Documentos Comerciales de Compraventa

Los documentos de compraventa son esenciales para formalizar las transacciones entre clientes y proveedores, garantizando la legalidad y el registro de cada operación.

El Pedido o Propuesta de Pedido

El pedido es el encargo de un producto o servicio que un cliente realiza a un proveedor, especificando el plazo, precio y condiciones convenidas para su suministro.

Formas de Realizar un Pedido:

  • Mediante representante: El pedido es trasladado por el departamento de ventas.
  • Directamente o por teléfono: Aunque se realice verbalmente, siempre debe confirmarse por escrito.
  • Mediante impreso: Se generan dos copias, una para el cliente y otra para el proveedor.

El Albarán

El albarán es un documento que acompaña la entrega de la mercancía. En él se indican las características y la cantidad de los productos, los datos de la entrega y los nombres del comprador y del vendedor.

Copias del Albarán y su Destino:

Generalmente, consta de cuatro copias de diferentes colores, cuyo destino es:

  • Al almacén: Como acreditativo de salida de la mercancía.
  • Al departamento de ventas: Para la posterior emisión de la factura.
  • Al cliente: Como comprobante de la recepción.
  • Al cliente para su devolución firmado: Una vez firmado por el cliente, se archiva en la hoja del libro de clientes como justificante de aceptación de la mercancía.

La Factura

La factura es el documento que acredita legalmente y justifica una prestación de servicios o una compraventa de mercancías. Es emitida por el proveedor al cliente y debe contener:

  • Datos identificativos de ambas partes.
  • El precio unitario de los productos o servicios.
  • El importe total de los productos o servicios.
  • Los impuestos correspondientes.
  • El plazo para que el cliente realice el pago.

Cada parte (proveedor y cliente) conserva una copia de la factura.

Tipos de Factura:

  • Factura completa: Se emite cuando el destinatario actúa como empresario o profesional en el desarrollo de su actividad.
  • Factura simplificada: Se utiliza cuando la contraprestación no supera los 90 € y el destinatario no es profesional o empresario en el ejercicio de su actividad. En este caso, no es obligatorio recoger la identificación del destinatario.
  • Documentos que sustituyen a las facturas (tiques): El importe no supera los 3.000 € y se refiere a alguna de las actividades autorizadas. Estas pueden ser sustituidas por tiques.
Actividades Autorizadas para Tiques:
  • Ventas al por menor.
  • Servicios de ambulancia.
  • Servicios a domicilio del consumidor.
  • Transporte de personas y sus equipajes.
  • Servicios prestados en restaurantes, bares, cafeterías y establecimientos similares.
  • Suministro de comidas y bebidas para el consumidor en el acto.
  • Servicios prestados en salas de baile o discotecas.
  • Servicios telefónicos mediante cabinas telefónicas de uso público.
  • Servicios de peluquería e institutos de belleza.
  • Utilización de instalaciones deportivas.
  • Revelado fotográfico.
  • Servicios de aparcamiento.
  • Servicios de alquiler de películas.

Documentos de Pago y Cobro

El pago es el acto que finaliza el proceso de compraventa, formalizando la liquidación de la deuda.

Formas de Pago:

  • Al contado: El pago se realiza en el acto o en un breve plazo de tiempo.
  • Aplazado: El pago se difiere. Si se realiza en menos de 6 meses, no suele llevar recargo, ofreciendo la ventaja de pagar sin necesidad de liquidez inmediata.

El Recibo

El recibo es un documento donde una persona reconoce haber recibido una cantidad de dinero de la persona que lo entrega. Se suelen presentar en talonarios con dos partes:

  • El recibo que se entrega como justificante al pagador.
  • La matriz que queda en el talonario como registro.

El Cheque

El cheque es una orden de pago que una persona (el librador) da a una entidad de crédito (el librado) para que pague una cantidad previamente depositada en su poder, a la orden de un tercero (el tomador).

Formas de Emisión del Cheque:

  • Al portador: Puede ser cobrado por la persona que lo presente al cobro.
  • Nominativo: Emitido a nombre de una persona determinada.
  • A la orden: Emitido a nombre de una persona determinada, quien puede endosarlo a un tercero.

Cheques Especiales:

  • Cruzado: Se identifica con dos barras paralelas que atraviesan el cheque. Limita su cobro a través de una entidad bancaria, ya que el tomador no puede cobrarlo directamente, sino que debe presentarlo a través de una de las entidades.
  • Para abonar en cuenta: Prohíbe el pago en efectivo, solo se puede abonar al ingresarlo en una cuenta bancaria.
  • Conformado: El librado (banco) declara que existen fondos para el pago. Esta conformidad se anota en el dorso del cheque. El banco retiene el dinero de la cuenta del librador para asegurar el pago a su presentación.

La Letra de Cambio

La letra de cambio es un título valor, un documento timbrado que contiene un mandato de pago y, de ser aceptado, una obligación de pago. Es importante destacar que no la extiende quien debe, sino aquel a quien le deben.

Funciones de la Letra de Cambio:

  • Medio de pago: Permite saldar deudas.
  • Forma de financiación: El vendedor puede retrasar su vencimiento para que su cliente tenga tiempo de vender lo comprado antes de realizar el pago.

Elementos Personales de la Letra de Cambio:

  • Librador: Quien crea la letra de cambio y ordena el pago.
  • Librado: A quien se le ordena hacer el pago. Para que su obligación sea efectiva, la letra debe ser aceptada por él.
  • Tomador: A quien se le hace el pago. Puede ser el propio librador o una entidad bancaria si ha adelantado el pago, descontando intereses y comisiones.

El timbre de la letra se paga en función de su cuantía. Si el vencimiento es a más de 6 meses, el valor del timbre es el doble.

El Pagaré

El pagaré es un documento en el que una persona física (el firmante) se obliga a pagar a otra (el beneficiario) una cantidad determinada en la fecha y lugar indicados.

Requisitos Esenciales del Pagaré:

  1. Debe aparecer la denominación de “pagaré” en el propio documento.
  2. La promesa pura y simple de pagar una suma determinada en moneda nacional o moneda admitida a cotización.
  3. La indicación del vencimiento: en caso de que el pagaré no indique el vencimiento, se considerará pagadero a la vista.
  4. El lugar de pago.
  5. El nombre de la persona a quien se ha de hacer el pago o a cuya orden se ha de efectuar: no caben los pagarés en blanco, es decir, sin indicación del beneficiario.
  6. La fecha y el lugar en que se firme el pagaré.
  7. La firma del que emite el pagaré.