Conceptos Esenciales en la Gestión de Eventos y Hotelería de Negocios

1. ¿Qué significan las siglas MICE?

Las siglas MICE corresponden a:

Meeting (Reuniones)
Incentives (Incentivos)
Congress (Congresos)
Exhibitions (Exposiciones)

2. Pon un ejemplo de un evento que se celebre en el hotel La Laboral en el que contemples los servicios básicos que necesitaría el mismo.

Para un evento en el hotel La Laboral, los servicios básicos que se necesitarían son:

Servicios de alimentos y bebidas.
Servicios de salones (espacios).
Servicios de logística y protocolo.
Servicios de tecnología audiovisual.

3. ¿Por qué se caracteriza un evento denominado Clinic?

Se denomina Clinic al evento que utiliza tanto las actividades de formación como las de entrenamiento de todo tipo de equipos. El objetivo es la formación de pequeños grupos, dando instrucciones en temas específicos mientras los participantes cooperan intercambiando sus ideas y experiencias. Como ayuda, suelen exponer casos de estudio ya elaborados por los organizadores.

4. ¿Qué diferencia encuentras entre conferencia, congreso y convención?

La Conferencia tiene más discusión que una convención, además de contar con un comité técnico, científico y ejecutivo. En los Congresos no se utilizan salas complementarias, a diferencia de las conferencias; además, existen los Congresos Internacionales.

5. ¿Cuáles son las características de los congresos internacionales?

Las características de los congresos internacionales son:

Tienen una duración de 3 días aproximadamente.
Cuentan con 300 asistentes.
Participan 5 nacionalidades distintas.
El 40% de los asistentes son extranjeros.

6. Menciona una característica de cada uno de los 11 eventos estudiados en clase.

Exposición: Muestra mercancías o servicios.
Feria: Demostración de una temática concreta.
Instituto: Se suele organizar por una empresa u organización profesional.
Lectura: Hay poca participación.
Panel: Hay dos o más oponentes llamados panelistas.
Retiro: Se localizan en lugares apartados.
Reuniones: Hay de 2 tipos: informativas y de decisión.
Seminario: Se organizan bajo la supervisión de un profesional.
Baby Shower: Evento muy actual, destinado al bebé de una pareja.
Taller: Muy importante la participación.
Rueda de prensa: Evento en el que se convoca a la prensa para dar alguna noticia importante.

7. Indica un ejemplo de una posible exposición y feria.

Ejemplo de feria: Una feria sobre bodas con expositores de distintos tipos de decoración, vestidos de novia, de novio, etc.
Ejemplo de exposición: Una exposición sobre los romanos y el legado que dejaron en Cáceres.

8. ¿Qué salida profesional podemos encontrar estudiando este módulo profesional?

Podemos encontrar salidas profesionales como creador de eventos o asistente comercial.

9. ¿Qué expositores pueden exponer sus productos en una feria de bodas que organices en el hotel La Laboral?

En una feria de bodas en el hotel La Laboral, podrían exponer sus productos:

Expositores con diversos tipos de decoración.
Floristerías.
Empresas de música.
Tiendas de vestidos tanto para ella como para él.

10. ¿Qué diferencia hay entre un fórum, un panel y un simposio?

Un simposio es más formal que un fórum, y el panel es un evento que puede encontrarse dentro de un fórum.

11. Si una empresa quiere organizar un instituto, ¿en qué consiste ese evento?

En un evento tipo Instituto se celebran conferencias, seminarios y talleres. Suele ser organizado por una empresa u organización profesional que ofrece oportunidades de aprendizaje. Este concepto se utiliza a menudo para agrupar varias reuniones.

12. ¿Qué eventos outdoor puedes celebrar en el Hotel La Laboral?

En el jardín del Hotel La Laboral se pueden celebrar eventos outdoor como bodas, cumpleaños, comuniones o baby showers.

13. Menciona un evento road-show que se celebraría en tu hotel.

Un ejemplo de evento road-show sería instalar stands móviles que muestren los salones y las ventajas de celebrar distintos tipos de eventos en mi establecimiento, destacando nuestras especialidades. En otro stand, presentaría ejemplos de decoración y de eventos ya realizados en el hotel.

14. ¿Qué es lo importante que el comercial debe averiguar sobre un evento?

El comercial debe analizar su propósito u objetivo, su formato y sus contenidos.

15. ¿Qué aspectos relevantes tenemos que tener en cuenta cuando se realice un evento en grandes acontecimientos?

Cuando se realiza un evento en grandes acontecimientos, se debe tener en cuenta:

Disponer de suficientes salones preparados y diseñados con esa finalidad.
Considerar su principal segmento de mercado.
Contar con un personal que esté formado correctamente para atender las necesidades de este tipo de eventos.

16. ¿Qué nos permite mantener una comunicación fluida entre los responsables de los distintos departamentos cuando en nuestro Hotel La Laboral se realice cualquier evento?

Permite que los clientes se sientan en un entorno agradable para conseguir los objetivos de su reunión, y que a su vez no existan puntos de fricción con el resto de la clientela del hotel.

17. Comenta esta oración: “Un hotel debe atender con sus productos y servicios a todos los segmentos de mercado.”

Significa que un hotel debe buscar la diversificación de sus productos y servicios para alcanzar a más segmentos de mercado, cubriendo así las necesidades de una mayor variedad de clientes.

18. ¿Qué aspectos hay que tener en cuenta cuando asignamos un espacio para celebrar un evento en un establecimiento pequeño o mediano?

En el caso de un establecimiento más pequeño, se le da mayor importancia a la convivencia entre diferentes segmentos de clientela, ya que si los flujos de tráfico no se han diseñado de forma adecuada, pueden generar situaciones no deseadas.

En establecimientos pequeños o medianos, se trabaja con el responsable o interlocutor válido del cliente y se suele hacer sobre el terreno para asegurar que el espacio elegido no sea ni muy grande ni muy pequeño. El tipo de montaje y el número de personas previsto constituyen las variables más importantes que se han de tener en cuenta.

19. ¿Qué entendemos por Hotel Suite? ¿Cuáles son sus principales ventajas competitivas?

Los Hoteles Suite están compuestos por habitaciones tipo suite y son buscados por organizadores de eventos para realizar reuniones de tamaño pequeño y mediano. Ofrecen una amplia oferta de restaurantes e instalaciones complementarias, así como un gran espacio para la realización de reuniones.

Sus principales ventajas competitivas son:

Son ideales para reuniones de empresas y para pequeñas sesiones de formación.
Todos los hoteles suite se ofrecen al mercado de pequeñas reuniones, un segmento a menudo ignorado por los hoteles con gran capacidad de alojamiento.
Los habituales problemas que se generan a la hora de la asignación de habitaciones se eliminan aquí de raíz.

20. ¿Qué son los hoteles auditorio? ¿Cómo se denominan también?

Los Hoteles Auditorio se pueden denominar también hoteles con centro de convenciones. Son adecuados para eventos muy grandes. Las salas de reuniones suelen estar situadas lejos del tráfico habitual del establecimiento y ofrecen áreas de desconexión localizadas. La mayoría de los auditorios ofrecen su propia versión de un paquete con servicios completos (precio cerrado por días o por personas que incluye habitación, comida, breaks, sala de reuniones, equipamiento audiovisual y otras necesidades).

21. Cuando hablamos de eventos que se celebran fuera del entorno hotelero, ¿a qué nos referimos? Pon un ejemplo de este tipo de instalaciones.

Cuando hablamos de eventos que se celebran fuera del entorno hotelero, nos referimos a servicios de catering, donde se debe desplazar todo el mobiliario. Por ejemplo, realizar un evento en una bodega o en una finca.

22. En eventos fuera del entorno hotelero, ¿qué logística es necesaria contratar?

Es necesario contratar un transporte para desplazar el mobiliario (mesas, sillas y muebles auxiliares de servicio), así como toda la mantelería, cubertería, cristalería y la comida y bebida definida. También es necesario un transporte para el personal que atenderá el evento.

25. Comenta esta oración: “Es importante dignificar los espacios de un hotel”.

Es importante considerar los espacios disponibles en el hotel para organizar correctamente los eventos previstos.

26. Imagina que un cliente quiere organizar una comunión (100 invitados) en tu hotel. Asesórale sobre distintos tipos de montajes posibles que se podrían llevar a cabo.

Se podrían llevar a cabo montajes de mesas como el de espiga, que permite tener varias mesas cercanas, o el montaje americano, ideal para banquetes grandes y que facilita una buena ubicación de todos los comensales.

27. Una empresa quiere celebrar la asamblea general de accionistas en tu hotel. ¿Qué montaje de mesas sería el más idóneo?

El montaje más idóneo para celebrar la asamblea general de accionistas sería una mesa imperial, que facilita la interacción cara a cara entre todos los participantes.

28. Una empresa quiere realizar unas jornadas de formación para sus trabajadores (25). Indícale tres montajes posibles.

Tres montajes posibles son:

Montaje en U
Montaje en I
Montaje en T

29. Si tuvieras que montar un escenario para un evento en tu hotel, ¿qué tendrías en cuenta?

Tendría en cuenta la altura del escenario (que debe ser de 70 cm), la dimensión (50 m²) y el espacio entre sillas (45 cm).

30. Una Multinacional va a realizar una demostración de un programa de gestión de reservas a 20 comerciales de su empresa. Como comercial del hotel La Laboral te solicita que le pases detalles de todos los elementos necesarios que contemplarías en la organización de esa reunión. Contempla montaje, logística, medios audiovisuales, etc.

Contemplaría un montaje tipo auditorio para que todos los comerciales asistentes puedan observar la demostración del programa. En cuanto a la logística, sería crucial elegir la mejor fecha y lugar, así como asegurar una excelente organización del equipo de trabajo. Respecto a los medios audiovisuales, se proporcionaría un proyector y un portátil para cada comercial de la empresa.

31. ¿Por qué es recomendable anclar los asientos cuando hay más de 50 asistentes?

Es recomendable anclarlos para evitar que los asientos se muevan, lo cual es crucial para mantener la distribución adecuada según el tipo de evento.

32. Si tienes que realizar la promoción de los salones de tu hotel, ¿qué información incluirías en ese material?

Incluiría información como:

La capacidad de los salones.
El tipo de sonido.
La iluminación.
El tipo de flores.
Los tipos de montajes disponibles.
La temática.
La lencería.
La vajilla que se puede utilizar.

33. Cuando hablamos de requisitos de accesibilidad a contemplar por el comercial de eventos, ¿a qué nos referimos? Cuando una instalación no es 100% accesible, ¿cómo debe denominarse?

Nos referimos a eventos que tienen:

Acceso: Como rampas y pasamanos en la entrada para personas que lo necesiten.
Orientación: Que haya una correcta señalización para la fácil llegada a los eventos.
Circulación y seguridad: Para las personas que se dirigen al evento.
Funcionalidad: Para que todos los asistentes puedan usar todos los servicios.

Cuando una instalación no es 100% accesible, debe denominarse parcialmente accesible o accesible con limitaciones.

34. Cuando un cliente desea alquilar uno de nuestros salones, ¿qué información deberíamos inicialmente solicitar al cliente?

Inicialmente, deberíamos solicitar al cliente la siguiente información:

El número de comensales que van a asistir al evento.
Qué tipo de evento se va a realizar.
La fecha y hora en la que se va a realizar.
Qué tipos de servicios les gustaría contratar.

37. ¿Es necesario tener un listado de tarifas oficiales de los salones? ¿Qué formato debe tener este documento?

Sí, el listado debe reflejar horarios por mañana, tarde, noche, día completo, fin de semana e incluso por horas, si es necesario.

38. ¿Por qué es importante tener un listado con las tarifas oficiales de los salones?

Es importante porque garantiza transparencia y coherencia en la oferta de precios, facilitando la negociación y la gestión de posibles cambios o ajustes con el cliente.

39. ¿Qué tres fórmulas podemos contemplar para calcular el precio de los servicios con bebidas?

Las tres fórmulas para calcular el precio de los servicios con bebidas son:

Por botellas.
Por horas cerradas.
Por tickets.

40. ¿Cuáles son las recomendaciones de actuación a futuro en el mercado de eventos?

Las recomendaciones de actuación a futuro en el mercado de eventos incluyen:

Auge de las ciudades de segundo nivel (ej. Salamanca, Mérida).
Crecimiento de centros de convenciones.
Incremento de unidades o departamentos de centralización de la información.
Aumento del uso de nuevas tecnologías en eventos.
Mayor uso del Revenue Management.
Programas de fidelización para organizadores de eventos (cuando hay varios comerciales).

41. ¿Cómo podemos aportar valor añadido en la venta de nuestros salones?

Debemos desarrollar un conocimiento sobre cómo funciona el cerebro humano, el significado de los olores y colores, y cómo utilizar las imágenes para crear un estado de ánimo que provoque emociones en el asistente. Lo importante es que, al vender el evento, el cliente se imagine allí, que sea una experiencia inolvidable y que la recuerde con alegría.

42. ¿Cómo podemos conocer realmente la rentabilidad de nuestros salones?

Aunque nuestro sector no siempre se caracteriza por un enfoque puramente financiero, una buena organización de todas las facturas asociadas a un evento y la búsqueda del mayor beneficio posible en cada uno de ellos, sin comprometer la satisfacción del cliente, deberían ser suficientes para conocer la rentabilidad.

43. Si nos queremos diferenciar para destacar ante un cliente, ¿cómo debemos hacerlo?

Ofrecer nuestro servicio desde otro punto de vista. Por ejemplo, un coffee break no se vendería solo como tal, sino como un momento de desconexión, relajación y descanso.

44. ¿En qué segmentos de mercados se podría especializar tu hotel?

Mi hotel podría especializarse en un segmento con nivel adquisitivo medio-alto, clientes mayores de edad, no necesariamente casados y con formación.

45. ¿En qué consiste maximizar los gastos variables? Pon un ejemplo aplicado al mercado de eventos.

Consiste en aumentar la proporción de gastos que varían en función del nivel de actividad. Por ejemplo, cuando un cliente nos encarga un producto del que no disponemos. Si una familia nos pide un castillo hinchable para la comunión de su hijo, tendríamos que alquilarlo, convirtiéndose en un coste variable. En el caso de comprarlo, sería un coste fijo.

46. ¿Siempre es preferible maximizar los gastos variables, frente a los gastos fijos? Pon un ejemplo que justifique tu respuesta.

Lo más importante es satisfacer al cliente y que se vaya contento de nuestro establecimiento. Esto muchas veces implica incurrir en costes variables, como en el ejemplo anterior. Sin embargo, financieramente, los costes fijos son preferibles porque permiten una mayor previsibilidad y control.

47. Crea un paquete cerrado, incluyendo el mismo el uso y disfrute de un salón.

Paquete Cerrado: Coffee Break y Uso de Salón

Menú Coffee Break:

Agua
Café
Leche
Minisándwiches (queso y jamón)
Petit fours (salados y dulces)
Bizcochos y cereales
Frutas estacionales

Este menú, más el disfrute del salón, tendría un coste de 70€/persona (IVA incluido).

48. ¿Cuándo se podría pensar en co-branding? Pon un ejemplo.

Se podría pensar en co-branding para ofrecer un salón y montaje especial en colaboración con Catering San Jorge. Se estudiaría el mercado y el “histórico” tanto de nuestro hotel como de la otra empresa para determinar qué tipo de salón es el más demandado y qué segmento de mercado lo solicitaría, creando así una oferta única.

49. Como comercial del hotel La Laboral, ¿qué dos formas hay de proponer eventos?

Como comercial del hotel La Laboral, hay dos formas de proponer eventos:

Produciendo nuestro propio evento.
Estudiando a fondo la marca de un cliente, su estilo de comunicación, y presentándole una propuesta de evento personalizada.

50. Explica con tus palabras el Revenue Management.

El Revenue Management es una técnica de gestión que utiliza herramientas para fijar precios, gestionar reservas y optimizar las ventas.

51. ¿Cuáles son las 4 claves de negocio?

Las 4 claves de negocio son:

Localización.
Que sea atractivo (decoración).
Equipamiento (salas y servicio).
Profesionalidad (qué tipo de Recursos Humanos dispone mi hotel).

52. ¿Cuál es el objetivo del ECB?

Actualmente, estas siglas ya no se utilizan; en su lugar, se denomina SCB (Spain Convention Bureau). El Spain Convention Bureau (SCB) es una red de entidades locales que agrupa a 57 destinos de congresos. Se constituyó en 1984 en el seno de la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP) como una sección especializada, bajo la denominación de Sección Española de Ciudades de Congresos. Estos 57 destinos, repartidos por toda la geografía española, disponen de recursos humanos y técnicos suficientes para la organización de reuniones y eventos dirigidos a un aforo mínimo de 500 personas.

53. ¿Cuál es la filosofía del Clúster de Turismo? ¿Qué quiere decir la palabra coopetencia?

Su filosofía se basa en el concepto de cadena de valor, lo que implica que no es una mera asociación de empresas de un sector, sino que abarca cualquier entidad vinculada directa o indirectamente con él. La misión del Clúster del Turismo de Extremadura es concienciar al empresariado extremeño para que coopere con otros empresarios, compartiendo experiencias e ideas. Se habla de coopetencia (con doble ‘o’), que es cooperar con la competencia para mejorar la competitividad, innovar y aprovechar las sinergias generadas.

54. ¿Quién integra el Clúster de Turismo?

El Clúster de Turismo integra a instituciones, asociaciones, organismos públicos, empresas privadas, centros tecnológicos, etc., siendo el referente empresarial del Turismo en Extremadura. El objetivo del Clúster del Turismo es mejorar la competitividad y productividad de las empresas que lo integran.