Fundamentos del Protocolo y la Organización de Eventos

Etiqueta

La etiqueta es el comportamiento que se adopta según la organización o el evento, teniendo en cuenta el entorno, la situación y las personas presentes. Esto afecta a la forma de despedirse y comportarse. La etiqueta se refiere a las costumbres, y es crucial considerar las diferencias culturales. Cuando una empresa trabaja en el ámbito internacional, debe conocer estas costumbres para adaptarse.

Ceremonia

Una ceremonia es un acto que sigue una estructura específica para darle mayor visibilidad, siendo esta su finalidad principal. Debe asociarse con la palabra “solemne” para adoptar ese carácter y estructura. El número de personas no confiere más o menos solemnidad a la ceremonia. En cualquier momento se puede diseñar una ceremonia; aunque los bautizos y bodas están muy interiorizados, también se puede diseñar una ceremonia para, por ejemplo, entregar un premio. Cualquier acto puede ser una ceremonia si se le da la estructura adecuada.

Ceremonial

El ceremonial son los pasos que se siguen para convertir un acto en ceremonia y conferirle un carácter solemne.

Anfitrión

El anfitrión es la persona que organiza el evento o el acto. (Esta palabra proviene de los griegos: “el verdadero anfitrión es el que invita a comer”, frase popularizada en el siglo XVIII).

Funciones del Anfitrión

  • Decidir
  • Invitar
  • Recibir
  • Atender
  • Despedir

Presidencia (Lugar)

En un acto, la presidencia es el lugar más importante y visible. Siempre que se organiza un acto, es fundamental saber dónde se ubica la presidencia para colocar a las personas más relevantes. Si no existe un lugar predefinido, se debe crear y diseñar (por ejemplo, una mesa presidencial, adornos, etc.). La persona más importante del acto es el anfitrión, quien debe ocupar el lugar de presidencia.

Precedencia

La precedencia es el criterio que se establece para generar un orden. En el ámbito de eventos, es el criterio utilizado para ordenar a las personas (por tipo de cargo, como el presidente; por nombres y apellidos, etc.). La precedencia puede variar en cada acto. Es necesario seguir distintos criterios:

  • Que sea objetivo y neutro.
  • Que sea justificable.
  • Que sea aceptable por las personas a las que afecte dicho criterio.

Comunicación y Cultura Corporativa

Protocolo

El protocolo se relaciona con todo lo descrito anteriormente; es el conjunto de normas que sirven para la planificación de un evento oficial, es decir, cuando el anfitrión es una figura oficial (ministro, presidente, etc.). Correctamente, el protocolo se aplica a los actos oficiales.

Comunicación Corporativa

La Comunicación Corporativa es, hoy por hoy, la herramienta estratégica necesaria para lograr un valor añadido que diferencie a la empresa dentro del entorno competitivo. Su único objetivo es crear una imagen favorable hacia la marca.

Coherencia

La coherencia es importante porque genera confianza. Se consigue mediante:

  • Mensajes internos claros.
  • Razones externas justificadas.
  • Capacidad para convencer al público.
  • Orientación a conseguir resultados.

Cultura Organizacional

La cultura organizacional es el conjunto de normas, hábitos y valores que practican los individuos de una organización, y que definen su forma de comportamiento. Esta cultura se desarrolla a menudo de forma consciente y, a veces, inconsciente. Se visualiza a través de dos elementos clave: los símbolos y las costumbres. Esta cultura afecta tanto internamente a los trabajadores como externamente a otras personas que se relacionan con la empresa.

Valores Corporativos

Los valores corporativos son las cualidades que integran a una persona dentro de una organización. Son los aspectos positivos y negativos que definen a una empresa. Ejemplos: sencillez, alegría, responsabilidad. Ayudan a que la gente se sienta más cómoda con la empresa u organización.

Funciones de la Cultura Corporativa

  • Transmite un sentido de cohesión a los miembros.
  • Genera sentido de pertenencia.
  • Atrae talento a la organización.

La Imagen (Etimología)

Etimológicamente, la cultura es “cómo hago las cosas” (quién soy), la imagen es “cómo me ven” (cómo me perciben), y la identidad es “cómo yo me muestro”.

La Imagen de la Empresa

Todas las empresas generan impacto constantemente. Incluso si deciden no comunicar nada, están transmitiendo un mensaje y creando un impacto en las personas. Estos impactos influyen en la percepción, ya que las experiencias personales ayudan a generar opiniones positivas o negativas sobre la empresa.

Proceso de Creación de la Imagen

  1. Percepción: El primer contacto o información.
  2. Asociación: Se asocia en nuestra mente con experiencias o conocimientos previos.
  3. Imagen Mental: Se crea una imagen mental (me gusta o no).
  4. Reacción: Genera una reacción (confianza o desconfianza hacia la empresa o corporación).

Imagen Corporativa

La imagen corporativa es la percepción global que el público tiene de una empresa, basada en su identidad visual, valores, comunicación y acciones. Abarca la imagen de marca, pero también incluye la reputación de la empresa, su cultura organizacional y su relación con la sociedad.

Identidad Visual

¿Qué es la Identidad Visual?

Son los rasgos visualmente reconocibles que sirven como identificación de la organización. Su propósito es recordar la institución y racionalizar el uso de símbolos y materiales en la comunicación.

Logotipo

Un logotipo se compone de una tipografía única y original que funciona como marca (ejemplos: Sony, Google). Se refiere específicamente a la marca cuando solo utiliza letras.

Isotipo

Un isotipo se compone de un icono (dibujo, esquema, línea) que identifica la identidad de una marca y prescinde del uso de tipografías (ejemplos: Apple, Nike, Calvin Klein).

Isologo

Un isologo es un logo que integra el isotipo y el logotipo, es decir, la tipografía con el icono (ejemplos: McDonald’s, Walt Disney Pictures). Actualmente, también se consideran elementos identificativos el sonido (sonotipo) y el olor (odotipo).

El Manual de Protocolo Empresarial

¿Por qué un Manual de Protocolo?

La necesidad de un manual de protocolo surge por varias razones:

  • El surgimiento de nuevas estrategias de comunicación.
  • Favorece la imagen de la empresa.
  • El incremento de los viajes de los directivos.
  • La insuficiencia del departamento de comunicación para abordar una política de imagen adecuada.

Objetivos del Manual de Protocolo

  • Conseguir un estilo propio en la organización de actos.
  • Vincular los actos con la política de comunicación de la empresa, asegurando coherencia.
  • Fijar un criterio para la organización de los actos.

Definición del Manual de Protocolo

Es el conjunto de normas y recomendaciones aplicables a la actuación de los directivos y de todos los elementos que afectan a la imagen de la empresa, así como a los actos que organiza.

Características del Manual de Protocolo

  • Es un manual individual para cada empresa (no todos sirven para todas).
  • No es aplicable a otra empresa porque su cultura y forma de comunicarse son distintas.
  • Es un manual “vivo” que debe actualizarse constantemente en función de la comunicación, evolución y necesidades del público.

Organigrama y Precedencia

El organigrama indica quién es más importante que quién según su cargo. Se parte del organigrama inicialmente, y cuando hay varias personas en el mismo nivel, el criterio de precedencia para ser válido debe cumplir las siguientes características:

  • Ser objetivo.
  • Ser justificable.
  • Ser aceptable por las personas a las que afecte.

Gestión de Presidencias y Ordenación

Ordenar vs. Colocar

  • Ordenar: Se refiere a establecer las precedencias.
  • Colocar: Se refiere a ubicar a las personas para visualizar quién es más importante.

Tipos de Presidencias

Presidencias Lineales

Las personas se colocan en línea según el orden establecido. Suelen utilizarse cuando los miembros de la presidencia están de pie.

Presidencias Alternas

Se visualiza la presidencia de forma frontal y, normalmente, son estáticas. Según el número de personas, pueden ser:

  • Pares: Cuando no hay un centro único. Se coloca en el centro tirando a la derecha. Lo ideal es de 4 a 8 personas.
  • Impares: Mínimo 3 personas y máximo 7, aunque lo ideal serían 5 personas.

Reglas para el Montaje de Presidencias

  • Regla del centro: El lugar central es el más importante en una presidencia.
  • Regla de la derecha: Los espacios a la derecha del centro son más importantes que los de la izquierda. La derecha se considera desde la perspectiva de la persona que ocupa la posición central.
  • Regla de cercanía: Cuanto más cerca se está del centro, más importante es el puesto.

Cesiones de Presidencia

Cesiones por Obligación

Ocurren cuando una persona de mayor rango que el anfitrión asiste al evento, y se le debe ceder el puesto. Esto aplica a cargos de máxima importancia (ejemplos: el presidente de una compañía, el rey, el jefe de estado, el presidente autonómico, etc.).

Cesiones por Cortesía

Se cede el puesto a alguien por interés, no por obligación. Por ejemplo, si se organiza un evento y se invita a un ganador del Premio Nobel, puede interesar cederle la presidencia para ganar visibilidad. Al ser un acto propio, se puede decidir. No es obligatorio ceder el sitio a un ministro, pero podría ser beneficioso.

Presidencia Mixta

Presidencia Mixta Equilibrada

Se tiene la presidencia principal, pero también se colocan a los lados otras personas que no son tan importantes y que visualmente no pertenecen a la presidencia principal marcada. En una presidencia equilibrada, estas personas se colocan, por ejemplo, según orden alfabético. Nadie es más importante que nadie; simplemente se distribuye el espacio.

Presidencia Mixta Jerarquizada

En este tipo, las personas alrededor de la presidencia principal sí tienen una jerarquización entre ellas (primero se colocan a la derecha y luego a la izquierda, o alternando derecha e izquierda para que estén más cerca del centro).

Presidencia Mixta por Grupos de Invitados

Las personas se colocan según el grupo al que pertenezcan (por ejemplo, a la derecha los premiados y a la izquierda el jurado). Dentro de estos grupos, también se puede establecer una jerarquización.

Acceso a la Presidencia

La presidencia es la última en entrar al acto. El más importante es el que llega más tarde, y los miembros llegan de menor a mayor rango. Antes de la entrada, se debe informar a cada persona de su posición. El anfitrión es el último en acceder.

Salida de la Presidencia

Los miembros de la presidencia son también los primeros en salir. El anfitrión y su invitado de honor son los primeros, seguidos por los demás componentes de la mesa, de mayor a menor rango.

Discursos de la Presidencia

Los discursos se pronuncian de menor a mayor rango. El anfitrión debería iniciar el acto dando la bienvenida y, si no cede la presidencia, también dar el discurso final. Sin embargo, si cede la presidencia, la persona que la preside es quien cierra el acto, aunque la bienvenida la sigue dando el anfitrión. Si el anfitrión también preside, la primera intervención debería asumirla algún representante de la entidad anfitriona. La persona que preside el acto cierra el turno de intervenciones.

Tipos de Presidencia según el Protagonismo

  • Impar sin cesión de presidencia: El anfitrión es el protagonista. Siempre se debe tener un “comodín” por si alguien falla.
  • Par sin cesión: Interesa dar protagonismo a una persona invitada sin cederle la presidencia; se le coloca al lado.
  • Par con cesión: Interesa dar protagonismo al invitado, pero el anfitrión no quiere desaparecer del todo, ocupando el segundo lugar.
  • Impar con cesión: El anfitrión pasa a un segundo plano porque cede la presidencia a una persona con un cargo muy relevante.

Elementos Adicionales del Protocolo

Banderas de Empresa

Las banderas son un símbolo fundamental de la empresa y deben ondear en el exterior y en espacios destacados.

Protocolo en la Colocación de Banderas

  • Colocación impar de banderas: La bandera 1 (la más importante) en el centro, la 2 a la derecha y la 3 a la izquierda (orden: 2 – 1 – 3).
  • Colocación par de banderas: El orden es 3 – 1 – 2 – 4.

Colocación de Banderas en el Espacio

Las banderas privadas se colocan en la parte derecha del acto si no se utilizan banderas oficiales.

Criterios de Precedencia de Banderas Privadas

  • Por orden alfabético (del nombre de la entidad).
  • Por antigüedad (siempre que este dato no sea variable por cambios de nombre).
  • Por la aportación económica (en proyectos con varios participantes y aportaciones diferentes).

Colocación General de Banderas Oficiales y Privadas

Siempre se colocan de esta forma:

C.A. (Comunidad Autónoma) – España – Ciudad. Bandera privada (separada).

Regalos de Empresa

Tipos de Regalos

  • Regalos de propaganda: Artículos promocionales.
  • Regalos intermedios: De mayor calidad, aunque pueden llevar algún logotipo discreto (ejemplo: una cartera con el logotipo por dentro, que no sea muy visible pero que se tenga en mente).
  • Regalos de categoría: Destinados a visitas de primer nivel. Ejemplo: si la empresa posee una colección de arte, se puede regalar un buen libro sobre ella o una litografía de una de las obras. También un producto propio de la empresa, como aceite si la empresa lo produce.

Cómo Elegir el Regalo

Se debe responder a tres preguntas clave:

  • ¿Le gustará?
  • ¿Será útil?
  • ¿Lo necesitará?

Importante: El regalo debe ser impersonal, nunca regalos personales (no regalar perfumes, joyas, etc.).

Motivos para Regalar

  • Felicitaciones.
  • Matrimonios, nacimientos o ascensos.
  • Jubilaciones o celebraciones especiales.
  • Agradecimiento y reconocimientos por el trabajo realizado.
  • Disculpas por un malentendido.
  • Ceremonias importantes.

Nota: Nunca se deben hacer regalos a superiores jerárquicos, salvo que sea algo especial y un regalo conjunto de todos los empleados.

Saludos y Presentaciones

  • Nunca negar el saludo; se considera de mala educación.
  • Responder siempre al saludo de otro.
  • La persona de mayor rango es quien siempre inicia el saludo.
  • Sonreír y mirar a la persona que se está saludando.
  • Al saludar a una pareja, primero a la señora.
  • Al saludar entre parejas, primero a las señoras.
  • No se saluda con cigarrillos en la mano.
  • Al saludar a un grupo, se puede hacer de forma general o dirigirse al invitado más importante.

Comportamiento Intercultural y Etiqueta

Como Anfitrión

Hay que ser condescendiente con los errores o situaciones extrañas que puedan surgir con personas de otras culturas.

Como Visitante

  • Informarse sobre las costumbres del país visitante.
  • Ser consciente de las diferencias culturales.
  • Evitar temas como política, religión y sexo.

Etiqueta Civil (Vestimenta)

  • De día: Chaqué para el hombre y traje corto para la mujer.
  • De noche: Esmoquin para el hombre y traje de cóctel para la mujer.
  • Actos solemnes: Frac para el hombre y traje largo para la mujer.

Invitaciones y Listas de Invitados

Criterios para la Lista de Invitados

  • ¿Quién puede ayudar a conseguir el objetivo del evento? (Persona clave para el siguiente paso).
  • ¿Quién se desea que reciba los mensajes del evento? (Persona cuya presencia es deseada en el acto).
  • Compromisos adquiridos.
  • Relación con el organizador o el invitado de honor.

Qué se debe incluir en una Invitación

  • Logotipo de la entidad (arriba a la izquierda).
  • Anfitrión (arriba a la derecha).
  • Definición del anfitrión.
  • Presencia destacada en el acto (persona importante).
  • Motivo del acto.
  • Localización y temporalización (fecha y hora).