Sistemas de Gestión Integrados: ¿Qué son?

Las normas ISO son muy conocidas por las organizaciones. La ISO 9001, de gestión de la calidad, tuvo su publicación inicial en el año 1987. En 1996 se aprobó la Norma ISO 14001, y las empresas empezaron a utilizar los sistemas de gestión ambiental. En marzo de 2018 se publicó la Norma ISO 45001 sobre sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. A día de hoy, las empresas todavía se están adaptando a la nueva ISO 45001, y la norma más extendida en este ámbito es la OHSAS 18001.

Explicación y Estructura de las Normas

  1. ISO 9001: Sistema de Gestión de la Calidad

    Está formado por un conjunto de políticas, procesos y procedimientos documentados. Las necesidades de la organización son:

    • Demostrar su capacidad de ofrecer productos y servicios que satisfagan los requisitos de los clientes y cumplir con la legalidad vigente de su entorno.
    • Aumentar la satisfacción del cliente a través de una serie de procesos para mejorar su funcionamiento y asegurarse de esta forma la conformidad de todos los requisitos.

    Capítulos principales:

    • Alcance.
    • Referencias Normativas.
    • Términos y Definiciones.
    • Contexto de la Organización.
    • Liderazgo.
    • Planificación.
    • Soporte.
    • Operación.
    • Evaluación del Desempeño.
    • Mejora.

  2. ISO 14001: Sistemas de Gestión Ambiental (SGA)

    Consigue que las empresas puedan demostrar que son responsables y están comprometidas con la protección del medio ambiente a través de la gestión de los riesgos medioambientales que puedan surgir. Esta norma también funciona según el método PDCA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar).

    Beneficios:

    • Proteger el medio ambiente.
    • Cumplir con esta norma permite a las empresas reforzar su imagen comercial de empresa sostenible y respetuosa con el medio ambiente, aumentando así la posibilidad de realizar ventas o prestar servicios en un futuro.

    Normas relacionadas:

    • ISO 14001. Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación a su uso.
    • ISO 14004. Guías generales. Guía práctica para crear un SIGMA (Sistema Integrado de Gestión Medioambiental) efectivo o mejorar el existente.

  3. OHSAS 18001: Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

    (El contenido detallado de OHSAS 18001 no estaba presente en el texto original, solo la mención del título).

Documentación Clave en un Sistema de Gestión Integrado

  1. La Política Integrada

    Es el documento base para realizar la implementación de un sistema integrado de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo basado en las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. Debe ser apropiada a los propósitos de la compañía, a la naturaleza, dimensión e impactos ambientales y dimensión del riesgo en función de las actividades llevadas a cabo.

    Normas de referencia:

    • ISO 9000, Sistema de Gestión de la Calidad. Definiciones y Fundamentos.
    • ISO 9001, Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
    • ISO 9004, Sistema de Gestión de la Calidad. Directrices para la mejora del desempeño.

  2. Manual Integrado

    Aparecen referidos todos los documentos que constituirán el sistema integrado y sirve de base para el desarrollo de los procedimientos e instrucciones. Se describe la política integrada y sirve de guía para documentar las principales funciones y responsabilidades, detallar las interacciones del sistema, los objetivos generales y facilitar la orientación necesaria sobre la documentación de referencia en temas de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales.

  3. El Mapa de Procesos

    Es la representación gráfica de la estructura de aquellos procesos que conforman el sistema de gestión. Para desarrollarlo, es necesario realizar una agrupación de los procesos en el mapa. Una agrupación válida es la que divide los procesos en estratégicos, operativos o cadena de valor, y de apoyo o soporte.

    Los términos que podemos encontrar en la ficha del proceso son:

    • Propietario del proceso.
    • Misión.
    • Alcance.
    • Entradas y Salidas.
    • Proveedores y Clientes.
    • Indicadores.
    • Variables de control.
    • Recursos.
    • Vinculación con otros documentos como procedimientos, ITs o registros.

    Aquí entramos ya a la propia organización documental del sistema de gestión, etc.

  4. Instrucciones Técnicas y Procedimientos

    Son documentos donde se especifica el modo en el que se debe realizar una operación. Esto se consigue explicando detalladamente los pasos necesarios para llevar a cabo dicha actividad.

    Se describe:

    • Las actividades ejecutadas por el personal.
    • El proceso, en función de un orden de operación establecido.
    • Las operaciones descritas en el procedimiento, siempre en coherencia con las normas empleadas en el proceso.

    Entre los procedimientos integrados destacamos:

    • Control de los documentos.
    • Control de los registros.
    • Identificación de requisitos legales.
    • Revisión del Sistema.
    • Objetivos, metas y planes de mejora.
    • Formación, competencia y toma de conciencia.
    • Comunicación.
    • Gestión de compras y evaluación de proveedores.
    • Control operacional.
    • Calibración de equipos.
    • Planes de emergencia y capacidad de respuesta.
    • Auditorías Internas.
    • No Conformidades.
    • Acciones correctivas, preventivas, accidentes e incidentes.

  5. Formatos y Registros

    Son los documentos que agrupan los resultados y registran el nivel de calidad, la prevención del medio ambiente y la seguridad y salud laboral de los servicios de la organización y sus trabajadores. Todos se pueden encontrar en formato papel y/o digital. Se conservan 5 años por reclamación del cliente y por datos estadísticos para estudios de prevención y mejora.