La Comunicación en el Departamento de Recursos Humanos

Comunicación Empresarial

Comunicación Interna

  • Comunicación Vertical:
    • Comunicación Descendente: de superior a subordinado. Se comunican órdenes, estrategias o procedimientos a través de notas internas, correos electrónicos, conferencias, reuniones, etc.
    • Comunicación Ascendente: de subordinado a superior. Se comunican peticiones, opiniones, sugerencias y quejas mediante entrevistas, encuestas o buzones de sugerencias.
  • Comunicación Horizontal: entre mismas jerarquías. Permite coordinar actividades o tareas para que el resultado final sea lo más eficiente posible. Tiene lugar mediante reuniones informativas o deliberativas.
  • Comunicación Informal: surge espontáneamente de las relaciones interpersonales y a veces supera las barreras jerárquicas. Permite la transmisión de información fuera de los canales oficiales, pero en ocasiones puede ser fuente y vehículo de transmisión de rumores.

Comunicación Externa

  • Comunicación Ambiental: la empresa es receptora de información (ej. normativa, indicadores de mercado, necesidades de clientes).
  • Comunicación Corporativa: la empresa transmite información al exterior (ej. a la sociedad, proveedores, clientes, publicidad).

Tipos y Medios de Comunicación en el Departamento de Recursos Humanos

El departamento de Recursos Humanos debe transmitir a los trabajadores informaciones relacionadas con sus funciones y tareas, y resolver dudas sobre cuestiones administrativas, en materia de contratación y nóminas.

Burofax: Es un un servicio de correos para enviar de manera urgente documentos relevantes que puedan requerir una prueba frente a terceros. Las empresas suelen utilizarlo para comunicar despidos.

Estrategias y Técnicas en la Comunicación Oral

Se requieren habilidades sociales y personales para lograr una comunicación efectiva.

Asertividad (como emisor)

Comportamiento caracterizado por una declaración firme sin necesidad de pruebas. Permite expresar nuestras opiniones o deseos sin violentar a los demás.

Ventajas: Favorece la confianza en uno mismo y nos granjea el respeto y la consideración de los demás.

Técnicas:

  • Disco rayado: «Entiendo, pero no estoy interesado».
  • Banco de niebla: «Es posible que tengas razón en eso, pero…».
  • Aserción negativa: «Tienes razón, siempre llego tarde. Tengo que salir de casa con más tiempo».
  • Asertividad confrontativa: «Me temo que esto no es lo que habíamos acordado».

Escucha Activa (como receptor)

Escuchar con atención y cuidado, tratando de comprender el mensaje completo que recibimos del interlocutor.

Ventajas: Favorece la relación positiva, ayuda a crear un clima de confianza y facilita la eliminación de tensiones.

Técnicas: Crear un clima adecuado, escuchar con empatía (poniéndonos en el lugar del otro), evitar las distracciones, no prejuzgar ni adelantar conclusiones, etc.

Conductas No Verbales (como emisor o receptor)

Para que la comunicación sea más eficaz, debemos cuidar también la comunicación no verbal.

Consejos:

  • Adoptar una postura correcta y relajada.
  • Mirar a los ojos, pero siempre procurando no intimidar.
  • Utilizar la gesticulación con las manos.
  • Evitar los tics.

Comunicación Escrita

En la comunicación escrita, cualquier documento debe ser claro, conciso, correcto desde el punto de vista gramatical y cuidado en su presentación. Además, no debe contener ni una sola falta de ortografía.

Sistemas de Control de Personal

Control del Absentismo Laboral

El absentismo laboral es toda ausencia, justificada o no, de un trabajador de su puesto de trabajo, dentro de su jornada laboral, en las horas correspondientes a un día laborable.

  • Absentismo Laboral Justificado: Se corresponde con determinados derechos que tienen los trabajadores en cuanto a permisos retribuidos (ej. 15 días por matrimonio, un día por cambio de domicilio habitual) y bajas por maternidad, paternidad e incapacidad temporal (enfermedades o accidentes). El trabajador, en cualquier caso, seguirá percibiendo una remuneración, bien procedente de la empresa o bien de la Seguridad Social. Este tipo de absentismo siempre ha de estar avalado por el correspondiente justificante.
  • Absentismo Laboral Injustificado: Se corresponde con determinadas ausencias a las que no tiene derecho el trabajador o, simplemente, no están justificadas. Los casos más frecuentes suelen ser:
    • Faltas de puntualidad.
    • Ausencias al trabajo injustificadas.
    • Ausencias al trabajo justificadas de forma fraudulenta.

    El trabajador no percibiría remuneración alguna y, además, en algunos casos, podría ser objeto de sanción e incluso de despido procedente.

  • Absentismo Presencial: Se refiere a trabajadores que, aun estando en su puesto de trabajo, dedican parte de su tiempo a realizar tareas ajenas a este (ej. consulta de páginas web de interés personal, correo electrónico particular, lectura de prensa).

Acoso Laboral (Mobbing)

Consiste en el hostigamiento a una persona en su puesto de trabajo por parte de sus compañeros, sus subalternos o sus superiores, de forma sistemática y durante un tiempo prolongado. La finalidad del acoso es que la víctima abandone la empresa.

Síndrome del Trabajador Quemado (Burn-out)

El trabajador está “quemado” por características propias de su profesión u oficio, debido al desgaste producido en el aspecto emocional.

Teoría de los “Clientes Internos”

Consiste en tratar a los trabajadores de la empresa con la misma atención y nivel de servicio que a los propios clientes.

Causas y Justificantes del Absentismo Laboral

Justificantes presentados con mayor frecuencia por los trabajadores:

Matrimonio:
Libro de familia, certificado judicial o certificado emitido por la correspondiente confesión religiosa.
Nacimiento o adopción de un hijo:
Libro de familia o certificado judicial.
Consulta médica:
Citación previa de los servicios médicos y, posteriormente, el justificante médico de asistencia.
Enfermedad grave de familiar hasta el 2.° grado:
Certificado médico.
Traslado de domicilio:
Certificado de empadronamiento en el nuevo domicilio.
Exámenes prenatales y técnicas de preparación al parto:
Citación previa de los servicios médicos y, posteriormente, el justificante médico de asistencia.
Cumplimiento de deberes de carácter público y personal:
Certificado emitido por el órgano jurisdiccional, administrativo o electoral.

Documentación del Expediente de Personal

  • Carta de presentación.
  • Currículum.
  • Informe de resultados de las pruebas de selección.
  • Fotocopia del título de las pruebas de selección.
  • Fotocopia de otros títulos o certificados aportados como formación complementaria.
  • Copia del contrato de trabajo.
  • Prórrogas del mismo, si las hubiese.
  • Documentación relacionada con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.
  • Información sobre evaluaciones de rendimiento o desempeño.
  • Copia de las comunicaciones entregadas al trabajador en relación a su situación laboral (modificación, suspensión, extinción…).
  • Comunicaciones o solicitudes entregadas por el trabajador (por ejemplo, para solicitar una excedencia) y copia del documento de respuesta de la empresa firmado por el trabajador.