DISEÑO DE CUESTIONARIOS

Muchos de los mismos principios que se aplican al diseño de formularios para la captura de datos  también son importantes aquí. A pesar de que el propósito de un cuestionario es recopilar información sobre actitudes, creencias, comportamiento y características cuyo impacto puede alterar sustancialmente el trabajo de los usuarios,los encuestados no siempre muestran interés en responder. Recuerde que, en conjunto,los miembros de una organización a menudo reciben demasiadas encuestas, muchas de las cuales están mal planteadas y son triviales.

Un cuestionario bien diseñado puede ayudar a superar parte de esta reticencia a responder.

A continuación mencionamos algunas reglas para diseñar un buen cuestionario:

1. Deje bastante espacio en blanco.

2. Proporcione suficiente espacio para escribir las respuestas.

3. Facilite a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas.

4. Mantenga un estilo consistente.

El orden de las preguntas No hay una manera de ordenar las preguntas del cuestionario que se considere como la mejor. Una vez más, conforme ordene las preguntas, debe pensaren los objetivos que persigue con el cuestionario y a continuación determinar la función de  Cada pregunta en la consecución de sus objetivos. También es importante considerar el cuestionario desde el punto de vista del encuestado. Algunos lineamientos para ordenar las preguntas son:

1. Colocar primero las preguntas más importantes para los encuestados.

2. Agrupar los elementos de contenido similar.

3. Incorporar primero las preguntas menos polémicas.

Usted necesita que los encuestados se sientan lo más cómodos e interesados posibles con las preguntas que les haga, sin que los abrume algún tema en particular.

APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS

Encuestados La decisión sobre quién recibirá el cuestionario se toma en conjunto con la tarea de establecer los objetivos que se persiguen con los resultados del mismo. El muestreo,que se explica en el capítulo 5, ayuda al analista de sistemas a determinar la clase de representación que se necesita y el tipo de encuestados que deben recibir el cuestionario.Los destinatarios a menudo son escogidos como representativos debido a su jerarquía,tiempo de servicio en la compañía, deberes, o interés especial en el sistema actual o propuesto.

Asegúrese de incluir suficientes encuestados para conseguir una muestra razonable en caso de que algunos cuestionarios no sean devueltos o algunas hojas de respuestas sean completadas incorrectamente y tengan que desecharse.

Métodos para aplicar el cuestionario El analista de sistemas tiene varias opciones para aplicar el cuestionario, y el método de administración es a menudo determinado por el estado de la empresa. Entre las opciones para aplicar el cuestionario se encuentran las siguientes:

1. Citar al mismo tiempo a todos los encuestados.

2. Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estén terminados.

3. Permitir a los encuestados que llenen el cuestionario por sí mismos en su trabajo y que lo dejen en una caja colocada en algún punto central.

4. Mandar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles una fecha límite, instrucciones y enviarles sobres con envío prepagado para que devuelvan los cuestionarios llenos.

5. Aplicar el cuestionario a través de correo electrónico o la Web.

Cada uno de estos cinco métodos tiene ventajas y desventajas. El más común es permitir que los encuestados llenen el cuestionario por sí mismos en el momento que lo prefieran.

Las tasas de respuesta con este método son un poco más bajas que con los de más métodos, porque la gente olvida el formulario, lo pierde o lo ignora intencionalmente. No obstante, la contestación del cuestionario por parte de los encuestados en el momento que lo prefieran les permite sentir que su anonimato está garantizado y dar como resultado respuestas menos cautelosas que las de otros encuestados. Las encuestas por correo electrónico y la Web entran en la categoría de cuestionarios resueltos por los usuarios en el momento que lo prefieran. La aplicación electrónica del cuestionario, vía el correo electrónico o colocado en la Web, constituye una manera de llegar rápidamente a los usuarios actuales del sistema. Los costos de duplicación son mínimos. Además, el encuestado puede responder cuando lo prefiera y sus respuestas se pueden recopilar automáticamente y almacenar por medios electrónicos.

Algunos tipos de software permiten al encuestado empezar a responder una encuesta,guardar sus respuestas y regresar a terminarlas si tuvo que interrumpir el proceso. Es posible enviar recordatorios a los encuestados, a través de correo electrónico, de manera Fácil y económica, al igual que notificaciones al analista con la fecha en que el encuestado haya abierto el mensaje de correo electrónico. Algunos tipos de software ya convierten los datos del correo electrónico en tablas de datos que se utilizan en software de hoja de cálculo o de análisis estadístico.

Los estudios muestran que los encuestados tienen disposición para responder preguntas

a través de Internet sobre temas muy delicados. Así, preguntas que sería muy difícil plantear en persona acerca de problemas de sistemas podrían responderse fácilmente a través de una encuesta en la Web.

Inspecciones: las inspecciones consisten en revisar (previo permiso de las instancias correspondientes) otras fuentes de información como: 

  1. Reporte de auditoria
  2. Recortes de prensa
  3. Record de cantidad
  4. Sugerencias de los empleados
  5. Quejas de usuarios y clientes
  6. Organigramas 
  7. Estructuras de control
  8. Archivos y manuales, entre otros.

Simulación: la simulación es una técnica de relevantamiento de información dinámica y consiste en hacer circular un documento en un procedimiento y observar cada uno de los pasos y procesos a los cuales es sometido, esto sirve para contrastar con la información relevada por los métodos estáticos.  Dada la importancia y frecuencia con la que se utilizan los cuestionarios (y encuestas) como instrumentos de levantamiento de información, es recomendable examinar cada pregunta del cuestionario previamente antes de su aplicación, a continuación se presentan una serie de interrogantes sobre el contenido, forma y orden de las preguntas y algunas sobre las posibles respuestas.

Tan sólo con su presencia en una organización, el analista de sistemas la cambia. Sin embargo,los métodos no intrusivos como el muestreo, la investigación y la observación del comportamiento y el entorno físico de un tomador de decisiones, son menos molestos que otras formas de obtener los requerimientos de información. Dichos métodos se consideran deficientes si se usan por sí solos para recopilar información. De preferencia, se deben usar en conjunto con uno o varios de los métodos interactivos que se estudiaron en el capítulo anterior.

A esto se le llama enfoque de métodos múltiples. El uso conjunto de los métodos interactivos y los no intrusivos para acercarse a la organización es una práctica inteligente que ofrecerá un panorama más completo de los requerimientos de información.

MUESTREO

El muestreo es el proceso consistente en seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población. Cuando dichos elementos se examinan con cuidado, se da por hecho que el análisis revelará información útil de la población en general.

El analista de sistemas debe tomar una decisión sobre dos aspectos importantes. Primero,hay una gran cantidad de informes, formularios, documentos de resultados, memorandos y sitios Web que han sido creados por los miembros de la organización. ¿A cuáles de éstos debe prestar atención el analista de sistemas, y cuáles debe ignorar?Segundo, muchísimos empleados pueden ser afectados por el sistema de información propuesto. ¿A qué personas debe entrevistar el analista de sistemas, de cuáles debe buscar información a través de cuestionarios o a cuáles debe observar en el proceso de ejecución de sus roles de tomadores de decisiones?

LA NECESIDAD DE MUESTREO

Hay muchas razones por las cuales un analista de sistemas tendría que seleccionar una muestra representativa de datos para examinarla o personas representativa para entrevistarlas,aplicarles un cuestionario u observarlas. Entre estas razones se incluyen:

1. Reducir costos.

2. Acelerar la recopilación de datos.

3. Mejorar la efectividad.

4. Reducir la parcialidad.

Analizar cada pedazo de papel, hablar con todos y leer cada página Web de la organización sería demasiado costoso para el analista de sistemas. Copiar los informes, quitarles tiempo valioso a los empleados y duplicar encuestas innecesarias produciría un gasto considerable e innecesario.

DISEÑO DEL MUESTREO

Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos para diseñar una buena muestra:

1. Determinar qué datos van a ser recopilados o descritos.

2. Determinar de qué población se van a tomar muestras.

3. Escoger el tipo de muestra.

4. Decidir el tamaño de la muestra.

Estos pasos se describen con mayor detalle en los apartados siguientes.

Cómo determinar qué datos va a ser recopilados o descritos El analista de sistemas necesita un plan realista sobre lo que se hará con los datos una vez que se hayan recopilado. Si se recopilan, almacenan y analizan datos irrelevantes, sería un desperdicio de tiempo y dinero.

En este punto los deberes y responsabilidades del analista de sistemas consisten en identificar las variables, atributos y los elementos relacionados con los datos que necesitan recopilarse en la muestra. Se deben considerar los objetivos del estudio así como el método de recopilación de datos [investigación, entrevistas, cuestionarios, observación) que se utilizará.

Los tipos de información que se pretende recopilar con cada uno de estos métodos se discuten con más detalle en este capítulo y los siguientes.

Cómo determinar de qué población se va a tomar muestras A continuación, el analista de sistemas debe determinar la población. Por ejemplo, en el caso de datos reales y concretos,el analista de sistemas tiene que decidir si los últimos dos meses son suficientes para el análisis, o si éste requiere un año completo de informes.