Optimización de Sistemas de Gestión Administrativa Municipal

Nro.

Pregunta

Sí

No

N/A

Ref. P/T

1.

2.

3.

4.

¿La implantación del reglamento específico del sistema organizacional administrativa fue aprobada por el Consejo Municipal?

¿Para la ejecución de programas y proyectos se crean unidades organizacionales?

¿La alcaldía realiza la formalización del diseño organizacional con su respectiva documentación?

¿El SOA tiene relación con otros sistemas del control gubernamental?

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✓

LC-2/2.1

LC-2/2.2

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/2

Condición: La entidad no respalda con documentos la elaboración de la formalización del diseño organizacional.

Criterio: De acuerdo al art. 15 de la R.S. 217055 (Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa), el diseño organizacional se formalizará en documentos aprobados mediante resolución interna pertinente.

Causa: Ineficiencia y descuido por parte de los funcionarios de la unidad de administración.

Efecto: Diseño organizacional del municipio no formalizado en documentos.

Recomendación: Se recomienda documentar cualquier acto y hecho que se realice con la documentación pertinente, tomando en cuenta la normativa.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/2

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/2

Condición: No se realizan unidades organizacionales para la ejecución de programas y/o proyectos.

Criterio: De acuerdo al art. 23 de la R.S. 217055 (Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa), para la ejecución de programas y/o proyectos se podrán crear unidades organizacionales, siempre que las funciones de estos programas y/o proyectos no puedan ser ejecutadas por otras unidades de la entidad.

Causa: Existe ineficiencia por parte de los funcionarios de la unidad de administración.

Efecto: No se cumple la normativa del sistema de organización administrativa.

Recomendación: Se recomienda tomar en cuenta este aspecto y dar a conocer la importancia del tema mediante capacitación a los profesionales y partes involucradas en esta área.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/2

Nro.

Pregunta

Sí

No

N/A

Ref. P/T

1.

2.

3.

4.

¿El reclutamiento al personal por invitación directa cumple con todos los requisitos según normativa?

¿Cuenta con un reglamento específico para dicho sistema?

¿La selección del personal se realiza sobre la base de sus méritos, capacidades y aptitudes?

¿Realizan capacitaciones para el mejor desempeño laboral?

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LC-2/2.1

LC-2/2.2

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/2

Condición: La selección del personal no se realiza sobre la base de sus méritos, capacidades, aptitudes, antecedentes laborales y atributos personales.

Criterio: De acuerdo al art. 18 de la R.S. 261115 (Normas Básicas del Sistema de Administración del Personal), la selección de los servidores públicos y el consecuente ingreso a la función pública se realizará sobre la base de su mérito, capacidad, aptitud, antecedentes laborales y atributos personales, en cumplimiento del proceso de reclutamiento.

Causa: Ineficiencia de los encargados del departamento de recursos humanos.

Efecto: Personal desconoce sus funciones y muestra ineficiencias en las áreas donde son designados.

Recomendación: Se recomienda aplicar la normativa y contratar personal que reúna los objetivos necesarios para desarrollar las actividades encomendadas en cada puesto o cargo del municipio de Quiyacoyo.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/2

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/2

Condición: El reclutamiento del personal por invitación directa no cumple todos los requisitos establecidos en el Decreto Supremo 26115.

Criterio: Según el art. 18 de la R.S. 261115 (Normas Básicas del Sistema de Administración del Personal), párrafo I, inciso “b”, la invitación directa será efectuada a personas que reúnan altos méritos personales para cumplir puestos ejercidos por aquellos funcionarios que sean designados en los respectivos cargos de la estructura organizacional del municipio.

Causa: Ineficiencia del personal encargado en el departamento de recursos humanos.

Efecto: El personal desconoce sus funciones y es ineficiente en las áreas donde trabaja.

Recomendación: El personal encargado del departamento de recursos humanos no debe contratar personal sin previo proceso que evalúe sus logros.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/2

Nro.

Pregunta

Sí

No

N/A

Ref. P/T

1.

2.

3.

4.

¿Se ha elaborado el reglamento específico para este sistema de presupuestos?

¿La alcaldía elabora ajustes a la ejecución del presupuesto de gastos?

¿El objetivo del reglamento es generar y obtener información útil sobre la ejecución presupuestaria?

¿Las modificaciones del presupuesto se realizan de acuerdo a la normativa vigente?

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LC-2/2.1

LC-2/2.2

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/3

Condición: No existen modificaciones al presupuesto de acuerdo a la normativa vigente.

Criterio: Según el artículo 28 de la R.S. 225558, numeral 1, las modificaciones al presupuesto deberán realizarse por: a) Modificaciones en el programa de programaciones anuales para la incorporación de nuevos objetivos por cambios en los objetivos iniciales previstos o por cambios en las metas de estos objetivos.

Causa: Falta de información, actualización o capacitación sobre la normativa al personal encargado de esta área.

Efecto: Las modificaciones realizadas al presupuesto durante el ejercicio fiscal no se sabe por qué motivos son realizadas.

Recomendación: Se recomienda aplicar la norma y dar a conocer a los funcionarios y jefes inmediatos sobre el tema.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/3.2

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/2

Condición: No se realizaron los informes sobre el seguimiento y evaluación presupuestaria.

Criterio: En el artículo 30 de la R.S. 225558 (Normas Básicas del Sistema de Presupuestos), cada entidad y órgano deberá efectuar la evaluación de la ejecución del presupuesto de recursos y gastos, vinculando esta evaluación con el cumplimiento gradual y total de los objetivos previstos.

Causa: Falta de información, actualización o capacitación sobre la normativa al personal encargado en esta área.

Efecto: No se puede saber el grado de ejecución presupuestaria de los gastos y recursos.

Recomendación: Se recomienda aplicar la norma y dar a conocer a los funcionarios y jefes inmediatos sobre el tema; también pasar cursos de actualización sobre el tema.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/2

Nro.

Pregunta

Sí

No

N/A

Ref. P/T

1.

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3.

4.

¿La entidad cumple con el procedimiento de identificación de las unidades responsables de la ejecución de los POA (Programas de Operaciones Anuales)?

¿La entidad cuenta con indicadores de eficiencia y eficacia para cada objetivo de la gestión?

¿La entidad cuenta con un reglamento específico del sistema de programación de operaciones?

¿La entidad cumple con el debido proceso de determinación de operaciones?

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LC-2/2.1

LC-2/2.2

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/3

Condición: La alcaldía municipal no cumple con el procedimiento de identificar a las unidades responsables de la ejecución del POA.

Criterio: Según el art. N° 22, párrafo I, se señala: “Identificación de las unidades responsables de la ejecución de los programas de operaciones anuales”.

Causa: No existe un adecuado manual de funciones que especifique la responsabilidad de poder identificar estos procedimientos que el personal debe realizar.

Efecto: No se especifica la identificación de su responsabilidad hacia la ejecución del POA.

Recomendación: Se recomienda al personal encargado del área elaborar un nuevo manual de funciones que especifique la responsabilidad de poder identificar estos procedimientos que el personal debe realizar.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/3.2

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/2

Condición: Los indicadores de la alcaldía no son de eficiencia y eficacia en los que se sustenta el POA.

Criterio: El artículo N° 23 de la R.S. N° 225557 (Normas Básicas del Sistema de Operaciones) determina que: “Toda área o unidad funcional debe establecer indicadores cualitativos y cuantitativos de eficacia que permitan verificar el grado de alcance de los objetivos de gestión y el desarrollo de las operaciones.”

Causa: No tiene personal adecuado ni capacitado para poder desarrollar dichos indicadores, lo que impide que la entidad alcance sus objetivos.

Efecto: El desarrollo de su trabajo no se realiza como debería; la alcaldía en realidad no sabe si cumple con la eficacia y eficiencia.

Recomendación: Contratar servicio externo para medir estos indicadores; de acuerdo a lo que se muestra, se procede a tomar decisiones.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/2

Nro.

Pregunta

Sí

No

N/A

Ref. P/T

1.

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3.

4.

¿El municipio cuenta con el cuadro de ingresos?

¿Formular políticas de endeudamiento nacional y externo es parte de las competencias del órgano?

¿La entidad cuenta con un sistema de planificación de la recaudación de recursos?

¿El municipio cuenta con las normas básicas de tesorería?

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LC-2/2.1

LC-2/2.2

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/3

Condición: La entidad no establece el proceso de planificación de la deuda pública.

Criterio: De acuerdo a la R.S. 218041 (Normas Básicas de Crédito Público), artículo 25, establece los siguientes procesos: a) Definición de políticas en el marco del análisis global de la economía. b) Establecimiento de la estrategia nacional de endeudamiento. c) Determinación de las condiciones de operatividad y adaptabilidad de la gestión de la deuda pública en el conjunto de la administración financiera y económica del país.

Causa: Desconocimiento de la normativa, ineficiencia y descuido de los funcionarios encargados de esta área.

Efecto: Los procesos establecidos por la ley no se cumplen.

Recomendación: Se recomienda al personal y a los encargados del área actualizarse sobre la normativa vigente y asistir a cursos de actualización.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/3.2

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/2

Condición: La alcaldía no cuenta con un sistema de planificación de la deuda pública.

Criterio: De acuerdo a la R.S. 218041 (Normas Básicas del Sistema de Crédito Público), art. 22, señala que debe haber un subsistema de planificación de la deuda pública para tener un marco financiero y contractual orientado a dar cumplimiento a la política crediticia y viabilizar la estrategia de endeudamiento público.

Causa: La ineficiencia de la gerencia general y funcionarios de esta área del municipio de Quiyacoyo.

Efecto: Los requisitos de la ley no se cumplen y, por ende, la deuda pública no está siendo bien manejada.

Recomendación: Se recomienda a la MAE, al personal y a los encargados de esta área tener conocimiento de la Ley SAFCO y su normativa respectivamente de administración de control gubernamental.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/2

Nro.

Pregunta

Sí

No

N/A

Ref. P/T

1.

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4.

¿La entidad cuenta con un sistema de crédito público?

¿El municipio elabora el cuadro de clasificación de la deuda pública?

¿El sistema de crédito público está interrelacionado con el sistema de tesorería?

¿El municipio cuenta con las normas del sistema de crédito público?

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LC-2/2.1

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/3

Condición: El municipio no custodia los títulos y valores del sistema de tesorería del Estado.

Criterio: De acuerdo a la R.S. 218056 (Normas Básicas del Sistema de Crédito Público del Estado), Capítulo I, Artículo 31, indica: “Que se debe custodiar los títulos valores pertenecientes al sistema de tesorería del Estado para asegurar su adecuada presentación”.

Causa: Ineficiencia y descuido de los funcionarios encargados de esta área.

Efecto: Estos documentos pueden caer en manos inescrupulosas y después no se puede tener respaldo de lo que se está haciendo y de cómo están siendo manejados los fondos del municipio de Quiyacoyo.

Recomendación: Se recomienda al personal ser más responsable y poner interés en el trabajo que realiza en su puesto.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/3.2

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/2

Condición: Los responsables encargados de tesorería no cumplen las fases de revisión de las cuentas fiscales.

Criterio: De acuerdo a la R.S. 218041 (Normas Básicas del Sistema de Crédito Público), Capítulo IV, Artículo 36, habla sobre las fases de revisión de las cuentas fiscales, que comprenden: Inventario de todas las cuentas fiscales, Verificación de la vigencia de todas las entidades públicas dependientes de las tesorerías respectivas, Clasificación de las cuentas fiscales bancarias según su propósito.

Causa: Ineficiencia y descuido de los funcionarios encargados de esta área.

Efecto: No se sabe con certeza dónde están estos documentos; si se los tiene, no están debidamente ordenados y no se tiene con qué respaldar las operaciones fiscales.

Recomendación: Se recomienda que el personal se actualice según la normativa indicada, que no sean descuidados y que tengan interés en su trabajo que realizan.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/2

Nro.

Pregunta

Sí

No

N/A

Ref. P/T

1.

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4.

¿El municipio hace conocer la convocatoria para la demanda de bienes y/o servicios?

¿El municipio, en su unidad administrativa, establece medidas para evitar el deterioro y alteraciones de los bienes muebles?

¿El municipio cuenta con el procedimiento de contratación de bienes y/o servicios?

¿El responsable de la unidad de almacenes comprueba la calidad y cantidad de acuerdo a lo solicitado en el municipio de Sacaba?

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LC-2/6.3

LC-2/6.4

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/3

Condición: El responsable de la unidad de almacenes no comprueba la calidad y cantidad de acuerdo a lo solicitado en el municipio de Quiyacoyo.

Criterio: De acuerdo al artículo de la R.S. 25964 (Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios), art. 109 b), menciona: “Comprobar que la calidad, cantidad y las características de los bienes a entregar correspondan a lo solicitado.”

Causa: Error de los funcionarios encargados de adquisiciones al realizar esta actividad.

Efecto: Bienes deteriorados que no corresponden a las características solicitadas.

Recomendación: Se recomienda cambiar o retirar al encargado de adquisiciones y enviar un memorándum al encargado de almacenes por recibir bienes en mal estado.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/3.2

Ref. P/T

Descripción

Disposición del Jefe

Ref. Informe

LC-1/2

Condición: El municipio en su unidad administrativa no establece medidas para evitar el deterioro y alteraciones de los bienes muebles.

Criterio: De acuerdo al artículo 18 de la R.S. 25964 (Normas Básicas de Administración de Bienes y Servicios), art. 141 a) “La unidad administrativa de cada entidad establecerá medidas para evitar el deterioro de los inmuebles y alteraciones que puedan afectar su funcionalidad”.

Causa: Descuido total del personal de administración al establecer políticas de administración de bienes.

Efecto: Los bienes inmuebles estarán deteriorados y no serán usables.

Recomendación: Se recomienda cuidar los inmuebles, registrar y dar de baja si están en mal estado para poder solicitar otros en el POA para el año entrante.

Va al informe ref.: 101 30.10.14

LR-1/2

Nro.

Pregunta

Sí

No

N/A

Ref. P/T

1.

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4.

¿El municipio cuenta con manual de contabilidad integrada?

¿Son respaldados los registros contables con documentos contables?

¿Realizan la depreciación de los activos fijos según la normativa vigente?

¿Realizan la depreciación del activo fijo según la normativa vigente?

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P/T

Condición: Los encargados del área de contabilidad no realizan la depreciación del activo fijo según normativa vigente.

Criterio: De acuerdo al artículo 31 de la R.S. 222957 (Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada), señala: “Que la depreciación es la distribución sistemática a cada periodo contable del importe depreciable de un activo”.

Causa: Falta de conocimiento técnico y de la normativa por parte del señor contador.

Efecto: Esto hace que la situación económica del estado de resultados se encuentre sobrevaluada o las utilidades estén sobreestimadas.

Recomendación: Se recomienda que los contadores verifiquen el tratamiento de la cuenta inventarios y brinden capacitación al personal sobre la normativa.

P/T

Condición: Los encargados del área de contabilidad no realizan la depreciación del activo fijo según normativa vigente.

Criterio: De acuerdo al artículo 10 de la R.S. 222957 (Normas del Sistema de Contabilidad Integrada), inciso d), señala que se debe presentar la información contable y la respectiva documentación sustentatoria ordenada de tal forma que facilite las tareas del control interno y externo posterior.

Causa: Falta de información, actualización o capacitación sobre la normativa al personal del departamento de contabilidad.

Efecto: No se puede saber con certeza si los registros son reales, ya que no hay respaldo de documentos.

Recomendación: Se recomienda aplicar la norma y dar a conocer a los funcionarios de esta área; guardar y archivar todos los documentos en orden cronológico.