Conceptos Esenciales de Proyectos: Ciclo de Vida, Características y Dirección

Conceptos Fundamentales de Proyectos

1. Características y Ciclo de Vida de un Proyecto

Para comprender a fondo la gestión de proyectos, es crucial definir sus características, explicar su ciclo de vida y visualizar la evolución de costos y personal a lo largo de sus fases.

Características del Ciclo de Vida del Proyecto

El ciclo de vida de un proyecto se define por una serie de características clave que guían su desarrollo:

• Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase (por ejemplo, ¿en qué fase se debe realizar el trabajo del arquitecto?)
• Cuándo se deben generar los productos entregables en cada fase y cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable.
• Quién está involucrado en cada fase (por ejemplo, la ingeniería concurrente requiere que los implementadores estén involucrados en las fases de requisitos y de diseño).
• Cómo controlar y aprobar cada fase.

Patrones Comunes en los Ciclos de Vida de Proyectos

La mayoría de los ciclos de vida de proyectos comparten determinadas características comunes:

1. En términos generales, las fases son secuenciales y, normalmente, están definidas por alguna forma de transferencia de información técnica o transferencia de componentes técnicos.
2. El nivel de costo y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo en las fases intermedias y cae rápidamente cuando el proyecto se aproxima a su conclusión. La Figura 2-1 ilustra este patrón.

Definición del Ciclo de Vida del Proyecto

Para facilitar la gestión, los directores de proyectos o la organización pueden dividir los proyectos en fases, con los enlaces correspondientes a las operaciones de la organización ejecutante. El conjunto de estas fases se conoce como ciclo de vida del proyecto. Muchas organizaciones identifican un conjunto de ciclos de vida específico para usarlo en todos sus proyectos.

Fig 2.1

2. Características Esenciales de un Proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Sus características fundamentales son:

Temporalidad

Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. Esto no implica que la duración sea corta, sino que existe un horizonte temporal claro para su conclusión.

Productos, Servicios o Resultados Únicos

Un proyecto crea entregables únicos. Los entregables son los productos, servicios o resultados tangibles o intangibles que se generan al finalizar el proyecto.

Elaboración Gradual

La elaboración gradual es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. Significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos, permitiendo una adaptación y refinamiento continuo a medida que avanza el proyecto.

3. Dirección de Proyectos: Concepto y Elementos Clave

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus requisitos. Se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre.

Elementos Incluidos en la Dirección de un Proyecto

La dirección de un proyecto incluye:

• Identificar los requisitos.
• Establecer objetivos claros y posibles de realizar.
• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos.
• Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

4. Propósito de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBOK)

Finalidad del PMBOK

La finalidad principal de la Guía del PMBOK^® es identificar el subconjunto de Fundamentos de la Dirección de Proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas. “Identificar” significa proporcionar una descripción general en contraposición a una descripción exhaustiva. “Generalmente reconocido” significa que los conocimientos y las prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que existe un amplio consenso sobre su valor y utilidad. “Buenas prácticas” significa que existe un acuerdo general en que la correcta aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos diferentes. “Buenas prácticas” no quiere decir que los conocimientos descritos deban aplicarse siempre de forma uniforme en todos los proyectos; el equipo de dirección del proyecto es responsable de determinar lo que es apropiado para cada proyecto determinado.

Interesados Clave en Proyectos

Entre los interesados clave de los proyectos se encuentran:

• Director del proyecto: La persona responsable de dirigir el proyecto.
• Cliente/usuario: La persona u organización que utilizará el producto del proyecto. Puede haber múltiples niveles de clientes. Por ejemplo, dentro de los clientes para un nuevo producto farmacéutico pueden encontrarse los médicos que lo recetan, los pacientes que lo toman y las entidades aseguradoras que pagan por él. En algunas áreas de aplicación, cliente y usuario son sinónimos, mientras que en otras, cliente se refiere a la entidad que adquiere el producto del proyecto, mientras que los usuarios son aquellos que utilizan directamente el producto del proyecto.
• Organización ejecutante: La empresa cuyos empleados participan más directamente en el trabajo del proyecto.
• Miembros del equipo del proyecto: El grupo que realiza el trabajo del proyecto.
• Equipo de dirección del proyecto: Los miembros del equipo del proyecto que participan directamente en las actividades de dirección del proyecto.
• Patrocinador: La persona o el grupo que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para el proyecto.
• Influyentes: Personas o grupos que no están directamente relacionados con la adquisición o el uso del producto del proyecto, pero que, debido a su posición en la organización del cliente u organización ejecutante, pueden ejercer una influencia positiva o negativa sobre el curso del proyecto.
• Oficina de Gestión de Proyectos (PMO): Si existe en la organización ejecutante, la PMO puede ser un interesado si tiene responsabilidad directa o indirecta sobre el resultado del proyecto.