productos, descuentos aplicados después de la facturación o errores detectados en la factura original.

HOJAS DE SEGURIDAD

Las especificaciones técnicas describen detalladamente las características y propiedades del producto. Las hojas de seguridad, sobre todo en el caso de productos químicos, detallan información sobre riesgos, manejo seguro y medidas de emergencia.

RECIBO

Documento en el que una persona reconoce haber recibido de otra una determinada cantidad de dinero. Lo extiende el vendedor reconociendo haber recibido de la persona que paga, un dinero por el motivo que figura en él. De forma general se presentan en forma de talonario. En los talonarios suele haber una matriz que queda en poder del expedidor del recibo. Si no existiese esta matriz, es conveniente hacer una copia para el archivo y para su contabilización.

CHEQUE

Se emite contra un banco o entidad de crédito que tenga fondos a disposición del librador (persona que emite el cheque). Es pagadero en el momento de su presentación al cobro. Los cheques emitidos y pagaderos en España se deben cobrar antes de 15 días. Los emitidos en Europa y pagaderos en España, en 20 días. Los emitidos en el resto del mundo y pagaderos en España, 60 días.

NOTA DE DEVOLUCIÓN

Este documento sirve para notificar al proveedor sobre la devolución de las mercancías y ajustar las cuentas correspondientes.

HOJA DE CONTROL

Documento interno que lleva un registro detallado del monitoreo de procesos o actividades, en este caso el proceso de compra. Incluye la solicitud de ofertas y la selección del proveedor adecuado.

REQUISICIÓN

Documento interno que implica la necesidad de comprar mercancías. Se utiliza para hacer pedidos al departamento de compras, detallando:

  • Cantidad necesaria de productos.
  • Características técnicas.
  • Especificaciones con las que debe cumplir el producto.
  • Servicio posventa y garantía.

NOTA DE PEDIDO

Es una orden de compra de productos que deberá servir el proveedor al comprador, por lo que se envía al proveedor.

CARTA DE CRÉDITO

Emitida por un banco a solicitud de un comprador que garantiza el pago al vendedor siempre que se cumplan las condiciones y se presenten los documentos especificados en la misma. Este mecanismo es ampliamente utilizado en el comercio internacional para asegurar que ambas partes cumplan con sus obligaciones contractuales.

LETRA DE CAMBIO

Documento formal que expide una persona (librador) a otra persona (librado) para que pague una cierta cantidad de dinero a quien indique el documento (tomador). Se deben emitir en efecto timbrado de la clase a que corresponda su cuantía.

PAGARÉ

Documento por el que una persona se compromete a pagar una cantidad determinada en una fecha. Los más usuales son los bancarios, los de empresas y los del Tesoro.