Finalidades de los Documentos en Servicios Sanitarios

La documentación es un pilar fundamental en la gestión de los servicios sanitarios, abarcando diversas áreas con propósitos específicos:

Documentos Relativos a la Actividad Asistencial

Su objetivo principal es documentar todas las actividades asistenciales realizadas, garantizando un registro exhaustivo del cuidado del paciente.

Documentos No Asistenciales Relacionados con los Pacientes

Permiten que el paciente exprese su voluntad de no ser atendido o trasladado, o para presentar una reclamación formal.

Documentos de Registro de Operaciones

Sirven para dejar constancia de diversas operaciones internas, como:

  • Limpieza y desinfección de equipos e instalaciones.
  • Control de material repuesto.
  • Verificación de la dotación de los vehículos.

Documentos de Acreditación

Acreditan que el vehículo tiene seguro y cumple con los requisitos homologados para su funcionamiento.

Documentación Clínica

Contiene datos e información asistencial sobre una persona, clasificada según el lugar donde se genera:

Documentos Intrahospitalarios

Se generan dentro de un hospital y contienen información asistencial específica de la estancia del paciente.

Documentos Prehospitalarios

Son todos los documentos que se elaboran durante la atención prehospitalaria, con información asistencial relevante del incidente o traslado inicial.

Documentos Interhospitalarios

Registran información asistencial que se envía de un centro sanitario a otro, facilitando la continuidad del cuidado.

La Confidencialidad

Es un derecho fundamental del paciente, y los servicios de emergencias tienen la obligación de garantizarla.

DCP (Datos de Carácter Personal)

Es información de una persona que permite identificarla individualmente.

Secreto Profesional

Es el deber que tienen los miembros de determinadas profesiones de no revelar a otras personas datos o hechos que han conocido en el ejercicio de su profesión.

Continuidad Asistencial

Consiste en proporcionar a las personas atendidas una atención sanitaria continuada, con independencia de los servicios que deban participar en ella. Para ello, los equipos se deben coordinar para compartir información y trabajar de forma eficiente.

La Transferencia del Paciente

La transferencia es la entrega del paciente a un equipo sanitario receptor, junto con toda la documentación y pruebas que se hayan realizado durante el traslado o que provengan del hospital de origen.

Datos Administrativos del Informe de Ambulancia Tipo B

Este informe debe incluir los siguientes datos:

  • Los códigos que correspondan a la dotación, unidad asistencial y de servicio.
  • La fecha de la intervención.
  • Las horas de:
    • Activación.
    • Salida de la base.
    • Llegada al lugar del incidente.
    • Salida desde el incidente hacia el hospital.
    • Efectuación de la transferencia en el hospital.
    • Finalización del servicio.
  • El lugar del suceso.
  • Datos de la transferencia: nombre y sello del hospital, nombre y firma del médico que asume la responsabilidad del paciente.
  • Denegación Voluntaria de asistencia o de traslado: la incidencia se comunica a la central de coordinación.
  • Otros colectivos presentes en el suceso (policía, bomberos, etc.): se anota su número de identificación.
  • Nombre y firma del TES de la dotación.

Datos de Afiliación del Paciente

Se deben registrar los siguientes datos personales del paciente:

  • Nombre y apellidos.
  • Domicilio.
  • Teléfono.
  • Edad.
  • Sexo.
  • Número de NIF.
  • Número SIP o seguro privado.
  • Compañía aseguradora (si está implicado un vehículo).

Códigos de Activación Comunes

Estos códigos resumen la condición principal del paciente para una rápida comunicación:

  • PCR: Paciente en Parada Cardiorrespiratoria.
  • IAM: Paciente con Infarto Agudo de Miocardio.
  • PPT: Paciente Politraumatizado.
  • ICTUS: Paciente con Ictus.
  • INTOX: Paciente con una Intoxicación Aguda.
  • AGITACIÓN: Paciente Agitado.

Documento de Denegación de Asistencia y Traslado

Según la Ley 41/2002, es una declaración firmada por el paciente que hace constar que, consciente y voluntariamente, deniega la asistencia y el traslado a un centro médico por ambulancia.

Documentos de Registro de Operaciones

Ciertos documentos de registro son obligatorios, como el de limpieza y las hojas de reclamaciones.

Registro de Solicitudes y Prestaciones de Servicio

Recoge en cada turno todos los servicios que ha realizado un vehículo de transporte sanitario.

Registro de Revisiones del Material Sanitario

Consta diariamente que se ha realizado la revisión del material sanitario y de los equipos de la ambulancia. Se hace mediante checklists o listas de verificación. Los equipos electromédicos tienen un registro de mantenimiento específico.

Registro de Desinfecciones del Habitáculo y del Equipamiento

Documento que detalla los procedimientos de limpieza y desinfección en el compartimento asistencial de la ambulancia y su equipo.

Hoja de Ruta

Se elabora manualmente o en formato digital, registrando todos los servicios realizados y los kilómetros que tiene la unidad al inicio y al final del turno.

Documentación de Vehículos

Todo vehículo de transporte sanitario debe contar con la siguiente documentación general:

Permiso de Circulación

Tarjeta que indica la titularidad del vehículo, marca, modelo y características técnicas.

Tarjeta Técnica

Autorización que verifica el funcionamiento del vehículo y donde se anotan las inspecciones técnicas (ITV), que se pasan cada año y, a partir de los 2 años, cada 6 meses.

Seguro Obligatorio

Es un seguro de responsabilidad civil por posibles daños a personas o bienes a terceros.

Documentación Específica de Ambulancias

Además de la documentación general, las ambulancias requieren:

Tarjeta de Transporte Sanitario

Autoriza al vehículo para realizar transporte sanitario. Se distingue entre VS (transporte sanitario público) y VSPC (transporte sanitario privado).

Certificado Técnico-Sanitario

Garantiza que el vehículo cumple los requisitos para su uso en transporte sanitario y el tipo de asistencia que puede prestar.

La Mejora Continua: Ciclo de Deming (PDCA)

El Ciclo de Deming, también conocido como PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), es una metodología fundamental para la mejora continua:

  1. PLANIFICAR: Establecer los objetivos y los procesos necesarios para obtener los resultados deseados.
  2. HACER: Implementar los procesos planificados.
  3. VERIFICAR: Monitorizar y medir los procesos y los resultados contra los objetivos, e informar sobre los resultados.
  4. ACTUAR: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

Para los objetivos no alcanzados, se reinicia el ciclo de nuevo. Para los objetivos alcanzados, se sistematizan los procedimientos realizados, demostrando que proporcionan buenos resultados.

Trazabilidad

La trazabilidad implica rastrear todo lo relativo a un procedimiento, producto o servicio: quién ha intervenido, cómo y en qué momento se ha hecho, y qué materiales se han usado. Las actuaciones llevan un protocolo establecido y se hace un registro de cada actuación.

La Evaluación de la Calidad

La calidad puede evaluarse de dos formas principales:

  • Interna: Realizada por la propia empresa, utilizando indicadores de calidad internos.
  • Externa o Percibida: Basada en encuestas de satisfacción y el análisis de las reclamaciones de los usuarios.

La Certificación

La certificación es realizada por una entidad independiente que manifiesta que una organización, producto, proceso o servicio cumple con las normas establecidas.

Organismos de Normalización

Existen diferentes niveles de organismos de normalización:

  • Internacionales: Normas ISO.
  • Regionales (Europa): Normas EN (EN-ISO).
  • Nacionales (España): Normas UNE.

Certificado de Gestión de Calidad ISO 9001

Empresas y servicios de ambulancias utilizan este certificado para certificar sus sistemas de calidad, demostrando su compromiso con la mejora continua y la satisfacción del cliente.